menyetujui transaksi pembelian karena yang mengetahui posisi keuangan adalah direktur umum.
h. Manajer Trading
Bertanggung jawab atas kinerja staf trading dan marketing, tetapi lebih fokus ke marketing dari pada ke trading.
3. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen
Manajer trading biasanya mencari informasi mengenai jumlah persediaan barang dagangan yang telah dijual melalui staf trading.
Dari informasi ini manajer trading mengetahui apakah jumlah persediaan barang yang dijual telah mencapai target atau belum. Jika
belum manajer trading akan meminta staf marketing untuk lebih meningkatkan kinerjanya.
4. Dokumen yang Digunakan
a. Catatan pesanan barang
Catatan pesanan barang digunakan untuk mencatat atau mendata barang-barang apa saja yang dipesan.
b. Berita acara
Berita acara merupakan laporan secara berkala yang dibuat oleh staf trading dan dilaporkan kepada manajer trading.
c. Surat retur
Surat retur dibuat oleh staf trading, disertakan dan dikirim bersamaan dengan barang yang diretur. Di dalamnya terdapat
nomor faktur, tanggal transaksi, nama dan jumlah barang serta alasan barang diretur.
d. Surat jalan pengiriman barang
Surat ini diterima dari pemasok, sebagai pengantar bahwa barang sudah dikirimkan, surat ini berisikan daftar barang serta jumlah
yang dikirimkan. Surat ini lebih dulu diterima karena faktur pembelian dikirimkan kemudian oleh pemasok.
e. Faktur penjualan
Faktur ini dibuat oleh staf trading, diberikan kepada pelanggan bersamaan dengan pesanan barang pelanggan. Faktur penjualan
terdiri dari empat rangkap, faktur berwarna putih diberikan kepada pelanggan jika pelanggan sudah lunas membayar, faktur kuning
diberikan kepada pelanggan jika pelanggan membeli barang secara kredit, faktur pink dicatat ke dalam buku stok bulanan dan faktur
hijau diberikan ke gudang. f.
Faktur pembelian Faktur ini diterima dari pemasok bersamaan dengan barang-barang
yang dipesan. Faktur ini berfungsi sebagai dasar pengecekan barang, pencatatan hutang dan pencatatan bertambahnya
persediaan barang dagangan. g.
Surat Order Pembelian Surat ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok. Surat
ini sangat jarang digunakan karena pemesanan biasanya dilakukan
secara lisan menggunakan telepon maupun saat bertemu langsung dengan pemasok.
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Kartu stok
Kartu ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat perubahan kuantitas persediaan karena pembelian, penjualan, retur pembelian
serta retur penjualan. Isi kartu stok selalu diperbarui setiap persediaan barang dagangan bertambah dan berkurang.
b. Buku persediaanstok bulanan
Buku ini mencatat persediaan awal, total persediaan yang masuk, total persediaan keluar dan persediaan akhir bulan. Pencatatan
dalam buku persediaan bulanan didasarkan pada faktur penjualan dan pembelian.
c. Buku kas masuk
Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat jumlah kas yang masuk setiap harinya.
d. Nota pengiriman
Nota pengiriman merupakan bukti pengiriman yang diterima dari jasa pengiriman saat fungsi trading mengirimkan barang ke
pelanggan. e.
Buku pesanan Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat seluruh
pesanan pelanggan, setelah menerima catatan pesanan barang.
f. Buku barang masuk dan keluar
Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat keluar masuknya persediaan. Untuk meminimalkan terjadinya kesalahan
pencatatan jumlah persediaan. g.
Buku Piutang Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk
mencatat piutang yang dimiliki oleh fungsi trading, siapa saja pelanggan yang memiliki hutang dan mengetahui jatuh temponya,
sehingga fungsi trading bisa melakukan penagihan yang prosesnya juga dibantu oleh staf marketing.
h. Buku hutang
Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk mencatat hutang yang masih ditanggung oleh fungsi trading. Buku
hutang membantu staf trading mengetahui jumlah hutang yang ditanggung fungsi trading, hutang kepada pemasok mana saja dan
kapan jatuh tempo hutang. Biasanya jatuh tempo hutang antara dua sampai satu bulan.
6. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Barang
Dagangan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dilaksanakan dalam PT. GRHA PRIMA
DENTA antara lain sebagai berikut:
