22
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu : 1.
Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan. 2.
Ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. 3.
Organisasi atau lembaga mengelola dan meyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Pada kenyataanya, pengertian arsip bukan hanya sesuatu yang berbentuk kertas, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, rekaman suara, dan dokumen-
dokumen dengan segala macam penciptaanya yang diterima oleh suatu organisasibadan, sebagai bukti tujuan organisasi dan kegiatan pekerjaan
pemerintah lainnya yang terkandung didalamnya Sedarmayanti, 2003. Pengertian arsip di negera Indonesia, diatur dalam undang-undang
Nomor 7 tahun 1971 “Tentang Pokok Kearsipan” Pada Bab 1 yang berbunyi :
Arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diteriam aoleh badan-badan swasta dan
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok , dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pengertian arsip tersebut pemerintah memepunyai kewajiban dang tanggung jawab sepernuihnya terhadap arsip-arsip yang dibuat dan duterima
oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintahan dalam corak apapun , dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
B. Pengelolaan Arsip
Sebelum memulai proses pengelolaan arsip, menurut The Georgia Archieves 2004, dalam proses pengelolaan arsip perlu informasi dan bisa
diakses serta digunakan. Sebagian informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang digunakan untuk memenuhi
kewajiban hukum dan transaksi bisnis. Kennedy dan Schauder 1998, menjelaskan bahwa pada setiap dokumen arsip akan terdiri atas :
1. Isi
, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, maupun fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lainnya yang
direkam dalam arsip. 2.
Struktu r, merupakan atribut fisik ukuran dan gaya huruf, spasi, margin dan
lembaga organisasi dan logis dibalik pembuatran dokumen dari suatu arsip. 3.
Konteks , merypakan”mengapa” dari suatu arsip. Tiga elemen teratas bisa
dikelola dengan mudah oleh seorang pegawai bila tingkat kinerja seorang pegawai khususnya dalam hal surat-menyurat lebih dikelolah dengan baik, namun
bagaimana konteks suatu arsip? Tentu memerlukan prosedur kerja yang berasal dari kebijakan administrasi Gambar 3.1 berikut yang menyajikan
pengklasifikasian arsip yang teratur.
Universitas Sumatera Utara
Sumber The Georgia Archieves 2004
Gambar 3.1 Klasifikasi Arsip
1. Jenis arsip
Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya.Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat
digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang no 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai
berikut : a
Arsip dinamsi , adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, dan pelaksanaan tugas dilingkungan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan. b
Arsip statis
, adalah arsip yang tidak dipergunakans secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pelaksanaan tugas kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara.
DOKUMEN RECORDARSIP DINAMIS
AKTIF
ARSIP INAKTIF
ARSIP STATIS ARCHIVES
Universitas Sumatera Utara
c Arsip aktif
, yaitu arsip yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja,
dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
d Arsip inaktif
, yaitu arsip jangka panjang, dan arsip semi akttif. Dokumen yang disebut dengan semi aktif bila hnaya digunakan minimal 5 kali
dalam setahun. Dokumen arsip jangka panjang mwmiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan sidimpan untuk jangka waktu tertentu
sesuai dengan jadwal retensi dokemen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang telah pensiun, pembelian bahan baku yagng sudah dibayar pada
tahun anggaran lalu dan dokumen yang lalu nya.
2. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu
maslah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputuisan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Sebuah bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Sebuah informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindari terjadinya salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan
Universitas Sumatera Utara
membantu mencapai efesiensi kerja. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan
sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan yang optimal.
3. Sistem kearsipan
Setiap organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu
mengetahui dimana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau ditempat lain. Untuk keperluan system pelacakan dapat
menggunakan Basuki, 2003 :
1 Sistem Manual
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk. System ini mencakup
: a
Pemakaian buku Agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari
rak penyimpanan. Walaupun system ini reatif mudah digunakan. Dan kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih menerapkan system ini.
b Pemakaian kartu kendali yang dipasangkan pada masing-masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau nomor yang digunakan. Kini kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih
belum menggunakan system ini. c
Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai
pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu. Kartu ini akan berisikan kolom
Universitas Sumatera Utara
pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pembagian. Penggunaan kartu keluar tersebut guna mencegah terjadinya kehilangan arsip atau tidak dikembalikan.
