membantu mencapai efesiensi kerja. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan
sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan yang optimal.
3. Sistem kearsipan
Setiap organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu
mengetahui dimana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau ditempat lain. Untuk keperluan system pelacakan dapat
menggunakan Basuki, 2003 :
1 Sistem Manual
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk. System ini mencakup
: a
Pemakaian buku Agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari
rak penyimpanan. Walaupun system ini reatif mudah digunakan. Dan kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih menerapkan system ini.
b Pemakaian kartu kendali yang dipasangkan pada masing-masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau nomor yang digunakan. Kini kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih
belum menggunakan system ini. c
Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai
pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu. Kartu ini akan berisikan kolom
Universitas Sumatera Utara
pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pembagian. Penggunaan kartu keluar tersebut guna mencegah terjadinya kehilangan arsip atau tidak dikembalikan.
2 Sistem Kearsipan Elektronik
Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untu dapat mengelola dokumen dengan
baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Dengan penggunaan media elektronik
maka akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, dan kehematan. Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunaan media elektronik
maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengelolaan data akan dapat dilakukan dengan waktu singkat. Penggunaan kehematan disini adalah
dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip. kegiatan
kearsipan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mereka menggunakan media elektronik komputer dalam pengelolaan dokumen, mulai
dari yang sederhana sampai yang canggih. Penggunaan media tersebut diawali dengan penggunaan mikro film, dan
selanjutnya akan dilanjutkan dengan menggunakan perangkat elektronik computer. Sistem kearsipan berbasis Komputer ini memiliki cabinet virtual yang
didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran- lembaran arsip yang telah dikonversi kedalam bentuk file gambar .bmp, jpg,dll
atau dokumen .pdf,doc,txt,dll. Berupa bentuk format seperti inilah Kantor
Universitas Sumatera Utara
Dinas Soasial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunkan computer untuk mepermudah segala aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan arsip. Jadi
secara singkat dapat dikatakan bahwa pada kearsipan yang telah selesai didistribusikanakan selanjutnya akan dimasukkan ke computer dan disimpan
dalam bentuk database. Pada arsip lembaran-lembaran surat yang sudah ada langsung ditransfer ke dalam file gambarteks.
3 Guide petunjuk
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2
bagian, yaitu sebagai berikut : a
Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, dan tanda-tanda pengelompokkan arsip.
b Badan Guide, berfungsi sebagai menopang arsip arsip yang ada
dibelakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filling cabinet, atau dapat juga didepan aesip jika mengunakan map snelhecter.kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan guide
untuk mempermudah pencarian arsip dengan memisahkan beberapa arsip penting, dan umum.
4. Tujuan Penataan Arsip
