Ruang Lingkup Portal Kementrian Luar Negeri

5 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA

BAB II NASKAH DINAS

2.1 Defi nisi Naskah Dinas

Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Naskah dinas Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar negeri adalah naskah resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar negeri. Tata naskah dinas adalah pengaturan penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta pelaksanaan ketatalaksanaan di lingkungan instansi pemerintah. Tata naskah dinas merupakan pengelolaan informasi tertulis naskah yang mencakup pengaturan jenis, bentukformatmodel, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah dinas yang diatur dalam Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar negeri terdiri dari surat dinas non arahan dan naskah dinas arahanproduk hukum. Surat dinas non arahan adalah naskah yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak yang dituju. Naskah dinas arahan adalah naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, baik berupa produk hukumarahan yang bersifat pengaturan, produk hukumarahan yang bersifat penetapan maupun naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas. Selanjutnya naskah dinas arahan ini disebut sebagai naskah produk hukumarahan. 6 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA

2.2 Sifat Naskah Dinas

Sifat naskah dinas adalah tingkatan naskah dinas yang dilihat dari berbagai kepentingan dan bobot informasinya. Pada hakekatnya sifat naskah dinas dapat dilihat dari aspek keamanan dan legalitas, serta kepentingannya. Dari ketiga aspek tersebut dapat dibedakan atas tingkat keaslian, bobot informasi,pengamanan informasi serta kecepatan penyampaiannya.

2.2.1 Tingkat Keaslian

Tingkat keaslian dilihat dari kadar keabsahan dan aspek legalitasnya yang dibedakan atas lembaran asli, tembusan, salinan dan petikan.

2.2.1.1 Lembaran Asli

Lembaran asli adalah lembaran yang ditujukan kepada instansi unit kerja sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat. Pada setiap lembaran asli yang menggunakan kepalakop surat asli, terdapat tanda tangan asli pejabat tertentu dan cap jabatancap instansi yang asli pula.

2.2.1.2 Lembaran Tembusan

Lembaran tembusan merupakan lembaran penyampaian informasi kepada instansiunit kerja yang mempunyai keterkaitan langsung dan tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan instansiunit kerja yang terdapat di kepala surat. Pada dasarnya lembaran tembusan adalah lembaran yang terkena karbon atau hasil fotokopi dari aslinya. Istilah tembusan ini sering pula digunakan kata tindasan atau cc carbon copy. 2.2.1.3 Lembaran Salinan Lembaran salinan adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang dengan memberikan