Beberapa definisi dan tujuan undang-undang deposit yang telah diuraikan sebelumnya, maka secara rinci dapat diketahui bahwa fungsi dari undang-undang
deposit adalah sebagai berikut: 1
Menghimpun, menyimpan dan melestarikan hasil karya intelektual suatu bangsa.
2 Mendokumentasikan hasil karya manusia dalam bentuk bibliografi dan
bentuk fisik dari terbitan tersebut. 3
Menghimpun statistik perkembangan penerbitan di suatu negara. Lor, 2001.
2.3. Objek Undang-Undang Deposit
Secara umum semua jenis hasil cetakan maupun rekaman termasuk dalam obyek undang-undang deposit. Undang-undang deposit menurut obyeknya terdiri
dari: 1 Karya Cetak
1.1 Buku Buku merupakan obyek paling awal dari Undang-Undang Deposit.
Definisi buku sendiri merupakan dokumen hasil catatan maupun rekaman yang diterbitkan dan digandakan oleh suatu penerbit. Yang patut
diperhatikan pada koleksi ini adalah mengenai edisi revisi di mana buku tersebut telah mengalami koreksi atau dilengkapi. Buku dalam kondisi
revisi ini dianggap sebagai karya baru, sehingga penerbit harus menyerahkan kembali buku edisi revisi kepada Perpustakaan Nasional.
1.2 Serial atau Terbitan Berkala Serial merupakan koleksi yang sangat berharga. Pada koleksi ini banyak
menilai informasi yang tidak tidak terhingga nilainya. Materi serial meliputi semua jenis terbitan yang dikeluarkan pada waktu yang
berkesinambungan, baik dalam waktu beraturan maupun yang tidak beraturan penerbitannya. Penerbitan serial ini dapat berupa jurnal, surat
kabar, majalah, indeks dll. Jenis dan jumlah serial sangat banyak , sehingga setiap negara sebaiknya mempertimbangkan materi apa saja yang
wajib disimpan sebagai hasil dari pelaksanaan Undang-Undang Deposit.
1.3. Pamflet Sebaiknya pamflet harus dimasukkan dalam bagian undang-undang
deposit. Pada beberapa negara yang membuat peraturan minimal halaman yang dapat diserahkan oleh penerbit.
1.4. Lembaran Musik Lembaran musik atau musik tercetak merupakan bagian penting sebagai
warisan budaya bangsa, sehingga koleksi ini perlu dilestarikan. 1.5. Ikonografi
Materi ini dapat berupa poster, selebaran, foto, ukiran, dan lain-lain. Yang perlu diperhatikan dari koleksi ini adalah cara dan tempat
mendokumentasikannya. 1.6. Terbitan Pemerintah
Terbitan ini dapat menjadi bagian dari pelaksanaan undang-undang deposit tergantung pada sistem pemerintahan, jika negaranya memiliki sistem
pemerintahan federal, maka negara bagiannya tidak dapat dipaksakan menyerahkan terbitannya. Ditemukan juga pada beberapa negara yang
tidak mewajibkan penerbit untuk menyerahkan koleksinya untuk dilestarikan, padahal seperti diketahui bahwa terbitan pemerintah ini
sangat banyak dan beragam. Sesuai dengan peraturan di Indonesia, penerbit wajib menyerahkan dua eksemplar terbitannya ke Perpustakaan
Nasional. 1.7. Peta
Tidak semua negara mengumpulkan koleksi ini untuk dimasukkan sebagai bagian dalam pelaksanaan undang-undang deposit. Ada beberapa negara
yang hanya mengumpulkan peta yang sudah dikemas dalam bentuk buku, seperti atlas. Jumlah koleksi yang diserahkan ke Perpustakaan Nasional
pada beberapa negara berjumlan satu eksemplar. 2 Jenis Karya Tidak Tercetak Non print material
Koleksi ini merupakan perkembangan dari karya cetak yang membawa warna baru bagi koleksi perpustakaan. Koleksi ini terdiri dari :
2.1. Mikrofilm Koleksi bentuk mikro ini dapat berasal dari karya asli yang langsung
dibuat dalam bentuk microfilm atau merupakan cetak ulang karya yang telah diterbitkan. Kedua bentuk ini tanpa pengecualian masuk dalam
undang-undang deposit. 2.2. Materi Audiovisual
Bentuk ini dapat berupa rekaman suara dan gabungan antara rekaman suara dan visual. Penanganan koleksi ini berbeda dengan karya tercetak,
diperlukan peralatan tertentu untuk mengakses informasi ini. Dokumentasi ini meliputi cakram, tape, slide, film, videotape, videodisc dan multimedia
lainnya. Materi audiovisual ini merupakan benda yang m itu dipudah rusak dan pecah, oleh sebab itu diperlukan perawatan khusus untuk
menanganinya. Banyak negara yang sudah membuat dokumentasi ini dalam bentuk digital sebagai salinan jika koleksi aslinya rusak. Tetapi
yang saat ini menjadi masalah adalah mengenai Undang-Undang Hak Cipta.