2 Sistem Kearsipan Elektronik
Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untu dapat mengelola dokumen dengan
baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Dengan penggunaan media elektronik
maka akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, dan kehematan. Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunaan media elektronik
maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengelolaan data akan dapat dilakukan dengan waktu singkat. Penggunaan kehematan disini adalah
dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip. kegiatan
kearsipan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mereka menggunakan media elektronik komputer dalam pengelolaan dokumen, mulai
dari yang sederhana sampai yang canggih. Penggunaan media tersebut diawali dengan penggunaan mikro film, dan
selanjutnya akan dilanjutkan dengan menggunakan perangkat elektronik computer. Sistem kearsipan berbasis Komputer ini memiliki cabinet virtual yang
didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran- lembaran arsip yang telah dikonversi kedalam bentuk file gambar .bmp, jpg,dll
atau dokumen .pdf,doc,txt,dll. Berupa bentuk format seperti inilah Kantor
Universitas Sumatera Utara
Dinas Soasial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunkan computer untuk mepermudah segala aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan arsip. Jadi
secara singkat dapat dikatakan bahwa pada kearsipan yang telah selesai didistribusikanakan selanjutnya akan dimasukkan ke computer dan disimpan
dalam bentuk database. Pada arsip lembaran-lembaran surat yang sudah ada langsung ditransfer ke dalam file gambarteks.
3 Guide petunjuk
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2
bagian, yaitu sebagai berikut : a
Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, dan tanda-tanda pengelompokkan arsip.
b Badan Guide, berfungsi sebagai menopang arsip arsip yang ada
dibelakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filling cabinet, atau dapat juga didepan aesip jika mengunakan map snelhecter.kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan guide
untuk mempermudah pencarian arsip dengan memisahkan beberapa arsip penting, dan umum.
4. Tujuan Penataan Arsip
Sistem penataan arsip yang baik dan aparatur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar
pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan penataan arsip berkas adalah : 1.
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. 2.
Menunjang terlaksananya penyusustan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
3. Sarana penataan arsip terdiri atas dua macam yaitu perangkat lunak
1 Sarana Perangkat Lunak terdiri klasifikasi dan kode arsip
a Kegunaan klasifikasi arsip adalah untuk mengelompokkan arsip yang
mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat
memudahkan penemuan arsip kembali.
b Kegunaan kode arsip adalah untuk memebedakan urusan atau masalah
lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip memberkaskan dan
menentukan letak penyimpanan arsip.
4. Indeks, kegunaan indeks adalah untuk memudahkan pemberkasan,
memudahkan penemuan kembali, dan memudahkan penyusutan. 5.
Syarat mengindeks adalah singkat, jelas dan mudah di ingat, berorientasi pada kebutuhan pemakai ditentukan dari isi surat yang berupa kata benda atau
pengertian kebendaan.
1 Jenis Indeks
a Indeks arsip adalah tanda pengenal arsip yang membedakan arsip
yang satu dan arsip lain, indeks ini dibuat oleh pengelolah dan ditulis pada kolom indeks dalam formulir pengendalian surat masuk.
b Indeks relative adalah daftar indeks yang disusun berdasarkan abjad A
sampai dengan Z.
Universitas Sumatera Utara
2 Faktor yang menunjang kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip setiap
pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaany, apabila ada arsip yang dibutuhkan tidak atau belum dapat ditemukan pada waktu diperlukan. Menyimpan
arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip termaksud dapat ditemukan dengan mudah pula.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan
petugas arsip. Oleh sebab itu perlu dipikirkan tentang pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan
kembali arsip, sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu dadakan penelitian, agar dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau
kegagalan tersebut, untuk kemudian dicari jalan keluar atau cara pemecahannya. Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip ini, seharusnya
berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta diperlukann, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan,
untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem lainnya.
Beberapa faktor yang menunjuang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :
Universitas Sumatera Utara
1. Melakukan kegiatan menghimpun, megklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suati sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain adalah : 3.
Kesederhanaan Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hnaya dimengerti oleh satu orang, melainkan juga
dapat dimengerti pegawai lain. 4.
Ketetapan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan harus memugkinkan penemuan kembali arsip dengan ceapt dan tepat.
5. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu harus dapat memanfaatkan ruangan,
tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia.
C. Prosedur Penataan Arsip
Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi :
1. Memisahkan segregating
Merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahan.
2. Meneliti Disposisi examining
Yaitu mengadakan penelitian, agar surat surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya, perlu
mendapat persetujuan oleh penjabat yang berwenang. Didalam kantor Dinas
Universitas Sumatera Utara
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan setiap surat yang masuk akan dicatat dalam buku agenda dan pemberian kodenomor pada surat laludidisposisikan oleh kepala
dinas sebagai bengtuk persetujuan tindak lanjut terehadap diajukannya surat-surat yang masuk maupun keluar.
