Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat salinan, tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
D. Prinsip-Prinsip Dasar Berlangsungnya Komunikasi dalam Manajemen
Perkantoran
Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler 2001, ada empat prinsip dasar
komunikasi yaitu : 1.
Komunikasi adalah suatu proses, di mana proses ini merupakan suatu seri kegiatan yang terus-menerus, yang tidak mempunyai permulaan
atau akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga melibatkan suatu variasi saling berhubungan yang kompleks yang tidak pernah
ada duplikat dalam cara yang persis sama yaitu saling berhubungan diantara orang, lingkungan, keterampilan, sikap, status, pengalaman,
dan perasaan, semuanya menentukan komunikasi yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Contohnya seorang pengawas sedang
memperhatikan karyawannya sesuatu pekerjaan. Tiba-tiba pengawas tersebut mengucapkan kata salah, maka karyawan yang sedang
bekerja tersebut menghentikan pekerjaannya dan mungkin bertanya dimana letak kesalahannya. Atau kalau karyawan tersebut tahu
dimana letak kesalahannya dia dapat langsung memperbaiki pekerjaannya pada saat diawasi tertsebut.
2. Komunikasi adalah sistem.
Universitas Sumatera Utara
Setelah tahu apa arti komunikasi atau informasi yang akan dikirimkan, informasi tersebut perlu diubah kedalam kode atau sandi-
sandi tertentu sesuai dengan aturannya sehingga berupa menjadi suatu pesan. Jadi komponen pesan ada kaitannya dengan komponen
pengirim. Bila pengirim tidak benar menyandikan arti yang akan dikirim maka terjadilah pesan itu kurang tepat. Kurang tepatnya
pesan yang dikirim akan mempengaruhi komponen penerima dalam menginterprestasikannya. Kaitan komponen pesan dengan saluran
misalnya bila pesan disampaikan dengan lisan maka gelombang suara adalah saluran dan ini juga berkaitan dengan si penerima dalam
mengikuti pesan yang harus menggunakan pendengarannya dalam menerima pesan tersebut. Begitulah, antara satu komponen yang lain
saling berkaitan bila terdapat gangguan pada suatu komponen akan berpengaruh pada proses komunikasi secara keseluruhan.
3. Komunikasi bersifat interaksi dan transaksi.
Yang dimaksud dengan istilah interaksi adalah saling bertukar komunikasi. Misalnya seseorang berbicara kepada temannya
mengenai sesuatu, kemudian temannya yang mendengar memberikan reaksi atau komentar terhadap apa yang sedang dibicarakan itu.
Begitu selanjutnya berlangsung secara teratur ibarat orang yang bermain melempar bola. Seorang yang melemparkan yang lainnya
menangkap kemudian yang menangkap melemparkan kembali kepada si pelempar pertama.
Universitas Sumatera Utara
4. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak sengaja.
Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan.
Misalnya seorang yang pemimpin bermaksud mengadakan rapat dengan kepala-kepala bagiannya. Apabila pimpinan tersebut
mengirimkan pesan yang berisi undangan rapat kepada kepala-kepala bagiannya, maka itu dinamakan komunikasi sengaja. Misalnya
seseorang memakai warna pakaian yang agak terang yang tidak mempunyai maksud untuk mengirim pesan tertentu, kadang-kadang
diterima secara tidak sengaja sebagai pesan oleh orang lain, karena tanpa disadari orang lain melihat warna pakaian yang dipakainya.
Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang bermaksud mengirim pesan tertentu terhadap orang lain ia inginkan untuk
menerimanya. Tetapi itu bermulah merupakan jaminan bahwa pesan untuk akan efektif, karena tergantung pada faktor lain yang juga ikut
berpengaruh kepada proses komunikasi. Ada juga situasi komunikasi yang tidak disengaja tetapi diterima
oleh orang lain dengan sengaja, misalnya : dalam suatu kelas yang hening tiba-tiba seorang murid berdiri maju kedepan mengambil
kapur untuk menghisap tinta penanya. Gerakan murid dengan tidak sengaja sebagai pesan itu diterima murid-murid lainnya sebagai pesan
karena tiba-tiba temannya yang lain memperhatikan geraknya yang menimbulkan bermacam-macam interprestasi bagi mereka. Dari
Universitas Sumatera Utara
bermacam-macam contoh diatas jelaslah, bahwa komunikasi itu dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja.
E. Pelaksanaan Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan
