f. Buku barang masuk dan keluar
Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat keluar masuknya persediaan. Untuk meminimalkan terjadinya kesalahan
pencatatan jumlah persediaan. g.
Buku Piutang Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk
mencatat piutang yang dimiliki oleh fungsi trading, siapa saja pelanggan yang memiliki hutang dan mengetahui jatuh temponya,
sehingga fungsi trading bisa melakukan penagihan yang prosesnya juga dibantu oleh staf marketing.
h. Buku hutang
Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk mencatat hutang yang masih ditanggung oleh fungsi trading. Buku
hutang membantu staf trading mengetahui jumlah hutang yang ditanggung fungsi trading, hutang kepada pemasok mana saja dan
kapan jatuh tempo hutang. Biasanya jatuh tempo hutang antara dua sampai satu bulan.
6. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Barang
Dagangan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dilaksanakan dalam PT. GRHA PRIMA
DENTA antara lain sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Dibeli
Prosedur pencatatan persediaan barang dagangan yang dibeli dimulai setelah barang diterima dari pemasok. Staf trading
menerima barang disertai dengan bukti pengiriman, faktur pembelian dan surat jalan. Barang yang diterima, akan dicek
terlebih dahulu oleh staf trading untuk mengetahui apakah jumlah dan tipe barang yang diterima sama dengan yang dipesan. Setelah
itu memberi tanda pada surat jalan maupun faktur jika jumlah dan tipe barang sudah benar. Staf trading beserta kurir akan
menyimpan barang-barang tersebut di gudang sesuai dengan tipe dan nama barang lalu mencatat penambahan jumlah barang di kartu
stok. Staf administrasi keuangan mencatat faktur pembelian di dalam buku hutang.
b. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok
Prosedur ini dilakukan jika persediaan yang sudah diterima oleh fungsi trading ternyata tidak sesuai dengan yang dipesan,
mendekati atau sudah kadaluarsa. Staf trading membuat surat retur yang berisikan nama faktur, tanggal dan nomor faktur dan daftar
nama barang yang akan diretur, kemudian diotorisasi sendiri oleh staf trading. Setelah data diisi, lalu barang yang diretur bisa
diambil oleh pemasok atau bisa juga dikirimkan oleh fungsi kurir.
Pengurangan jumlah persediaan akibat pengembalian dicatat dalam kartu stok, buku persediaan bulanan dan buku hutang.
c. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Dijual
Secara periodik dari data yang terdapat di dalam kartu stok dan faktur penjualan staf trading membuat rekapitulasi barang yang
terjual dan dicatat ke dalam Buku Persediaan Bulanan.
d. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli
Pelanggan diperbolehkan melakukan retur jika barang yang dikirimkan oleh fungsi trading tidak sesuai dengan pesanan,
mendekati atau sudah kadaluarsa. Pengembalian barang oeleh pembeli dilampiri surat retur berisikan nama faktur, tanggal dan
nomor faktur, daftar nama barang yang dikembalikan. Penambahan barang akibat pengembalian dicatat ke dalam kartu stok, buku
persediaan bulanan dan buku piutang.
e. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
Sistem ini dilakukan satu bulan sekali oleh staf trading dan kurir. Data yang dicatat dalam proses penghitungan fisik
persediaan barang dagangan ini antara lain: jenis dan nama persediaan, jumlah persediaan persediaan awal, persediaan terjual,
retur dan persediaan akhir. Hasil perhitungan kemudian dicocokkan dengan buku persediaan bulanan. Jika terdapat selisih