3. Memadukan assembling
Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang paling berkaitan.
4. Mengklasifikasi classification
Yaitu menentukan klasifikasi arsip dengan ini pencarian terhadap arsip akan lebih mudah.
5. Mengindeks indexing
Yaitu menentukan inti dari surat dan menentukan indeks arsip. 6.
Tunjuk silang cross reference. Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk memprmudahkan
pencarian kembali arsip bial perlu. 7.
Menyusun Arsip yang sudah diberi kode, sesuai dengan system yang digunakan.
8. Menyimpan Arsip
Yaitu secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing- masing.
Prosedur pelaksanaan penataan arsip pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan prosedur penataan berdasarkan Alur
Kerja. Dengan adanya penataan arsip dapat mempermudah dan memperlancar kebutuhan agar mempermudah pencarian arsip. Dalam penataan, arsip
Universitas Sumatera Utara
membutuhkan prosedur kearsipan yang baik. Adapun yang menjadi metode prosedur kearsipan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
1. Penerimaan Surat Masuk
Tahap awal dalam proses pengarsipan adalah penerimaan surat masuk dari berbagai Lembaga, instansi, atau pihak yang memiliki kepentingan,
pengelolaan surat tersebut lalu di terima oleh bagian kasubag kepegawaian umum, setelah itu bidang kepegawaian umum membaca dan meneliti lalu mencatat surat
tersebut ke dalam buku agenda dan diberikan kartu disposisi. Setelah itu surat tersebut di berikan kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris Kepala Dinas.
Setelah itu sekretaris menulis surat masuk di dalam buku “surat masuk”, selanjutnya di serahkan kepada Kepala Dinas untuk mengisi kartu disposisi.
Setelah kartu disposisi di isi oleh kepala dinas dan mengetahui semua tujuan dan diteruskannya surat tersebut. Bidang Kepegawaian Umum akan mengambil surat
di sekretaris dan memasukkan tujuan surat tersebut di dalam buku ekspedisi. Langkah selanjutnya surat yang sudah tercatat di berikan kepada bagian
yang sudah diperintahkan sesuai kartu disposisi yang di isi oleh Kepala Dinas. Kemudian surat itu di catat dalam buku “surat masuk”. Misalnya surat tersebut di
tunjukkan kepada bidang PENTAKER Penempatan Tenaga kerja, maka bidang PENTAKER mencatat surat tersebut kedalam buku surat masuki PENTAKER.
Tahap terakhir sebelum surat diarsipkan, surat tersebut digandakan untuk mengantisipasi hilangnya arsip.
2. Pengelolaan surat keluar
Surat keluar yang dibuat oleh masing-masing bagian di Disnaker ini, kemudian diketik didalam database komputer sehingga menjadi surat yang di
Universitas Sumatera Utara
inginkan. Surat keluar tersebut lalu dicatat ke dalam buku “surat keluar” dibagian yang mengeluarkan surat tersebut. Surat tersebut akan di catat kedalam buku surat
dan di dalam buku tersebut di isi mengenai prihal, tanggal dan tujuan surat, selanjutnya surat yang telah diketik diberikan kepada bagian Kepegawaian Tata
Usaha untuk di teliti. Bila pengetikan sudah dianggap sesuai maka di beri paraf oleh kepala bagian tata usaha. Selanjutnya surat di berikan kepada sekretaris
kepala dinas, lalu di tandatangan penerima surat untuk diserahkan kepala dinas agar bisa di tanda tangan. Langkah selanjutnya surat yang akan dikeluarkan
tersebut setelah dicatat kemudian di tandatangan oleh kepala dinas dan di serahkan kembali kepadsa bagian yang mengeluarkan surat teresebut.
3. Penyimpanan dan Penempatan Arsip
Penyimpanan arsip pada umumnya, menggunakan abjad, nomor, tanggal wilayah dan bulan. Namun sistem penyimpanan arsip yang ada Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ini menggunakan sistem nomorkode dan berdasarkan abjad . Arsip yang sudah di catat dan di gandakan disimpan di dalam box laci besi
yang disusun sesuai nomor dan setiap laci diberikan keterangan. Untuk penyimpanan arsip disini Disnaker belum memiliki ruang khusus penyimpanan
arsip. Maka dari itu mereka menyimpan arsip tersebut hanya di lemari brankas dan lemari khusus arsip. Dalam penempatan arsip yang disimpan di dalam laci
besi terdapat Map khusus yaitu tanda khusus diatas Map untuk memudahkan temu kembalinya surat melalui mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah
atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat memudahkan penemuan arsip kembali.
