KEPALA PERPUSTAKAAN
NASIONAL RI Deputi Bidang
Sumber Daya Perpustakaan
Deputi Bidang Pengembangan
Bahan Pustaka Dan Jasa
Informasi
Pusat Pengembangan
Pustakawan Pusat Preservasi
Bahan Pustaka Sekretariat
Utama
Bidang Reprografi
Bidang Konservasi
Subbid Mikrofilm
Subbid Reproduksi
Kelompok Jabatan
Fungsional Subbid
Perawatan dan Perbaikan Bahan
Pustaka Subbid Teknis
Penjilidan Bahan Pustaka
Pusat Jasa Perpustakaan
dan Informasi
Bidang Kerjasama
Perpustakaan dan Otomasi
Subbid Kerjasama
Perpustakaan Bidang Layanan
Koleksi Khusus Bidang Layanan
Koleksi Umum
Kelompok Jabatan
Fungsional Pusat
Pengembangan Koleksi dan
Pengolahan Bahan Pustaka
Bidang Pengolahan
Bahan Pustaka Bidang Akuisisi
Kelompok Jabatan Fungsional
Pusat Sistem Informasi
Bidang Sistem Informasi
Bidang Teknologi
Informasi Direktorat
Deposit Bahan Pustaka
Subdirektorat Bibliografi
Subdirektorat Deposit
Kelompok Jabatan
Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional
Gambar 9 Konsep Pengembangan Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI
4.3 Analisis Sistem
Langkah yang ditempuh setelah melakukan investigasi sistem adalah analisis sistem. Pada tahapan ini dilakukan analisis kebutuhan informasi dan
analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan fungsional.
4.3.1. Analisis Kebutuhan Informasi
Analisis kebutuhan informasi ini menggunakan kerangka kerja PIECES performance, information, economic, control, efficiency, services Tabel 1.
Whitten, 2007. Kerangka kerja PIECES ini digunakan untuk membandingkan
kelemahan dan kelebihan dari sistem berjalan dengan sistem yang akan diusulkan ini.
Tabel 1 Kerangka kerja PIECES
Kerangka PIECES
Sistem Lama Sistem Diusulkan
Performance Kinerja
Waktu yang dibutuhkan lebih lama karena adanya duplikasi
data. Waktu dalam pemasukan
data relatif singkat karena sistem yang diusulkan sudah
terintegrasi.
Information Informasi
1.Informasi mengenai daftar koleksi deposit pada situs
web Perpustakaan Nasional Deposit belum seakurat dan
secepat pada sistem yang diusulkan.
2.Informasi dalam bentuk data bibliografi
kurang konsisten, karena satu data
yang sama diinput oleh tiga operator.
1.Sistem informasi sudah terintegrasi,sehingga dapat
mencegah terjadinya
duplikasi data. 2.Data lebih konsisten,
karena pemasukan satu data dilakukan juga hanya
oleh satu operator.
Economic Ekonomi
Biaya yang dikeluarkan lebih besar dibandingkan sistem
yang diusulkan Biaya yang dikeluarkan
relatif kecil.
Control Pengendalian
Pembatasan hak penggunaan sistem tidak sesuai dengan
pekerjaan Pembatasan hak penggunaan
sistem sesuai tugas dan fungsi masing-masing.
Efficiency Efisiensi
Belum terintegrasinya sistem, menyebabkan data yang sama
disimpan di banyak tempat dan dampaknya adalah
pemborosan waktu. Waktu lebih efisien karena
pemasukan data yang sama dapat dihindari.
Services Pelayanan
Pelayanan belum memuaskan karena informasi terbaru
sangat lambat disajikan, sehingga pengaksesan
melalui internet otomatis lambat dilakukan.
Pemasukan data relatif lebih cepat, sehingga informasi
terbaru dapat diakses sesuai waktunya.
Paparan dari tabel sebelumnya dapat diketahu bahwa sistem yang diusulkan ini dari berbagai sisi lebih baik dibandingkan sistem yang sedang berjalan. Faktor
pertama adalah kinerja. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas
yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Dalam hal ini, tugas staf Direktorat Deposit adalah melakukan penerimaan, pengelolaan hingga
menyajikan informasi dari koleksi yang sudah diterima dengan media penyebaran informasi melalui website. Pekerjaan staf pada saat pengolahan dan penyajian
informasi koleksi deposit ini dianggap kurang produktif, karena dalam sistem lama proses pemasukan data lebih lama dibandingkan dengan sistem yang
diusulkan karena pada sistem lama pengerjaan metadata yang sama bisa dilakukan berulang oleh beberapa orang.
Kelebihan dari sistem yang diusulkan adalah pengerjaan satu data bibliografi hanya dilakukan oleh satu orang saja tanpa harus melakukan
pengulangan perkerjaan, karena sistem yang digunakan sudah terintegrasi hingga data yang dimasukkan ke sistem dapat disajikan langsung melalui situs web.
