Dinas Soasial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunkan computer untuk mepermudah segala aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan arsip. Jadi
secara singkat dapat dikatakan bahwa pada kearsipan yang telah selesai didistribusikanakan selanjutnya akan dimasukkan ke computer dan disimpan
dalam bentuk database. Pada arsip lembaran-lembaran surat yang sudah ada langsung ditransfer ke dalam file gambarteks.
3 Guide petunjuk
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2
bagian, yaitu sebagai berikut : a
Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, dan tanda-tanda pengelompokkan arsip.
b Badan Guide, berfungsi sebagai menopang arsip arsip yang ada
dibelakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filling cabinet, atau dapat juga didepan aesip jika mengunakan map snelhecter.kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan guide
untuk mempermudah pencarian arsip dengan memisahkan beberapa arsip penting, dan umum.
4. Tujuan Penataan Arsip
Sistem penataan arsip yang baik dan aparatur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar
pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan penataan arsip berkas adalah : 1.
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 2.
Menunjang terlaksananya penyusustan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
3. Sarana penataan arsip terdiri atas dua macam yaitu perangkat lunak
1 Sarana Perangkat Lunak terdiri klasifikasi dan kode arsip
a Kegunaan klasifikasi arsip adalah untuk mengelompokkan arsip yang
mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat
memudahkan penemuan arsip kembali.
b Kegunaan kode arsip adalah untuk memebedakan urusan atau masalah
lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip memberkaskan dan
menentukan letak penyimpanan arsip.
4. Indeks, kegunaan indeks adalah untuk memudahkan pemberkasan,
memudahkan penemuan kembali, dan memudahkan penyusutan. 5.
Syarat mengindeks adalah singkat, jelas dan mudah di ingat, berorientasi pada kebutuhan pemakai ditentukan dari isi surat yang berupa kata benda atau
pengertian kebendaan.
1 Jenis Indeks
a Indeks arsip adalah tanda pengenal arsip yang membedakan arsip
yang satu dan arsip lain, indeks ini dibuat oleh pengelolah dan ditulis pada kolom indeks dalam formulir pengendalian surat masuk.
b Indeks relative adalah daftar indeks yang disusun berdasarkan abjad A
sampai dengan Z.
Universitas Sumatera Utara
2 Faktor yang menunjang kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip setiap
pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaany, apabila ada arsip yang dibutuhkan tidak atau belum dapat ditemukan pada waktu diperlukan. Menyimpan
arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip termaksud dapat ditemukan dengan mudah pula.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan
petugas arsip. Oleh sebab itu perlu dipikirkan tentang pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan
kembali arsip, sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu dadakan penelitian, agar dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau
kegagalan tersebut, untuk kemudian dicari jalan keluar atau cara pemecahannya. Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip ini, seharusnya
berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta diperlukann, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan,
untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya.
Beberapa faktor yang menunjuang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :
Universitas Sumatera Utara
1. Melakukan kegiatan menghimpun, megklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suati sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain adalah : 3.
Kesederhanaan Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hnaya dimengerti oleh satu orang, melainkan juga
dapat dimengerti pegawai lain. 4.
Ketetapan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan harus memugkinkan penemuan kembali arsip dengan ceapt dan tepat.
5. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu harus dapat memanfaatkan ruangan,
tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia.
C. Prosedur Penataan Arsip