2.3. Materi Lainnya Dokumentasi ini dapat berupa koin, perangko, uang kertas dan lain-lain.
Secara umum yang merupakan kewajiban untuk disimpan pada koleksi ini adalah segala sesuatu yang terkait dengan sejarah.
3 Terbitan Elektronik Terdapat dua kategori pada publikasi elektronik, yakni:
3.1. Publikasi elektronik yang tidak tersambung pada jaringan. Publikasi ini merupakan publikasi yang berwujud nyata dan berbentuk fisik, seperti
disket dan CD ROM 3.2. Jenis kedua adalah publikasi yang terhubung pada sebuah jaringan.
Publikasi ini merupakan publikasi yang tidak berwujud fisik, seperti buku elektronik Lariviere : 2000
Terbitan elektronik juga merupakan karya yang wajib diserahkan kepada perpustakaan nasional untuk dilestarikan. Perlu dipertimbangkan pada koleksi ini
adalah sebaiknya dibuat pembatasan akses pemanfaatan informasi dari koleksi ini, agar tidak terjadi penyalahgunaan akses oleh pengguna. Upaya dalam pembuatan
kebijakan pelaksanaan undang-undang deposit, terdapat tujuh unsur penting yang harus tercakup di dalam undang-undang deposit yang berlaku untuk semua jenis
terbitan. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut: 1
Asal-usul terbitan Pada dasarnya undang-undang deposit terbatas hanya untuk terbitan nasional
dalam berbagai bentuk yang diterbitkan negara tersebut. Penentuan asal-usul penerbitan, agen penerbitan dan tanggal penerbitan sangat penting untuk
diperhatikan karena sesuai dengan undang-undang deposit, ketentuan ini hanya berlaku terbatas di dalam suatu negara, tidak dapat menjangkau batas
negara lain. 2
Komprehensif Semua bahan pustaka harus tercakup sebagai obyek dalam undang-undang
deposit. Tujuan peraturan ini ialah menghindari kehilangan koleksi yang pada mulanya dianggap tidak penting tetapi kemudian hari ternyata mempunyai
nilai historis. Ini berarti seluruh bahan pustaka yang diterbitkan untuk pertama kalinya di suatu negara dalam bentuk apapun juga terkena kewajiban
untuk diserahkan kepada perpustakaan nasional sebagai pelaksana dari undang-undang deposit.
3 Depositor
Undang-undang deposit mempunyai kekuatan yang sangat besar untuk memaksa penerbit maupun pengusaha rekaman untuk menyerahkan
terbitannya kepada lembaga nasional yang ditunjuk sebagai pelaksana peraturan tersebut. Di negara-negara yang undang-undang depositnya
berhubungan langsung dengan hak cipta tetap dikenakan peraturan tersebut. 4
Depositori Lembaga yang ditunjuk sebagai tempat penyimpanan bahan-bahan deposit
dan sebagai pelaksana undang-undang deposit di berbagai negara berbeda- beda. Perpustakaan nasional bukanlah satu-satunya lembaga yang mempunyai
tanggung jawab untuk memelihara koleksi deposit, justru di beberapa negara perpustakaan lain yang ditunjuk sebagai pelaksana undang-undang deposit.
Contohnya di Inggris, British Library menunjuk lima perpustakaan lainnya untuk ikut bertanggung jawab sebagai perpustakaan deposit, yakni: The
Bodleian Library, Oxford, Cambridge University Library, The National Library of Scotland, The National Library of Wales, The Library of Trinity
College, Dublin. 5
Jumlah eksemplar Berdasarkan ketentuan yang ada, jumlah koleksi yang diserahkan ke
depositor sekurang-kurangnya satu eksemplar, sebab tujuan dari undang- undang ini adalah untuk kepentingan bangsa agar koleksi ini dapat
dilestarikan dan didayagunakan. Tetapi pada kenyataannya, tiap negara mempunyai kebijakan yang berbeda-beda tentang berapa jumlah bahan
deposit yang harus diserahkan. Salah satu contoh adalah Republik Rakyat Cina mewajibkan lima eksemplar disimpan pada perpustakaan nasional dan
dua yang lain dikirim ke perpustakan hak cipta. Jadi memang jumlah eksemplar yang harus diserahkan penerbit kepada pelaksana undang-undang
deposit sangat tergantung pada kebijakan, prosedur pelaksanaan dan faktor ekonomi dari negara masing-masing.
6 Kompensasi ganti-rugi
Tidak ada ketentuan yang mewajibkan lembaga yang ditunjuk sebagai perpustakaan deposit untuk memberikan imbalan kepada penerbit maupun
pengusaha rekaman. Hal ini dikarenakan bahwa tujuan dari undang-undang ini adalah menjamin kelangsungan hasil karya bangsa untuk generasi di masa
mendatang. Depositor berhak menerima koleksi deposit secara gratis tanpa imbalan apa pun. Walaupun demikian ada beberapa negara yang memberikan
kompensasi sebagai imbalan ganti rugi ongkos produksi penerbitan, seperti di negara Jepang.
