Jenis arsip Peranan Arsip

Sumber The Georgia Archieves 2004 Gambar 3.1 Klasifikasi Arsip

1. Jenis arsip

Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya.Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang no 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut : a Arsip dinamsi , adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan, dan pelaksanaan tugas dilingkungan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. b Arsip statis , adalah arsip yang tidak dipergunakans secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pelaksanaan tugas kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara. DOKUMEN RECORDARSIP DINAMIS AKTIF ARSIP INAKTIF ARSIP STATIS ARCHIVES Universitas Sumatera Utara c Arsip aktif , yaitu arsip yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal. d Arsip inaktif , yaitu arsip jangka panjang, dan arsip semi akttif. Dokumen yang disebut dengan semi aktif bila hnaya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen arsip jangka panjang mwmiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan sidimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokemen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang telah pensiun, pembelian bahan baku yagng sudah dibayar pada tahun anggaran lalu dan dokumen yang lalu nya.

2. Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu maslah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut : 1. Alat utama ingatan organisasi. 2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputuisan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Sebuah bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sebuah informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindari terjadinya salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan Universitas Sumatera Utara membantu mencapai efesiensi kerja. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan yang optimal.

3. Sistem kearsipan