Universitas Sumatera Utara
4. Pengarsipan Surat
Diproses pengarsipan ini surat-surat masuk maupun surat keluar selanjutnya akan di arsip ada beberapa cara pengaturan atau teknik mengarsip
secara logis dan sistematis sebagai berikut : a.
Sistem ini memakai metode penyusunan berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama
orang, nama perusahaanorganisasi, nama tempat, mana benda dan subjek masalah.
b. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama.
c. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
d. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan.
e. Membuat petunjuk silang
f. Memberikan kode surat.
g. Menyortir, yaitu memilah-memilah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip. h.
Menyusun menurut susunan abjad. i.
Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
j. Filling cabinet, adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide
yaitu untuk menyimpan dokujmen, surat-surat kantor. k.
Folder dalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map.
l. Guide petunjuk, merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder arsip .
Universitas Sumatera Utara
5. Pegawai Kearsipan
Mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup organisasi, maka arsip- arsip harus diurus, ditata dan dikelola dengan mempergunakan suatu
sistempenyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, pemeliharaan, pengamanan, dan penyingkiran yang tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat,
tata kerjayang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apabila tidak didukung olehseorang pegawai kearsipan. Oleh karena itu, pegawai kearsipan
merupakan unsur yang penting dalam menunjang pelaksanaan tata kearsipan, karena tanpa adanyapegawai kearsipan penyelenggaraan administrasi suatu
organisasi tidak akan Untuk pegawai kearsipan, Pada Kantor Disnaker Kota Medan memiliki beberapa pegawai yang
sangat kompeten dalam pengarsipan sehingga ini sangat mempengaruhi proses pengarsipan pekerjaan kantor menjadi lancar khususnya para pegawai yang
melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan agenda surat keluar yang ada di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha. Pegawai
tersebut memiliki tugas sebagai berikut : a.
Menerima surat yang masuk, mencatat ke dalam kartu kendali dan membuat surat keluar.
b. Menyortir, menyusun surat, dan menyimpannya dalam filling cabinet
menurut klasifikasi yang telah ada. c.
Membantu mencari kembali arsip-arsip yang dibutuhkan oleh kepala bagian maupun oleh pegawai bagian yang lain.
d. Memelihara arsip agar tetap terjaga dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian.
Dalam hal penanganan arsip di Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha mereka lebih memahami mengenai kearsipan dibandingkan dengan pegawai yang
lainnya karena para pegawai tersebut dipilih dan disesuaikan skill dan kebutuhan kantor itu sendiri.
Universitas Sumatera Utara
38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian
Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan meliputi :
1. Penerimaan keseluruhan surat masuk dan surat keluar Pada Disnaker
dicatat dalam buku agenda guna memproses pengarsipan, lalu dikelola dengan memasukkan beberapa surat yang tertulis dalam bentuk file,
dengan menggunakan database komputer untuk memudahkan pencarian arsip dan pendistribusian surat.
2. Pegawai pada bagian umum tata usaha kepegawaian Disnaker dalam
menata arsip memiliki pengetahuan yang baik dalam kearsipan sehingga penataan arsip di Disnaker sudah baik dan efektif.
3. Pengarsipan surat yang diterapkan pada Kantor Disnaker Kota Medan
dilakukan dengan metode penyusunan berdasarkan abjad dan dikombinasikan berdasarkan nama orang, nama perusahaanorganisasi,
nama tempat, mana benda dan subjek masalah.cara ini dianggap baik dan mudah untuk menemukan arsip itu kembali.
Universitas Sumatera Utara
B. Saran
Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha di
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut : 1.
Pengarsipan surat yang telah diterapkan oleh Kantor Disnaker sudah lebih baik, namun penulis menyarankan untuk mengelompokkan arsip menjadi
satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip agar proses pengarsipan lebih efektif.
2. Dalam meningkatkan pengetahuan pegawai dalam pengarsipan, penulis
berharap agar Kantor Disnaker mengadakan pelatihan khusus dibidang kearsipan agar meningkatakan pengetahuan yang sudah dimiliki semakin
meningkat. 3.
Menurut hasil survey dilapangan, dapat dilihat ruang arsip pada kantor Disnaker Minim sekali. Oleh karenanya penulis menyarankan agar perlu
menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan arsip seperti membuat ruang khusus arsip, menambah jumlah meja dan lemari brankas agar lebih
memperlancar proses kegiatan kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
6
BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
