Kepala Surat Portal Kementrian Luar Negeri

30 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA Nama Unit Organisasi yang bersangkutan dan Alamat Lengkap yang dicetak dengan warna hitam dan diletakkan sebelah kiri dihadapan kita. Contoh surat dinas dengan kepala surat tersebut di atas dapat dilihat pada Model 3.3. Model 3.3 Kepala surat dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I ke bawah dan ditujukan kepada instansipihak luar. 3.5.3 Surat dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Unsur Pelaksana Pejabat Fungsi pada Perwakilan RI yang ditujukan kepada pihak lain menggunakan kepala surat berupa lambang negara dan tingkat Perwakilan RI disertai nama Ibukota negaranegara bagianprovinsi tempat Perwakilan RI berada yang dicetak dengan warna biru di bagian tengah atas kertas surat. Sedangkan alamat Perwakilan RI dicetak di bagian bawah kertas. Kepala surat tersebut dicetak dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris sebagai terjemahan tidak resmi. Contoh surat dinas dengan kepala surat tersebut di atas dapat dilihat pada Model 3.4. a dan b. KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Taman Pejambon No. 6 Jakarta Pusat 10110 Telp. ....................... Fax. ................. 31 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA Model 3.4. Kepala surat dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Unsur Pelaksana Pejabat Fungsi pada Perwakilan RI. a Dalam Bahasa Indonesia b Penggunaan Bahasa Inggris sebagai terjemahan tidak resmi Unoffi cial Translation CONSULATE GENERAL OF THE REPUBLIC OF INDONESIA CHICAGO 540 North LA Salle Street, Chicago Illionis 60610 – USA Telp. 312 595 - 1777 Fax.. 312 595 - 9952 KONSULAT JENDERAL REPUBLIK INDONESIA CHICAGO 540 North LA Salle Street, Chicago Illionis 60610 – USA Telp. 312 595 - 1777 Fax.. 312 595 - 9952 32 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA 3.5.4 Naskah Dinas yang dipergunakan secara internal diantara unit-unit Kementerian Luar Negeri seperti Nota Dinas dan Memorandum, menggunakan kertas dengan kepala surat berupa logo Kementerian yang bertuliskan kata Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Untuk di lingkungan Perwakilan RI tanpa menggunakan logo hanya nama perwakilan dan kota negara penerimawilayah akreditasi. Kepala Nota sebagaimana dalam nota dinas dapat pula digunakan pada naskah dinas intern yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III. Contoh kepala nota pada nota dinas dapat dilihat pada Model 3.5. a dan b. Model 3.5. a Model kepala Nota Dinas di Kementerian Luar Negeri KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOTA DINAS 33 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA b Model kepala Nota Dinas di Perwakilan RI KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA WARSAWA NOTA DINAS 3.5.5 Siaran pers yang dikeluarkan oleh Direktorat Informasi dan Media menggunakan kepala surat yang berisi tulisan siaran pers, logo Kementerian, nama unit organisasi dan alamat. Sementara siaran pers yang dikeluarkan oleh Perwakilan RI menggunakan kepala surat yang berisi tulisan siaran pers, lambang negara, nama unit organisasi dan alamat. Kertas dengan kepala surat seperti ini dicetak dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa InggrisSetempat sebagai terjemahan tidak resmi. Contoh kepala surat pada siaran pers dapat dilihat pada Model 3.6. 34 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA Model 3.6. Kepala surat siaran Pers a Siaran Pers dalam Bahasa Indonesia b Penggunaan Bahasa Inggris sebagai terjemahan tidak resmi berdasarkan pasal 27 junto pasal 32 ayat 1 dan 2 UU No. 24 Th 2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, lihat Asas Daya GunaBab I Hal. 3 . SIARAN PERS DIREKTORAT INFORMASI DAN MEDIA – DITJEN IDP – KEMENTERIAN LUAR NEGERI R.I. Jl. Pejambon No. 6 Jakarta Pusat 10110 Telp. 021-381-3453, 3441508 ext.4015 email: ditpen1dfa-kemlu.go.id Unoffi cial Translation PRESS RELEASE DIRECTORATE OF INFORMATION MEDIA MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA Jl. Pejambon No. 6 Jakarta Pusat 10110 Phone. 021-381-3453, 344-1508 ext. 4015 http:www.dfa-kemlu.go.id email: ditpenldfa-kemlu.go.id 35 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA c Siaran Pers dalam Bahasa Indonesia di Perwakilan RI d Penggunaan Bahasa Inggris sebagai terjemahan tidak resmi berdasarkan pasal 27 junto pasal 32 ayat 1 dan 2 UU No. 24 Th 2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, lihat Asas Daya GunaBab I Hal. 3 . SIARAN PERS KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA – BANGKOK 600 – 602 Petchburi Road, Pyathai, Bangkok 10400 Phone 66-2 2523135-40 Fax. 66-2 2551267 36 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA 3.5.6 Kertas dengan lambang Kementerian Luar Negeri pada kepala surat hanya digunakan pada lembar pertama surat atau naskah dinas yang ditandatangi oleh Pimpinan KementerianLembaga atau Pejabat Negara termasuk Kepala Perwakilan, sedangkan untuk halaman berikutnya menggunakan kertas polos tanpa kepala kop surat dengan jenis dan ukuran yang sama. Untuk penulisan naskah dinas produk hukum atau arahan lambang negara logo Kementerian Luar Negeri digunakan pada setiap halamannya

