Sistem Abjad Sistem Penataan Arsip

35

1. Sistem Abjad

Alphabetical Filling System Sistem Penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad artinya arsip diklasifikasikan berdasarkan huruf dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Hal-hal yang diperlu dipersiapkan dalam sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah: a Memahami peraturan mengindeks. b Memberi kode. c Menyiapkan kartu indeks. d Menyediakan lembar tunjuk silang bila perlu. e Menyediakan peralatan arsip. Istilah mengindeks yang digunakan dalam filling adalah memberikan tanda pengenal yang berfungsi sebagai petunjuk untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan untuk penemuan kembali arsip. Kegiatan mengindeks mencakup dua hal yaitu: a Memilih kata tangkap caption dimana arsip harus difile. b Menentukan urutan yang sesuai dengan kata tangkap itu. Kata tangkap adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi arsip untuk tujuan filling. Misalnya jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Bendungan Indah, maka nama perusahaan adalah kata tangkap. Jadi dalam sistem abjad, kata tangkap adalah nama orang atau organisasi; dalam sistem geografis, kata tangkapnya adalah tempat; dalam sistem subjek, kata tangkapnya adalah nama masalahsubjek; sedangkan pada sistem Universitas Sumatera Utara 36 kronologis, kata tangkapnya adalah tanggal. Kegunaan indeks adalah untuk mengelompokkanmenyatukan arsip yang kode kegiatannya sama kedalam satu berkas, serta sebagai sarana penemuan arsip kembali. Syarat-syarat mengindeks yang harus diperhatikan sebagai berikut: a Singkat, jelas, dan mudah diingat. b Berorientasi pada kebutuhan pemakai. c Merupakan kata yang mudah dimengerti. d Diambil atau ditentukan dari isi surat. Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Berikut ini beberapa aturan dalam mengindeks, yaitu: a Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan namamargababtis maka diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Tabel 3.1 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Biasa Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Sifa Fitriawati Sifa Fitriawati S Iis Yulianti Iis Yulianti Y Sumber: Yatimah 2009 : 187 b Nama perseorangan yang memakai nama keluarga, maka unit pertama adalah nama keluarganya. Tabel 3.2 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Keluarga Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 George R. Terry Terry George T Dietric Lerche Learche Dietric L Sumber: Yatimah 2009 : 188 Nama Kode Nama Kode Universitas Sumatera Utara 37 c Nama perseorangan yang memakai nama marga sebagai salah satu unit nama orang tersebut, maka unit pertama adalah nama marganya. Tabel 3.3 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Marga Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Paolo Maldini Maldini Paolo M Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris N Sumber: Yatimah 2009: 188 d Nama perseorangan yang memiliki nama babtis, maka yang dipakai adalah nama aslinya atau nama jelasnya. Tabel 3.4 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memiliki Nama Babtis Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus S Antonius Sukoco Sukoco Antonius S Sumber: Yatimah 2009 : 188 e Nama perseorangan yang disingkat, maka yang dipakai adalah nama jelasnya. Tabel 3.5 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang Disingkat Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Sambas A.M Sambas A.M S I. Yulianti Yulianti I Y Sumber: Yatmah: 2009 : 189 Nama Kode Kode Nama Nama Kode Universitas Sumatera Utara 38 f Nama wanita yang diikuti nama suaminya, maka yang digunakan adalah nama suaminya. Tabel 3.6 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Wanita yang diikuti Nama Suaminya Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Ny. Yulianti Sambas Sambas Yulianti Nyonya S Ny. Tien Soeharto Soeharto Tien Nyonya S Sumber: Yatimah 2009 : 189 g Nama perseorangan yang memakai gelar, baik gelar adat, keagamaan, kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, maka gelarnya tidak diperhatikan, dan nama tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks. Tabel 3.7 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perseorangan yang memakai Nama Gelar Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Raden Mas Ari Atuy Ari Atuy Raden Mas A Raden Ajeng Kartini Kartini Raden Ajeng Ir. Yulian Ali Yulian Ali Ir Y Sumber: Yatimah 2009 : 189 h Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dan nama instansi itu, sedangkan bentuk organisasi dijadikan sebagai unit terakhir. Tabel 3.8 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Lembaga Administrasi Negara Administrasi Negara Lembaga A Departemen Pendidikan Nasional Pendidikan Nasional Departemen P Sumber: Yatimah 2009 : 190 Nama Kode Nama Kode