inginkan. Surat keluar tersebut lalu dicatat ke dalam buku “surat keluar” dibagian yang mengeluarkan surat tersebut. Surat tersebut akan di catat kedalam buku surat
dan di dalam buku tersebut di isi mengenai prihal, tanggal dan tujuan surat, selanjutnya surat yang telah diketik diberikan kepada bagian Kepegawaian Tata
Usaha untuk di teliti. Bila pengetikan sudah dianggap sesuai maka di beri paraf oleh kepala bagian tata usaha. Selanjutnya surat di berikan kepada sekretaris
kepala dinas, lalu di tandatangan penerima surat untuk diserahkan kepala dinas agar bisa di tanda tangan. Langkah selanjutnya surat yang akan dikeluarkan
tersebut setelah dicatat kemudian di tandatangan oleh kepala dinas dan di serahkan kembali kepadsa bagian yang mengeluarkan surat teresebut.
3. Penyimpanan dan Penempatan Arsip
Penyimpanan arsip pada umumnya, menggunakan abjad, nomor, tanggal wilayah dan bulan. Namun sistem penyimpanan arsip yang ada Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ini menggunakan sistem nomorkode dan berdasarkan abjad . Arsip yang sudah di catat dan di gandakan disimpan di dalam box laci besi
yang disusun sesuai nomor dan setiap laci diberikan keterangan. Untuk penyimpanan arsip disini Disnaker belum memiliki ruang khusus penyimpanan
arsip. Maka dari itu mereka menyimpan arsip tersebut hanya di lemari brankas dan lemari khusus arsip. Dalam penempatan arsip yang disimpan di dalam laci
besi terdapat Map khusus yaitu tanda khusus diatas Map untuk memudahkan temu kembalinya surat melalui mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah
atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat memudahkan penemuan arsip kembali.
Universitas Sumatera Utara
4. Pengarsipan Surat
Diproses pengarsipan ini surat-surat masuk maupun surat keluar selanjutnya akan di arsip ada beberapa cara pengaturan atau teknik mengarsip
secara logis dan sistematis sebagai berikut : a.
Sistem ini memakai metode penyusunan berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama
orang, nama perusahaanorganisasi, nama tempat, mana benda dan subjek masalah.
b. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama.
c. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
d. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan.
e. Membuat petunjuk silang
f. Memberikan kode surat.
g. Menyortir, yaitu memilah-memilah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip. h.
Menyusun menurut susunan abjad. i.
Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
j. Filling cabinet, adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide
yaitu untuk menyimpan dokujmen, surat-surat kantor. k.
Folder dalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map.
l. Guide petunjuk, merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder arsip .
Universitas Sumatera Utara
5. Pegawai Kearsipan
