22
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Wiyasa 2005 : 43 menyatakan bahwa, Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahaan lagi menjadi archeon. Archea artinya pemulaan dan berarti juga jabatan atau fungsikekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, yang dikutip oleh Sutarto
1997 : 200 menjelaskan bahwa arsip adalah: 1.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
“Arsip adalah segala surat, naskah, warkat, berkas dan sejenisnya, baik yang dihasilkan maupun yang diterima oleh organisasi atau perusahaan dalam
Universitas Sumatera Utara
23
keadaan tunggal maupun berkelompok, yang masih memiliki nilai kegunaan, baik untuk masa sekarang maupun untuk masa mendatang”. Wursanto, 2006 : 251
Menurut Barthos 2009 : 2, “arsip diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-suratwarkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun
non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan”.
Pada Bagian Kemahasiswaan, arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yaitu data-data mengenai kemahasiswaan yang disusun
berdasarkan tanggal surat masuk kronologis dan disimpan dilemari arsip, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
B. Ciri-ciri Arsip yang Baik
Dari pengertian arsip tersebut diatas yang dikutip oleh Endang Sri, 2009 : 15 dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut: Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, dalam aspek ini
mestinya terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat
tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang
merupakan singkatan dari Administrative Value, Legal Value, Financial Value,
Universitas Sumatera Utara
24
Research Value, Educational Value, Documentary Value. 1.
Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal, nomor, tetapi juga
menujukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat.
Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang telah ditetapkan.
2. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga
dari arsip yang baik ini dilakukan secara sistematis, karena penyimpanannya secara sistematis maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
Pada Bagian Kemahasiswaan ciri-ciri arsip yang baik yaitu arsip yang disimpan mempunyai nilai guna yang disusun secara sistematis dan apabila
dibutuhkan dengan cepat dapat disediakan kembali.
C. Penggolongan Arsip
Kategori