terjadinya duplikasi data dan berdampak tidak efisiennya dalam pelaksanaan tugas pengelolaan koleksi deposit, oleh sebab itu dukungan teknologi informasi yang
tepat sangat diperlukan untuk menampung seluruh kebutuhan unit kerja yang ada di Subdirektorat Deposit. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai teknologi
elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh
ruang dan waktu. Perancangan deposit yang terintegrasi dan berbasis web ini akan menjadi jawaban dari masalah yang dihadapi dalam pengelolaan koleksi deposit
agar daftar koleksi deposit dapat diakses secara cepat dan akurat oleh Perpustakaan Nasional maupun pemustaka.
1.2. Permasalahan Penelitian
Ada beberapa masalah yang akan dibahas pada penelitian ini, antara lain: 1
Adanya pengulangan data pada saat proses pemasukan data pada tiga sistem aplikasi yang berbeda.
2 Belum terintegrasinya sistem aplikasi pada Subdirektorat Deposit.
3 Adanya redudansi data dalam pemasukan data bibliografis.
1.3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan merancang sistem informasi pengawasan bibliografis di Subdirektorat Deposit yang terintegrasi dan berbasis web.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1
Terintegrasinya sistem informasi antar unit kerja. 2
Terbentuk data yang akurat. 3
Penyebarluasan informasi koleksi deposit kepada masyarakat dan penerbit. 4
Sebagai kontribusi pada Perpustakaan Nasional RI untuk membuat kebijakan dalam rangka menindaklanjuti rancangan yang akan dibuat ini
untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan UU no. 4 tahun 1990. 5
Memperkaya khasanah pengetahuan di bidang ilmu perpustakaan dan informasi berkenaan dengan rancangan data hasil pelaksanaan UU No. 4
Tahun 1990.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah merancang sistem informasi untuk pengelolaan koleksi deposit hasil pelaksanaan Undang-undang no. 4 tahun
1990 di Subdirektorat Deposit, Perpustakaan Nasional RI. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode siklus hidup
pengembangan sistem system development life cycle atau sering disingkat dengan SDLC. Tahapan dalam penelitian ini meliputi: analisis studi kelayakan,
investigasi sistem, análisis sistem, dan rancangan sistem.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengawasan Bibliografis
Sejalan dengan maraknya ledakan informasi yang dapat dilihat dari semakin banyaknya literatur dan terbitan yang dihasilkan, maka pengawasan terhadap
sumber informasi dan pengetahuan yang dituangkan dalam sebuah terbitan merupakan hal yang perlu untuk dilakukan. Dalam hal demikian Perpustakaan
Nasional RI memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengawasan bibliografis sebagaimana dinyatakan Scott bahwa peran penting perpustakaan nasional adalah
mengumpulkan seluruh terbitan dan melakukan pengawasan bibliografis agar terbitan tersebut mudah diakses dan dapat dilestarikan sebagai warisan budaya
bangsa dalam berbagai bentuk informasi, termasuk dalam bentuk
Salah satu definisi tentang pengawasan bibliografis diberikan oleh Davinson bahwa pengawasan bibliografis merupakan upaya pengembangan dan
pemeliharaan suatu sistem pencatatan bagi semua bentuk informasi rekam, bahan tercetak, bahan audio-visual maupun bentuk lainya ini berguna untuk
memudahkan ditemu kembali koleksi perpustakaan untuk kepentingan masyarakat yang dapat menambah khasanah pengetahuan dan informasi. Davinson, 1981.
elektronik Scott, 2003.
Kegiatan dari pengawasan bibliografis ini sendiri merupakan upaya untuk mengidentifikasikan suatu dokumen sehingga dokumen tersebut dapat dengan
mudah ditemukan dan dimanfaatkan secara maksimal oleh pengguna. Anderson, 1974. Dari definisi yang telah diutarakan tersebut, maka dapat disimpulkan
bahwa pengawasan bibliografis merupakan kumpulan karya bibliografi dan kreasi yang diterapkan guna mengatasi masalah pencarian informasi.
