Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara mengerti dengan siapa mereka
mengadakan pembicaraan, sampai di mana tingkat kemampuan atau pendidikannya, sehingga mereka dapat menyesuaikan diri.
f. Lambang atau kode
Teori Komunikasi memberikan masukan kepada lembaga atau perusahaan seperti pada Departemen Ekonomi Pembangunan
Universitas Sumatera Utara tentang adanya penggunaan lambang atau kode, gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang mereka
ucapkan, tetapi lambang kode tersebut tidak digunakan. Karena biasanya pimpinan sering menggunakan kode atau lambang jika
berkomunikasi dengan sesama pimpinan. Sehingga kurang efektif jika metode ini digunakan oleh pimpinan kepada bawahannya.
F. Peranan Manajemen Komunikasi Perkantoran pada Departemen
Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai
tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam satu kantor. Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana
dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor
mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat
Universitas Sumatera Utara
kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor adalah :
a. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
b. Proses menangani informasi, mulai dari penerimaan, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan atau mendisrtibusikan informasi.
Di samping itu, perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi, perlu dicatat, diolah, dan
disimpan dengan baik untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang. Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian
system prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh
pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok
kecil orang-orang tertentu. Dalam hal demikian, seorang pimpinan dapat menunjuk atau mengangkat pembantu yang akan diserahi tugas tertentu untuk
membantunya. Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan yang diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang
lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja. Perlu diketahui, bahwa Peranan Manajemen Komunikasi Perkantoran
yang ada Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
kini sudah relatif efektif, karena komunikasi yang efektif tersebut akan menciptakan suatu iklim kerja pada kantor yang sehat dan terbuka. Adapun
Komunikasi juga sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara pegawai yang terlihat dalam organisasi dan mempunyai pengaruh yang sangat
besar dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu, saling
mengadakan interaksi. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para
pegawai kantor yang ada di Departemen Ekonomi Pembangunan.
Peran Komunikasi juga sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran Pada Kantor Departemen Ekonomi Pembangunan. Pentingnya
komunikasi tersebut dapat dilihat sebagai berikut : 1.
Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara para pimpinan dengan bawahan. Seperti arahan pada para staf pegawai agar tujuan
yang telah direncanakan dan ditetapkan sehingga nantinya tidak terjadi kesalahan dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai. Seperti seorang
pimpinan harus bisa memberikan motivasi kepada para staf pegawainya apabila pekerjaan nya tersebut baik maka seorang
pimpinan bisa menaikkan jabatan bagi pegawainya disuatu instansi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai. Seperti
disiplin dalam menggunakan waktu hadir di kantor sesuai dengan jam yang telah ditentukan, dapat meminimalisasikan atau memanaje
suatu pekerjaan yang telah ditentukan sehingga terciptanya disiplin bagi para pegawai tersebut.
4. Dengan menerapkan peranan komunikasi semua jajaran pimpinan
dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien. Contohnya
pimpinan langsung memantau atau melihat kinerja para pegawainya. 5.
Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai. Contohnya pimpinan ikut serta dalam menindaklanjuti kinerja para
pegawainya. 6.
Meningkatkan kerja sama team work diantara para pegawai. Sehingga dapat terjalinnya suatu hubungan yang baik antara pimpinan
dengan bawahan, dan antara para staf pegawai sehingga tujuan yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan lancar.
7. Menimbulkan adanya saling pengertian dia antara para pegawai dan
saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. Contohnya seperti tidak menganggap remeh suatu pekerjaan yang
telah ditentukan staf pegawai di Ekonomi Pembangunan tidak menganggap remeh dengan pekerjaan apabila dalam menjumlahkan
suatu IP mahasiswa di KHS ataupun KRS.
Universitas Sumatera Utara
8. Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat
dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa
komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka
karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya, dan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga
karyawan akan mendapat arahan secara langsung. Contohnya Seperti adanya saling Tanya jawab diantara para pegawai atau staf pegawai
kepada pimpinan atau sebaliknya sehingga dapat terciptanya komunikasi dan keputusan yang baik.
Selain memberikan perintah, pimpinan juga selalu mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk
memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena
manajemen komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan suatu perusahaan.
Adapun suatu peranan yang memperlancar kinerja aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup dari manajemen perkantoran sehingga
pemikirannya terhadap aktivitas manajemen perkantoran dalam rangka meningkatkan kinerja pribadi dapat mengembangkan perusahaanyaitu :
Universitas Sumatera Utara
1. Executive ability kemampuan kepemimpinan yaitu suatu kemampuan untuk
mempengaruhi dan memotivasi para pegawai yang berada dalam lingkup pengawasannya.
2. Apractical background pengalaman praktek yaitu latar belakang
pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan perkantoran secara rinci dan menyeluruh menjadikan perfomance pribadi yang lebih baik.
3. Managerial training latihan manajerial yaitu kemampuan manajemen
menjadi bagian penting dalam rangka menyelenggarakan sistem manajemen perkantoran. Contohnya seperti ikut serta hadir dalam rapat bersama
pimpinan dan mengelompokkan surat masuk dan keluar. 4.
Ability to express oneself kemampuan mengumpan diri yaitu ekspresi diri merupakan wujud akan kepribadian dan kapasitas diri merupakan bagian
utama dalam menjalankan suatu pekerjaan. 5.
An open attitude suatu sikap terbuka yaitu keterbukaan dalam sikap menjadi penting agar dapat memberikan suasana akrab dengan anak buah dan
keterbukaan juga dapat menjadi pintu bagi terbentuknya solidaritas antar pegawai di suatu kantor.
6. Curiosity keingintahuan yaitu Sifat keingintahuan yang tinggi dapat
bermanfaat untuk dapat mengembangkan diri secara optimal dan selalu mengarah dengan kemampuannya contoh memahami kinerja staf keuangan.
7. Creativeness kreativitas yaitu kombinasi antara daya cipta, seni dan intuisi
yang senantiasa menjadi landasan dalam setiap pelaksanaan perkantoran.
Universitas Sumatera Utara
8. Sound judgment pertimbangan sehat yaitu diharapkan mampu memberikan
pertimbangan dan pandangan-pandangan yang rasional dan bijak. Sehingga dapat menerima saran dan mempertimbangkan kembali setiap masukan yang
ada dari bawahan. 9.
Sales ability kemampuan menjual gagasan yaitu promosi setiap gagasan positif yang muncul perlu diketengahkan kepada anak buahnya dalam rangka
memperbaiki sistem, prosedur, cara kerja, hendaknya dilakukan secara aktif. 10.
Patience kesabaran sabar adalah salah satu sifat kehati-hatian dan kesediaan untuk memberikan toleransi secara rasional dalam setiap proses
penyelenggaraan perkantoran. 11.
Emotional control pengendalian emosi adalah suatu teknik mengatur keterlibatan perasaan dalam proses penyelenggaraan perkantoran dan
penyelesaian permasalahan yang ada didalamnya, dengan cara yang bijak dan memberikan porsi yang proposional.
12. Co-operativeness kemampuan kerjasama yaitu keberhasilan kerja dalam
suatu team work tergantung dari kemampuan tim tersebut untuk bekerjasama. Sehingga pimpinan dapat bekerjasama kepada staf pegawai kantor.
G. Sistem Komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan
