39
BHIN NEKA TUNGGAL
IKA
MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
c. Sampul surat di Perwakilan RI
BHIN NEKA TUNGGAL
IKA
KONSULAT JENDERAL REPUBLIK INDONESIA HOUSTON
3.8 Pengetikan
Sesuai dengan perkembangan teknologi alat-alat perkantoran, maka mesin ketikprogram komputer yang dapat digunakan dalam tata persuratan dinas adalah
program Microsoft Word atau Word Perfect dan menggunakan tipe huruf Arial dengan ukuran 11.
Jarak spasi antar baris dalam suratnaskah dinas adalah 1½ satu setengah spasi, atau disesuaikan dengan banyaknya informasiisi surat.
3.9 Penomoran dan Kode Surat
Pada dasarnya pemberian nomor surat merupakan suatu kegiatan untuk mengendalikan surat, yaitu jenis pembuat surat, permasalahan, dan jumlah surat
dengan memakai kode-kode tertentu. Asas-asas pemberian kode nomor surat meliputi :
a. Sistem kode dibuat supaya mudah diingat, baik oleh para pegawaipejabat,
dan dapat diketahui dengan segera secara visual;
40
BHIN NEKA TUNGGAL
IKA
MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
b. Menyederhanakan dan memudahkan, yaitu mudah diingat dan mencarinya
kembali; c.
Diarahkan kepada proses penciptaan surat pada suatu institusi yang digambarkan dalam bentuk klasifi kasi dengan pendekatan fungsional.
Klasifi kasi ini mengandung arti level primer yang mengacu kepada setiap butir fungsi unit kerja dalam suatu organisasi. Disamping untuk mengetahui
dari mana sumber dan siapa pembuat surat; d.
Sentralisasi secara sistem pengelompokan dalam penomoran dan penyimpanan agar mudah diingat dan dicari kembali.
Demi keseragaman dan terwujudnya tertib administrasi persuratan di lingkungan Kementerian Luar Negeri, maka ketentuan penomoran surat dan naskah dinas
didasarkan pada klasifi kasi arsip sebagaimana tercantum pada Lampiran I dan II Buku Pedoman ini.
3.10 Nomenklatur dan Akronim Unit Eselon I dan II
Guna memudahkan penyebutan masing-masing unit Eselon I dan II serta pemberian kode dalam tata persuratan dinas Kementerian Luar Negeri, maka
setiap unit memiliki nomenklatur dan akronim tersendiri. Nomenklatur dan akronim tersebut adalah sebagaimana dalam Tabel 3.1.