Sebagai alat pengawasan bibliografis terdapat tiga unsur yang perlu dipenuhi, antara lain:
1 Kelengkapan
Kelengkapan informasi yang tercantum dalam bibliografi mengenai terbitan apa saja yang telah diterbitkan dan dalam bidang apa saja. Dengan
kelengkapan informasi ini, maka akan memudahkan pola pendekatan atau akses ke sumber informasi
2 Akses ke suatu bagian
Bibliografi yang ideal memungkinkan akses atau pendekatan kepada bagian yang spesifik atau bagian yang lebih kecil dari bentuk-bentuk terbitan
tersebut. 3
Bentuk yang beragam Sarana bibliografi yang komprehensif atau menyeluruh akan memasukkan
semua bentuk atau format pada sistem komputer. Katz, 1987 : 22 Upaya untuk menemukan suatu dokumen memerlukan suatu sarana yang
baku yang dapat dimengerti dan mudah digunakan oleh berbagai pihak sehingga pencarian informasi akan lebih mudah dilakukan. Kegiatan dari pengawasan
bibliografis melibatkan beberapa sumber informasi antara lain; kompilasi deskripsi bibliografi,
pembuatan katalog subjek
meliputi klasifikasi, menempatkan subjek, indeks dan abstrak. Knutsen, 2002
Setiap dokumen idealnya hanya satu kali saja dibuatkan cantuman komprehensif, yaitu oleh badan yang berwewenang di negara tempat dokumen
tersebut diterbitkan atau diciptakan. Data bibliografis yang dapat diakses melalui media internet, maka perlu diperhatikan adalah tengara yang ada pada cantuman
bibliografi koleksi sebaiknya ditampilkan agar sistem dapat membaca dari setiap ruas bibliografis Thomas, 1994.
Cantuman itu harus dibuat secepatnya, segera setelah dokumen itu terbit sesuai dengan standar internasional yang disiapkan untuk disebarluaskan agar
koleksi dapat digunakan oleh masyarakat secara umum, maupun pemustaka secara khusus yang dapat ditelusur dari pengarang, subyek, dan judul. Hal ini senada
dengan yang diungkapkan Wellisch bahwa tujuan pengawasan bibliografis adalah untuk memudahkan pemustaka untuk menemukan kembali dokumen yang telah
dibuatkan daftar bibliografisnya dan dapat ditelusur berdasarkan unsur bibliografis yang telah dibuat sebelumnya, misalnya penelusuran berdasakan
pengarang, judul maupun kombinasi dari kedua unsur data tersebut. Wellisch, 1980.
Cantuman komprehensif ini harus memiliki semua unsur data yang diperlukan di perpustakaan dan pusat informasi untuk pengawasan bibliografis.
Unsur data ini dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1
Data yang berkaitan dengan kepengarangan. 2
Data yang mendeskripsikan dokumen, termasuk bentuk fisiknya, seperti jumlah halaman, ukuran.
3 Nomor atau kode identifikasi dokumen yang unik, seperti sistem penomoran
internasional. 4
Data yang berkenaan dengan subjek. Upaya dalam mengembangkan pengawasan bibliografis, perpustakaan
nasional sebagai lembaga pengelola informasi harus mempertimbangkan komponen nasional agar menjadi komponen internasional yang disebut sebagai
Universal bibliographic control UBC. Keberhasilan pengawasan bibliografis
tergantung dari unsur dasarnya, yaitu cantuman bibliografi komprehensif untuk tiap dokumen atau rekaman informasi dengan mengunakan standar yang dapat
diterima secara internasional agar dapat diakses secara internasional dengan tujuan akhir menjadi universal bibliographic control. Wellisch, 1980
Universal bibliographic control merupakan program yang diadaptasi oleh Unesco dan IFLA yang berguna dalam pengembangan sistem yang mendunia
untuk pengawasan dan pertukaran bibliografi, seperti yang diungkapkan Wellisch bahwa tujuan UBC adalah pembuatan standar bibliografi yang tepat dan dapat
diterima secara internasional oleh semua negara Wellisch, 1980.
2.2. Konsep Undang-Undang Deposit secara Umum