3.6 Kertas Surat

Kertas surat sebagai salah satu alat tulis kantor merupakan faktor yang tidak dapat diabaikan dalam tata persuratan dinas. Penggunaan kertas surat di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI disesuaikan dengan standar internasional guna menjamin efi siensi dan efektivitas dalam pelaksanaan tugas. Jenis kertas surat yang digunakan untuk surat menyurat dinas adalah sebagai berikut: a. Semua surat dinas yang ditandatangani Menteri Luar Negeri dan Kepala Perwakilan RI di Luar Negeri menggunakan kertas jenis conqueror putih ukuran A4 210 x 297 mm. Naskah dinas berupa produk hukum yang ditandatangani oleh Menteri Luar Negeri dan Kepala Perwakilan RI juga menggunakan jenis kertas yang sama dengan ukuran C4 229 x 324 mm. b. Surat dinas biasa yang ditandatangani pejabat Eselon I ke bawah dan Pejabat Diplomatik dan Konsuler di Perwakilan RI menggunakan kertas HVS putih 70 - 80 gram dengan ukuran A4 210 x 297 mm. Naskah dinas berupa produk hukum dan atau laporan menggunakan jenis kertas yang sama, namun dengan ukuran C4 229 x 324 mm. c. Surat dinas yang bersifat rahasia menggunakan kertas berwarna merah dengan ukuran yang sama dengan kertas untuk surat dinas biasa. Untuk mencegah penyalahgunaan, kertas surat dengan kepala kop surat tersebut disimpan di Bagian Tata Usaha masing-masing unit dan Perwakilan RI di luar negeri. 37 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA

3.7 Sampul Surat

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat yang mempunyai ruang lingkup ekstern. Sedangkan surat yang mempunyai ruang lingkup intern sesuai kebutuhan dengan mempertimbangkan segi efi siensi. Pengadaan dan penggunaan amplop surat di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI disesuaikan dengan jenis dan warna kertas yang dipergunakan. Ukuran amplop yang digunakan sesuai dengan standar internasional dan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pos dan Telekomunikasi No. 43DIRJEN1987 Tentang Penerapan Standard Kertas Sampul Surat, Ukuran Sampul Surat, dan Bentuk Sampul Surat: - Amplop DL 110 x 220 mm untuk surat biasa dengan kertas A4 dilipat menjadi 3 tiga bagian. - Amplop B5 176 x 250 mm sebagai amplop bagian luar surat rahasia dengan kertas A4 dilipat menjadi 3 tiga bagian. - Amplop C4 229 i 324 mm untuk surat biasa dengan kertas A4 tanpa lipatan. - Amplop B4 250 x 353 mm sebagai amplop bagian surat rahasia dengan kertas A4 tanpa lipatan, atau untuk surat biasa dengan kertas A4 tanpa lipatan. - Amplop C3 324 x 458 mm sebagai amplop untuk dokumen tebal. Pada amplop surat terdapat kepala surat kop dengan tulisan Menteri Luar Negeri atau Kementerian Luar Negeri, Unit Eselon I atau II dan alamat atau nama Perwakilan RI beserta alamatnya dalam bahasa Bahasa Indonesia. Contoh kepala amplop surat dapat dilihat pada Model 3.7. 38 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA Model 3.7. Kepala sampul surat a. Sampul surat Menteri Luar Negeri BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA KEMENTERIAN LUAR NEGERI RI DIREKTORAT JENDERAL KERJASAMA ASEAN Jl. Taman Pejambon No. 6 Jakarta 10110 b. Sampul Surat Pejabat Eselon III 39 BHIN NEKA TUNGGAL IKA MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA c. Sampul surat di Perwakilan RI BHIN NEKA TUNGGAL IKA KONSULAT JENDERAL REPUBLIK INDONESIA HOUSTON

3.8 Pengetikan

Sesuai dengan perkembangan teknologi alat-alat perkantoran, maka mesin ketikprogram komputer yang dapat digunakan dalam tata persuratan dinas adalah program Microsoft Word atau Word Perfect dan menggunakan tipe huruf Arial dengan ukuran 11. Jarak spasi antar baris dalam suratnaskah dinas adalah 1½ satu setengah spasi, atau disesuaikan dengan banyaknya informasiisi surat.

3.9 Penomoran dan Kode Surat

Pada dasarnya pemberian nomor surat merupakan suatu kegiatan untuk mengendalikan surat, yaitu jenis pembuat surat, permasalahan, dan jumlah surat dengan memakai kode-kode tertentu. Asas-asas pemberian kode nomor surat meliputi : a. Sistem kode dibuat supaya mudah diingat, baik oleh para pegawaipejabat, dan dapat diketahui dengan segera secara visual;