Tabel 6. Analisis Data Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas Lanjutan Setiap transaksi
tidak boleh dilakukan hanya
oleh satu fungsi saja
√ Pemisahan ini dilakukan untuk
mengurangi risiko
kemungkinan timbulnya
penyalahgunaan hak
wewenang dalam organisasi Tidak
sesuai Transaksi penjualan, pembelian, kegiatan
penerimaan barang, pembukuan dilakukan oleh staf trading. Untuk pembukuan dibantu
staf administrasi keuangan.
Perhitungan fisik persediaan harus
dilaksanakan oleh panitia yang terdiri
dari fungsi pemegang kartu
perhitungan fisik, fungsi penghitung
dan fungsi pengecek
√ Hal ini dilakukan untuk menjamin
ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari proses perhitungan
fisik persediaan
Tidak sesuai
Penghitungan fisik persediaan dilakukan oleh staf trading.
Perhitungan fisik persediaan harus
dilakukan oleh fungsi yang
independen selain fungsi
penyimpanan dan fungsi akuntansi
persediaan
√ Hal ini dilakukan selain menghindari
konflik kepentingan, juga untuk mengevaluasi
kinerja fungsi
penyimpanan dan
akuntansi persediaan
Tidak sesuai
Penghitungan fisik persediaan dilaksanakan oleh staf trading sendiri.
Sumber : Data diolah
5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Tabel 7. Analisis Data Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Teori
Praktek Keterangan
Status Temuan di Lapangan
Ada Tidak
Surat pesanan yang dikirimkan
ke pemasok diotorisasi oleh
kepala fungsi pembelian
√ Surat pesanan ini dapat menjadi
bukti kuat atas kebenaran barang yang dipesan
Tidak sesuai
Ada surat pesanan ke pemasok tetapi sangat jarang digunakan. Pemesanan dilakukan secara
lisan dengan menggunakan telepon atau saat bertemu secara langsung dengan pihak
pemasok.
Bukti penerimaan dan pengeluaran
barang gudang diotorisasi oleh
fungsi gudang √
Dokumen ini merupakan salah satu dokumen
sumber pencatatan
bertambah dan
berkurangnya persediaan barang dagangan
Tidak sesuai
Tidak ada fungsi gudang dalam PT GRHA PRIMA DENTA. Bukti penerimaan berupa
faktur dan surat retur.
Daftar kebutuhan barang yang akan
dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi
gudang √
Otorisasi dilakukan
agar ada
pengontrolan serta
pengawasan secara langsung
Tidak sesuai
Pihak yang lebih sering melakukan pemesanan adalah staf trading. Persutujuan manajer
trading dan direktur umum biasanya diminta hanya untuk jenis barang slow dan medium
moving.
Fungsi gudang mencatat
penambahan dan pengurangan
dalam kartu persediaan
√ Pencatatan ini dilakukan agar tidak
ada informasi persediaan yang terlewat
Tidak sesuai
Proses pencatatan penambahan, pengurangan persediaan barang dagangan dilakukan oleh
staf trading dan dicatat ke dalam kartu stok bukan kartu persediaan.
Tabel 7. Analisis Data Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Lanjutan
Pencatatan penambahan dan
pengurangan persediaan
didasarkan atas dokumen yang sah
√ Dokumen yang sah dijadikan dasar
pencatatan agar
informasi persediaan barang dagangan yang
dicatat sesuai Tidak
sesuai Pencatatan penambahan dan pengurangan
persediaan barang dagangan tidak semua berdasarkan atas dokumen yang sah
Daftar hasil penghitungan fisik
ditandatangani oleh Ketua Panitia
Penghitungan Fisik
√ Penandatanganan oleh ketua panitia
penghitungan fisik dilakukan untuk memperkuat
sahnya hasil
perhitungan fisik Tidak
sesuai Hasil penghitungan fisik ditandatangani oleh
staf trading
Hasil penghitungan fisik
persediaan didasarkan pada
informasi tiap jenis persediaan
barang dagangan yang tercantum
dalam daftar penghitungan fisik
√ Hasil penghitungan fisik persediaan
digunakan untuk melihat ketelitian dan keandalan informasi persediaan
barang dagangan
Sesuai -
Sumber : Data diolah
