5
BHIN NEKA TUNGGAL
IKA
MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
BAB II NASKAH DINAS
2.1 Defi nisi Naskah Dinas
Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi
pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Naskah dinas Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar
negeri adalah naskah resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar negeri.
Tata naskah dinas adalah pengaturan penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan
tugas umum pemerintahan dan pembangunan serta pelaksanaan ketatalaksanaan di lingkungan instansi pemerintah. Tata naskah dinas merupakan pengelolaan
informasi tertulis naskah yang mencakup pengaturan jenis, bentukformatmodel, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah dinas yang diatur dalam Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian
Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar negeri terdiri dari surat dinas non arahan dan naskah dinas arahanproduk hukum. Surat dinas non arahan adalah naskah yang
dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau
penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak yang dituju. Naskah dinas arahan adalah naskah yang berisi informasi mengenai apa
dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, baik berupa produk hukumarahan yang bersifat pengaturan, produk hukumarahan yang bersifat penetapan maupun
naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas. Selanjutnya naskah dinas arahan ini disebut sebagai naskah produk hukumarahan.
6
BHIN NEKA TUNGGAL
IKA
MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
2.2 Sifat Naskah Dinas
Sifat naskah dinas adalah tingkatan naskah dinas yang dilihat dari berbagai kepentingan dan bobot informasinya. Pada hakekatnya sifat naskah dinas dapat
dilihat dari aspek keamanan dan legalitas, serta kepentingannya. Dari ketiga aspek tersebut dapat dibedakan atas tingkat keaslian, bobot informasi,pengamanan
informasi serta kecepatan penyampaiannya.
2.2.1 Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian dilihat dari kadar keabsahan dan aspek legalitasnya yang dibedakan atas lembaran asli, tembusan, salinan dan petikan.
2.2.1.1 Lembaran Asli
Lembaran asli adalah lembaran yang ditujukan kepada instansi unit kerja sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada
kepala surat. Pada setiap lembaran asli yang menggunakan kepalakop surat asli, terdapat tanda tangan asli pejabat tertentu
dan cap jabatancap instansi yang asli pula.
2.2.1.2 Lembaran Tembusan
Lembaran tembusan merupakan lembaran penyampaian informasi kepada instansiunit kerja yang mempunyai
keterkaitan langsung dan tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan instansiunit kerja yang terdapat
di kepala surat. Pada dasarnya lembaran tembusan adalah lembaran yang terkena karbon atau hasil fotokopi dari aslinya.
Istilah tembusan ini sering pula digunakan kata tindasan atau
cc carbon copy. 2.2.1.3 Lembaran Salinan
Lembaran salinan adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang dengan memberikan