7 Waktu penyerahan
Waktu penyerahan koleksi deposit lebih baik dilakukan sesegera mungkin agar dapat dipublikasikan dan didaftarkan pada bibliografi nasional.
Kebijakan waktu penyerahan ini tidak diatur secara internasional, sehingga setiap negara membuat kebijakannya masing-masing. Di Finlandia batas
waktu penyerahan koleksi deposit paling lambat dua bulan setelah diterbitkan, sedangkan di Indonesia sediri batas waktu penyerahan adalah 3
bulan setelah diterbitkan.
Konsep awal dari tujuan undang-undang deposit ialah produsen karya cetak dan rekam wajib menyerahkan satu atau lebih salinan karyanya untuk dilestarikan
sebagai karya intelektual bangsa yang dapat dimanfaatkan dan diakses oleh masyarakat, maka menurut Muir dinyatakan bahwa empat persyaratan penting
dalam pelaksanaan undang-undang deposit, yaitu: ketuntasan, pelestarian, publisitas, bibliografi nasional dan kemudahan akses oleh masyarakat. Ketuntasan
menyiratkan bahwa semua bahan, terlepas dari kualitas atau format apapun harus disimpan untuk pelestarian
Perpustakaan Nasional sebagai pelaksana undang-undang deposit sebaiknya dapat menyajikan berbagai informasi yang mungkin tidak tersedia di tempat lain
agar dapat diakses oleh masyarakat dari setiap tempat terutama untuk tujuan penelitian. Perpustakaan nasional mempunyai dua peranan untuk dalam
penyebaran akses informasi: . Muir, 2001
1. Perpustakaan dapat menyediakan akses informasi, ide dan konsep pengetahuan,
pikiran dan budaya. 2. Perpustakaan memiliki tanggung jawab untuk menjamin dan menfasilitasi
akses kegiatan pendidikan dan intelektualitas. Perpustakaan nasional harus mencerminkan suatu keanekaragaman dari berbagai kalangan sosial. Kavcic-
Colic, 2003. Akhir-akhir ini mulai menjadi pembicaraan berbagai negara apakah bahan
pustaka deposit ini sebaiknya dikemas dalam bentuk digital atau tidak, yang menjadi pertimbangan dalam melakukan digitalisasi koleksi ini adalah adanya
peluang pembajakan karya seseorang yang telah diterbitkan tersebut. Seperti yang dinyatakan Brian Lang 2010 bahwa perpustakaan nasional seharusnya
membangun kepercayaan penerbit bahwa hasil terbitannya yang diserahkan ke perpustakaan nasional tidak akan mengurangi pendapatan mereka karena
pembajakan dari isi dokumen. Penerbit saat ini khawatir terhadap dampak dari pemanfaatan teknologi informasi. Perpustakaan nasional harus menunjukkan
kepada penerbit manfaat yang akan didapatkan oleh penerbit jika menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit yaitu pelestarian koleksi hingga masa
mendatang. Lang, 2000
Tugas penting perpustakaan nasional bukan hanya menitikberatkan pada pengumpulan dan pemeliharaan bahan deposit saja, tetapi juga memiliki
tanggung jawab dalam perlindungan informasi yang sudah diserahkan oleh penerbit kepada perpustakaan nasional. Perpustakaan nasional memang
mempunyai wewenang untuk menyediakan akses informasi koleksi deposit kepada masyarakat, tetapi tetap harus melakukan pembatasan akses koleksi
deposit. Dengan pembatasan ini artinya perpustakaan nasional telah memberikan umpan balik kepada penerbit dalam hal perlindungan data
Perpustakaan nasional sebagai lembaga pelaksana undang-undang sebaiknya memperhatikan beberapa hal dalam pengelolaan koleksi deposit. Menurut Payne,
terdapat beberapa kegiatan yang dapat dilakukan dalam pengelolaan koleksi deposit, antara lain:
.
1 Penyimpanan koleksi deposit
Kegiatan yang dilakukan adalah memasukkan data koleksi deposit pada basis data dan menempatkan koleksi deposit dalam ruang penyimpanan.
2 Konservasi
Penting untuk melakukan pembersihan dan perbaikan koleksi deposit ada kerusakan dilakukan.
3 Pelestarian koleksi dari lingkungan
Melakukan pelestarian jangka panjang, terutama koleksi deposit dengan bahan baku kertas. Salah satu caranya adalah dengan menjaga suhu rendah
dan tingkat kelembaban koleksi. 4
Pendayagunaan koleksi deposit Menyediakan fasilitas
5 Pelayanan melalui media internet
kepada pemustaka untuk melihat dan menggunakan informasi pada koleksi deposit
6 Memberikan informasi koleksi deposit melalui jaringan internet, biasanya
dalam bentuk katalog yang dapat diakses melalui media internet. Ruang baca
Menyediakan ruang baca di tempat bagi pemustaka yang ingin mendapatkan
informasi pada koleksi deposit Payne, 2005
2.4. Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang Karya Cetak dan Karya