haruslah terpisah, pelaksana kegiatan, petugas penyimpan harta dan pencatat harus berbeda, untuk meminimalkan risiko terjadinya
kecurangan. Apabila belum bisa untuk membagi fungsi, sebaiknya dalam setiap kegiatan didukung oleh dokumen dan otorisasi yang sah
oleh pihak yang memang berwenang.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Otorisasi dilakukan untuk menyetujui dilakukannya suatu kegiatan, mengetahui siapa yang menyetujui kegiatan untuk dilakukan dan yang
melakukan otorisasi haruslah pihak yang berwenang. Dalam praktek di PT GRHA PRIMA DENTA, sistem otorisasi belum sesuai dengan
teori: a.
Pemberian otorisasi oleh manajer trading dan direktur keuangan hanya pada pembelian barang medium dan slow moving. Untuk
barang fast moving langsung dilakukan pembelian tanpa ada
otorisasi secara resmi.
b. Otorisasi atas kegiatan pemesanan, penerimaan, penyimpanan,
pembayaran, pencatatan persediaan barang dagangan dilakukan oleh staf trading yang juga melakukan pembukuan bersama staf
administrasi keuangan.
c. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan barang dagangan tidak
ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik tetapi oleh
staf trading sendiri.
Dokumen yang digunakan dalam praktek sistem akuntansi persediaan barang dagang di PT GRHA PRIMA DENTA tidak semua dengan
teori. Ada beberapa dokumen yang sudah sesuai dengan teori tapi ada juga yang belum. PT GRHA PRIMA DENTA sudah menggunakan
kartu barang stok untuk mencatat bertambah dan berkurangnya persediaan barang dagang. Namun surat order pembelian, surat order
pengiriman, kartu penghitungan fisik persediaan, formulir hasil penghitungan fisik, laporan penerimaan barang, laporan pengiriman
barang, surat permintaan pembelian dan bukti permintaan pengeluaran barang gudang sebaiknya ditambahkan. Catatan akuntansi yang perlu
ditambahkan antara lain: kartu barang hilang atau rusak, jurnal khusus, jurnal umum dan kartu persediaan.
3. Praktek yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Tiap
Fungsi Organisasi
Praktek yang sehat sangat diperlukan dalam setiap proses kegiatan untuk mendukung terlaksananya sistem akuntansi persediaan barang
dagangan yang maksimal. Teori-teori sudah dibentuk untuk dijadikan dasar seperti apa bentuk praktek yang sehat. Beberapa praktek yang
dilaksanakan sudah sesuai dengan teori seperti: a.
Selalu menuliskan jumlah persediaan barang dagangan yang
diterima dan dikeluarkan di kartu barang stok.
b. Telah melakukan pemeriksaaan barang secara spesifik saat barang
diterima. Pemeriksaan selalu dilakukan agar dapat mengetahui
bahwa barang yang diterima oleh staf trading memang barang yang
sesuai dengan apa yang dipesan dan dalam kondisi yang baik.
c. Selalu dilakukannya pengecekan dan penghitungan fisik setiap
bulan yang dilaksanakan oleh staf trading.
Namun masih ada beberapa praktek yang belum sesuai dengan teori, antara lain:
a. Tidak semua formulir bernomor urut tercetak. Penggunaan
formulir yang bernomor urut tercetak dapat lebih memudahkan penelusuran jika ada informasi yang terlewatkan, mengurangi
risiko tidak urutnya data dan meminimalkan bentuk kecurangan
penggelapan formulir.
b. Tidak diberlakukannya pemeriksaan mendadak oleh manajemen.
Pengontrolan oleh manajemen menjadi berkurang dan belum tentu
efektif.
c. Penghitungan fisik yang tidak dilakukan oleh pihak independen.
Penghitungan fisik persediaan dilakukan oleh staf trading sendiri.
d. Penghitungan fisik yang hanya dilakukan satu kali. Hasil
penghitungan fisik yang dilakukan hanya satu kali dapat diragukan karena tidak ada hasil pembanding yang dapat memastikan bahwa
hasil penghitungan fisik persediaan pertama memang benar.