Nama Kode Universitas Sumatera Utara 39 i Pada beberapa instansi pemerintahan atau namawilayah yang diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya. Tabel 3.9 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Instansi Pemerintahan yang diutamakan Nama Tempat Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kabupaten Bogor Bogor Kabupaten B Kota Bandung Bandung Kota B Sumber: Yatimah 2009 : 190 j Nama kota atau organisasi yang sering disingkat dan sudah populer dengan nama singkatnya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks dari nama singkatnya. Tabel 3.10 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Organisasi yang Disingkat Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Pertamina Pertamina P MPR MPR M Sumber: Yatimah 2009 : 190 k Nama perusahaan dan yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit dari nama tersebut, maka yang dijadikan unit pertama nama orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks. Tabel 3.11 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang memakai Nama Orang Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Rumah Sakit Hasan Sadikin Hasan Sadikin Rumah, sakit H Yayasan Ade Nasution Nasution Ade Yayasan N Sumber: Yatimah 2009 : 191 Nama Kode Nama Kode Nama Kode Universitas Sumatera Utara 40 l Nama perusahaan yang dijadikan unit pertama adalah kata-kata pengenal yang terpenting dari nama perusahaan tersebut dan bentuk perusahaannya dipakai sebagai unit terakhir. Tabel 3.12 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Perusahaan yang dijadikan Unit Pertama Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Hotel Panghegar Panghegar Hotel H Bank BNI 46 BNI 46 Bank B Sumber: Yatimah 2009: 191 m Nama organisasi, badan sosial, dan sejenisnya, yang dijadikan unit pertama adalah kata pengenal yang terpenting dari nama organisasi tersebut dan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir. Tabel 3.13 Contoh Indeks Berdasarkan Nama Badan Sosial yang dijadikan Unit Pertama Indeks Unit 1 Unit 2 Unit 3 Persatuan Wartawan Indonesia Wartawan Indonesia Persatuan W Ikatan Sekretaris Indonesia Sekretaris Indonesia Ikatan I Sumber: Yatimah 2009 : 191 Susunan arsip dalam sistem penataan arsip berdasarkan abjad harus mengikuti urutan huruf latin dari a sampai dengan z. Pengaturan susunan huruf- huruf dalam kata pengenalkata tangkap caption ini penting agar pelaksanaan sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. Nama Kode Nama Kode Universitas Sumatera Utara 41 Pada tahap operasional, apabila telah ditentukan kata pengenal dari arsip, yang harus dilakukan dalam mengabjad adalah meneliti huruf-huruf dalam penyusunan kata pengenal. Setiap huruf pertama dan huruf terakhir dalam kata pengenal akan ikut menentukan letak urutan dalam penataan arsip berdasarkan abjad. Ada tiga cara dalam mengabjad yaitu: a Mengabjad huruf demi huruf. Langkah awal mengabjad cara huruf demi huruf adalah meneliti huruf pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya sampai huruf terakhir. Setiap huruf dalam kata pengenal pertama sampai dengan huruf terakhir ikut menentukan letak dalam urutan. Contoh: Amir, Amirudin, Bangka, Bangkahulu, dan bangku. Mengabjad kata demi kata. Pada cara kata demi kata, tiap bagian kata dapat dipisahkan dalam kata pengenal pertama dan dianggap satu kata berdiri sendiri. Letak kata pengenal pertama tersebut dimasukkan dalam urutan indeks. b Mengabjad kesatuan demi kesatuan. Meskipun kata-kata terpisah, pada hakikatnya merupakan suatu pengertian yang harus dianggap satu kesatuan. Kode arsip adalah tanda pengenal urutanmasalah dari klasifikasi arsip. Fungsi kode arsip adalah: a Membedakan urutanmasalah yang satu dengan masalah yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip. Universitas Sumatera Utara 42 a Sebagai sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpanan serta penemuan kembali. Pada dasarnya kode arsip ada tiga unsur, yaitu huruf, angka, dan gabungan huruf dan angka. Pada unsur huruf, kode arsip dapat diberikan dengan tiga cara yaitu kode huruf dengan satuan huruf huruf tunggal, kode huruf dengan huruf ganda, dan kode huruf dengan kumpulan huruf. Contoh kode huruf dengan huruf dengan satuan huruf, misalnya Kepegawaian dengan kode A, dan Keuangan kode B. Kode huruf ganda dengan huruf ganda, misalnya Kepegawaian dengan kode A, dan Keuangan dengan kode AB. Selanjutnya kode huruf dengan kumpulan huruf, misalnya Kepegawaian dengan kode ABA, dan Keuangan kode ABC, atau dalam bentuk singkatan, misalnya Kepegawaian kode Kepeg, dan Keuangan kode Keu. Kode arsip dengan menggunakan unsur angka dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: a Berdasarkan urutan angka, 1 sampai dengan tak terbatas. Misalnya Kepegawaian kode 1 dan Keuangan kode 2. b Berdasarkan gabungan angka, umumnya terdiri dari 2 angka. Misalnya Kepegawaian kode 11 dan Keuangan kode 22. c Berdasarkan angka duflek, yaitu kumpulan satuan angka, yang masing- masing dipisahkan dengan garis miring atau garis datar - atau titik . atau koma ,. Misalnya 010190; 01-01-90; 01.01.90; 01,01,90. Universitas Sumatera Utara 43 d Berdasarkan desimal, yaitu sistem persepuluhan. Misalnya tentang Kepegawaian kode 351, yang termasuk dalam unsur kepegawaian 351,1 kode untuk Pengadaan 351,2 kode untuk Pengangkatan, Mutasi, dan Kedudukan 351,3. e Berdasarkan digit terminal digit, yaitu deretan angka yang pada umumnya diuraikan dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan. Misalnya kode 102089 berarti 10 adalah nomor lembar guide, 20 adalah nomor laci, dan 89 adalah nomor map. f Berdasarkan satuan angka atau angka blok, beberapa angka sampai batas tertentu digunakan untuk masalah pokok tertentu. Misalnya kode 00-99 untuk masalah Kepegawaian, kode 100-199 untuk masalah Keuangan. Selanjutnya, kode arsip dengan menggunakan unsur gabungan huruf dan angka, misalnya A.1,B.2,AAB.11;Kepeg. 10; dan lain-lain. Menurut Wursanto 2006 : 269, apabila kode diketahui maka dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa, dan di dalam folder kode apa arsip tersebut disimpan. Kode arsip dapat ditemukan di dalam kartu indeks. Kartu indeks adalah lembar kerja agak tebal yang bentuknya seperti guide, yang digunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan. Oleh karena itu sebelum arsip-arsip disimpan, arsip dicatat terlebih dahulu dalam kartu indeks. Beberapa keterangan yang perlu dicantumkan pada kartu indeks adalah: Universitas Sumatera Utara 44 a Namajudul surat b Nomor surat c Tanggal surat d Kode surat Yatimah 2009 : 193 menyatakan bahwa istilah-istilah dalam kartu indeks adalah: a Tab, yaitu bagian untuk menempatkan atau mencantumkan headingcaption. b Kata tangkap caption, yaitu suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen arsip untuk tujuan filling. Caption untuk sistem abjad adalah abjadhuruf. Caption untuk sistem wilayah adalah tempat. Caption untuk sistem subjek adalah nama subjekmasalah. Caption untuk sistem kronologis adalah sistem tanggal. Sementara caption untuk sistem numerical adalah nomor. Catatan: Pemilihan caption didasarkan pada peraturan mengindeks dan ditempatkan pada tab. Contoh: Surat dari bank BNI 46 dengan nomor surat 015BNI 46LKI2004, yang beralamatkan di jalan Ir. H. Juanda 45 Dago Bandung, untuk Hotel Panghegar yang beralamat di jalan PETA 25 Palasari Bandung. Surat diterima tanggal 10 Januari 2004. Isi surat tentang Laporan Keuangan Pelaksanaan Seminar Nasional Bisnis Pariwisata dan Perhotelan, yang diselenggarakan Hotel Panghegar. Universitas Sumatera Utara 45 Berdasarkan informasi di atas, diperoleh hal berikut: Captionnya adalah B berasal dari asal surat yaitu Bank BNI 46, perhatikan unit pertama yang diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks. Unsur kode arsip yang digunakan, misalnya angka dengan cara desimal. Contohnya kode arsip untuk masalah keuangan adalah 361, dan untuk laporan keuangan ini adalah 361.3. Dengan demikian kode yang tercantum dalam kartu indeks adalah 361.3. Kartu indeks sistem abjad tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut: B NamaJudul Surat : Bank BNI 46 Nomor Surat : 015BNI 46LKI2004 Tanggal Surat : 4 Januari 2004 Kode : 361,3 Sumber: Yatimah 2009 : 194 Gambar 3.1 Kartu Indeks Sistem Abjad Kartu tunjuk silang merupakan suatu formulir yang digunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan berbeda, tetapi mengenai suatu perihal yang sama. Untuk tunjuk silang digunakan kata “lihat” atau tanda “x”. Sebagaimana indeks, tunjuk silang merupakan sarana untuk memudahkan pencarian kembali arsip. Untuk memudahkan pencatatan tunjuk silang sebaiknya dibuat formulir atau kartu tunjuk silang seperti Gambar 3.2 berikut: Universitas Sumatera Utara 46 LEMBAR TUNJUK SILANG Indeks: Kode : Tanggal : No : Isi ringkas : Dari : Kepada : Lihat berkas : Indeks: Kode : Tanggal : No : Sumber: Yatimah 2009 : 195 Gambar 3.2 Lembar Tunjuk Silang Hal terakhir yang perlu dipersiapkan dalam penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah menyiapkan peralatan arsip. Sebelum memakai peralatan arsip yang beraneka ragam jenisnya perlu diadakan pemilihan yang cukup teliti agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik sesuai kemampuan dan kebutuhan yang ada. Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli untuk digunakan, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan adalah: a Biaya yang tersedia. b Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan. c Jenis-jenis arsip yang akan disimpan, ukuran, jumlah, berat dan nilai. d Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Universitas Sumatera Utara 47

2. Sistem Perihal