membutuhkan prosedur kearsipan yang baik. Adapun yang menjadi metode prosedur kearsipan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
1. Penerimaan Surat Masuk
Tahap awal dalam proses pengarsipan adalah penerimaan surat masuk dari berbagai Lembaga, instansi, atau pihak yang memiliki kepentingan,
pengelolaan surat tersebut lalu di terima oleh bagian kasubag kepegawaian umum, setelah itu bidang kepegawaian umum membaca dan meneliti lalu mencatat surat
tersebut ke dalam buku agenda dan diberikan kartu disposisi. Setelah itu surat tersebut di berikan kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris Kepala Dinas.
Setelah itu sekretaris menulis surat masuk di dalam buku “surat masuk”, selanjutnya di serahkan kepada Kepala Dinas untuk mengisi kartu disposisi.
Setelah kartu disposisi di isi oleh kepala dinas dan mengetahui semua tujuan dan diteruskannya surat tersebut. Bidang Kepegawaian Umum akan mengambil surat
di sekretaris dan memasukkan tujuan surat tersebut di dalam buku ekspedisi. Langkah selanjutnya surat yang sudah tercatat di berikan kepada bagian
yang sudah diperintahkan sesuai kartu disposisi yang di isi oleh Kepala Dinas. Kemudian surat itu di catat dalam buku “surat masuk”. Misalnya surat tersebut di
tunjukkan kepada bidang PENTAKER Penempatan Tenaga kerja, maka bidang PENTAKER mencatat surat tersebut kedalam buku surat masuki PENTAKER.
Tahap terakhir sebelum surat diarsipkan, surat tersebut digandakan untuk mengantisipasi hilangnya arsip.
2. Pengelolaan surat keluar
Surat keluar yang dibuat oleh masing-masing bagian di Disnaker ini, kemudian diketik didalam database komputer sehingga menjadi surat yang di
Universitas Sumatera Utara
inginkan. Surat keluar tersebut lalu dicatat ke dalam buku “surat keluar” dibagian yang mengeluarkan surat tersebut. Surat tersebut akan di catat kedalam buku surat
dan di dalam buku tersebut di isi mengenai prihal, tanggal dan tujuan surat, selanjutnya surat yang telah diketik diberikan kepada bagian Kepegawaian Tata
Usaha untuk di teliti. Bila pengetikan sudah dianggap sesuai maka di beri paraf oleh kepala bagian tata usaha. Selanjutnya surat di berikan kepada sekretaris
kepala dinas, lalu di tandatangan penerima surat untuk diserahkan kepala dinas agar bisa di tanda tangan. Langkah selanjutnya surat yang akan dikeluarkan
tersebut setelah dicatat kemudian di tandatangan oleh kepala dinas dan di serahkan kembali kepadsa bagian yang mengeluarkan surat teresebut.
3. Penyimpanan dan Penempatan Arsip
