4. Pengawasan
Menurut Sedarmayanti 2001:10 Pengawasan adalah proses penentuan apa yang harus diselesaikan yaitu pelaksanaan, bila perlu melakukan tindakan
korektif agar pelaksanaannya tetap sesuai dengan standar. kesemua fungsi ini bertujuan untuk pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini tentunya akan
memberikan kepuasan bak kepada pimpinan maupun kepada pegawai karena memberikan pengaruh yang baik untuk semua pihak yang bersangkutan.
2. Fungsi Kantor
Menurut Denyer http:ayuuuri.blogspot.com08112010, fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci
adalah : a.
Untuk menerima keterangan misalnya, surat-surat, harga, kutipan, sebagainya.
b. Untuk mencatat keterangan misalnya, persediaan, harga dan catatan-
catatan kepegawaian. c.
Untuk menyusun keterangan misalnya, dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya.
d. Untuk memberi keterangan misalnya, faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan dan sebagainya. e.
Untuk menjamin aktiva-aktiva misalnya, pemeliharaan uang tunai, persediaan dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
3. Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor Susanti 2009:11berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan dan
mencatat keterangan. Kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya,
pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang
tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak.
4. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
Pelaksanaan pekerjaan kantor disetiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan masing-masing kantor bersangkutan.
Pada umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor bersangkut. Perusahaan
yang besar dan luas jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani dari pada perusahaan yang sangat sempit lingkup
usahanya. b.
Sifat atau jenis usaha suatu kantor. Berdasarkan dan faktor yang mempengaruhi kebutuhan pekerjaan kantor
tersebut, maka dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis menulis dan catat mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan
Universitas Sumatera Utara
kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang
meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan, stensil, foto copy dan lain- lain, kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya.
Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketata usahaan di tambah dengan kegiatan lainnya
seperti : penentuan system dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor
dan sebagainya. Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis
menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor, dapat berupa :
1. Pekerjaan tulis menulis kantor dapat berupa menjawab surat
2. Ketatausahaan
3. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih
kompleks Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi
fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok.
B. Tujuan Manajemen Perkantoran