Selain itu, pada sistem lama data dari koleksi deposit belum memuat data koleksi yang sudah diterima dari penerbit dan pengusaha rekaman, sehingga setiap tahun
perpustakaan nasional secara manual mengirimkan daftar penerimaan koleksi deposit pada sebagian penerbit dan instansi lainnya yang terkait. Sistem yang
diusulkan ini sudah berbasis web, sehingga daftar hasil penerimaan tidak perlu lagi dikirim manual, tetapi bisa melalui media internet.
Pada sisi informasi, sistem yang sedang berjalan saat ini menyajikan informasi tidak secepat dan seakurat sistem yang diusulkan. Pada sistem baru
semua informasi yang sudah dimasukkan dalam sistem yang dapat diakses langsung oleh masyarakat luas melalui situs web. Informasi yang disajikan pun
disediakan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah dalam bentuk statistik untuk laporan.
Analisis dari sisi ekonomi berguna untuk mengetahui apakah manfaat yang didapatkan melebihi dari biaya yang dikeluarkan. Dalam sistem yang lama didapat
bahwa biaya yang dikeluarkan relatif lebih tinggi dibandingkan dengan biaya
yang dikeluarkan pada sistem yang diusulkan. Pada sistem yang lama Perpustakaan Nasional RI harus melakukan pemeliharaan tiga aplikasi sistem,
sedangkan pada sistem yang diusulkan hanya memerlukan satu pemeliharaan sistem saja. Manfaat kedua yang didapat Perpustakaan Nasional RI dari sistem
yang diusulkan ini adalah dapat mengurangi biaya pencetakan dan pengiriman koleksi deposit kepada berbagai instansi karena daftar penerimaan koleksi deposit
dapat diakses secara luas dan cepat melalui situs web Perpustakaan Nasional RI. Pengendalian dilakukan dengan tujuan meningkatkan keamanan data. Pada
sistem lama hak admin tidak diberikan pada Subdirektorat Deposit, sehingga data koleksi deposit tidak dapat dibuatkan dalam berbagai bentuk. Keamanan data
kurang terkendali, di mana hak ubah kata kunci diberikan kepada seluruh staf yang menginput data, sehingga data dapat diubah. Pada sistem yang diusulkan hak
admin dikelola oleh perwakilan dari pegawai Subdirektorat Deposit yang mengerti mengenai teknologi informasi, sehingga sistem keamanan dapat lebih terjaga
keakurasiannya. Analisis dari sisi efisiensi dilakukan untuk mengetahui apakah yang kita
kerjakan dapat menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya. Pada sistem lama informasi pemasukan data
sangat lama dilakukan, sehingga masih banyak koleksi deposit yang belum dimasukkan datanya. Hal ini dapat terjadi karena dalam pemasukan data
dilakukan berulang kali sesuai dengan kebutuhannya, misalnya untuk membuat laporan penerbitan dibuat datanya sendiri, untuk kepentingan pengolahan
memasukkan data yang sama dan pada saat akan memasukkan data di situs web juga diketikkan secara terpisah pula.
Analisis dari sisi pelayanan yang disediakan di perpustakaan secara garis besar ada tiga yaitu, menghimpun, mengelola dan memberdayakan informasi.
Perpustakaan harus secara aktif memberdayakan bahan pustaka yang dimilikinya dengan memberikan berbagai bentuk layanan, salah satunya adalah dengan
menyediakan publikasi koleksi deposit kepada masyarakat agar dapat diketahui dengan jelas informasi apa saja yang dikandungnya agar koleksi deposit dapat
dimanfaatkan dengan baik oleh pemustaka. Pelayanan dalam sistem lama belum memuaskan karena publikasi hasil deposit tidak dapat diakses dengan cepat,
sedangkan pada sistem yang diusulkan sudah menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga informasi yang disajikan dapat lebih cepat dan akurat
diakses oleh internal perpustakaan nasional maupun masyarakat.
4.3.2.Analisis Kebutuhan Sistem
Aplikasi sistem yang digunakan oleh Subdirektorat Deposit saat ini belum terintegrasi sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data pada saat pemasukan
data, untuk mengantisipasi hal itu maka diperlukan suatu pengembangan sistem yang dimulai dari proses penetapan kebutuhan sistem, pemodelan sistem serta
penetapan perangkat lunak yang akan digunakan. Tujuan dari analisis sistem ini ialah agar sistem yang dirancang ini dapat menghasilkan informasi daftar koleksi
deposit dan data wajib serah yang menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI.
Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan pada proses kerja sistem yang berjalan, maka perlu adanya perbaikan sistem yang sedang berjalan. Adapun
pertimbangan diperlukannya suatu perbaikan sistem adalah: 1
Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama yang belum terintegrasi, sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data. Oleh sebab itu
diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menampung setiap kebutuhan informasi mengenai koleksi deposit.
2 Kebutuhan informasi mengenai daftar koleksi yang cepat dan akurat melalui
media situs web. 3
Kebutuhan informasi mengenai daftar wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit.
4 Kebutuhan laporan berupa statistik penerimaan koleksi deposit berdasarkan
periode tertentu.
4.3.3. Analisis Kebutuhan Fungsional
