kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan pekerjaan ketatausahaan yaitu yang
meliputi pekerjaan pengetikan, penggandaan, stensil, foto copy dan lain- lain, kearsipan, ekspedisi, surat pelayanan telepon dan sebagainya.
Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan kantor yang diperlukan adalah ketata usahaan di tambah dengan kegiatan lainnya
seperti : penentuan system dan prosedur perkantoran, merencanakan tata ruang kantor, penggunaan atau pengolahan data elektronik, pembinaan pegawai kantor
dan sebagainya. Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan tulis
menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor, dapat berupa :
1. Pekerjaan tulis menulis kantor dapat berupa menjawab surat
2. Ketatausahaan
3. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih
kompleks Luas atau sempit ruang lingkup pekerjaan kantor, berfungsi memberi
fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok.
B. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut
sedarmayanti 2001:5 adalah : 1.
Untuk memberi ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang
terjangkau. 3.
Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya. 4.
Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau
C. Pengertian Komunikasi Kantor
Komunikasi menurut Bovee, 2003:16 merupakan suatu bidang yang
sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan
adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor.
Kantor menurut Gie, 2000:13 adalah orang-orang, yang mengandung suatu pengertian, bahwa suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh
orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup
hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu.
Universitas Sumatera Utara
Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan kantor yang bersifat tulis-menulis. Di Negara kita kegiatan itu disebut
dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.
Kantor merupakan pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor,
tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.
Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit
kepada unit lain yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :
1. Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi,
yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan
administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau
sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang
berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat
pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor.
Universitas Sumatera Utara
Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat salinan, tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
D. Prinsip-Prinsip Dasar Berlangsungnya Komunikasi dalam Manajemen
