Pegawai Kearsipan Prosedur Penataan Arsip

5. Pegawai Kearsipan

Mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup organisasi, maka arsip- arsip harus diurus, ditata dan dikelola dengan mempergunakan suatu sistempenyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, pemeliharaan, pengamanan, dan penyingkiran yang tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerjayang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apabila tidak didukung olehseorang pegawai kearsipan. Oleh karena itu, pegawai kearsipan merupakan unsur yang penting dalam menunjang pelaksanaan tata kearsipan, karena tanpa adanyapegawai kearsipan penyelenggaraan administrasi suatu organisasi tidak akan Untuk pegawai kearsipan, Pada Kantor Disnaker Kota Medan memiliki beberapa pegawai yang sangat kompeten dalam pengarsipan sehingga ini sangat mempengaruhi proses pengarsipan pekerjaan kantor menjadi lancar khususnya para pegawai yang melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan agenda surat keluar yang ada di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pegawai tersebut memiliki tugas sebagai berikut : a. Menerima surat yang masuk, mencatat ke dalam kartu kendali dan membuat surat keluar. b. Menyortir, menyusun surat, dan menyimpannya dalam filling cabinet menurut klasifikasi yang telah ada. c. Membantu mencari kembali arsip-arsip yang dibutuhkan oleh kepala bagian maupun oleh pegawai bagian yang lain. d. Memelihara arsip agar tetap terjaga dengan baik. Universitas Sumatera Utara e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian. Dalam hal penanganan arsip di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha mereka lebih memahami mengenai kearsipan dibandingkan dengan pegawai yang lainnya karena para pegawai tersebut dipilih dan disesuaikan skill dan kebutuhan kantor itu sendiri. Universitas Sumatera Utara 38 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan meliputi : 1. Penerimaan keseluruhan surat masuk dan surat keluar Pada Disnaker dicatat dalam buku agenda guna memproses pengarsipan, lalu dikelola dengan memasukkan beberapa surat yang tertulis dalam bentuk file, dengan menggunakan database komputer untuk memudahkan pencarian arsip dan pendistribusian surat. 2. Pegawai pada bagian umum tata usaha kepegawaian Disnaker dalam menata arsip memiliki pengetahuan yang baik dalam kearsipan sehingga penataan arsip di Disnaker sudah baik dan efektif. 3. Pengarsipan surat yang diterapkan pada Kantor Disnaker Kota Medan dilakukan dengan metode penyusunan berdasarkan abjad dan dikombinasikan berdasarkan nama orang, nama perusahaanorganisasi, nama tempat, mana benda dan subjek masalah.cara ini dianggap baik dan mudah untuk menemukan arsip itu kembali. Universitas Sumatera Utara

B. Saran