BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dampak dari maraknya ledakan informasi adalah semakin banyaknya terbitan yang dihasilkan dari segala bidang ilmu. Lonjakan berbagai terbitan ini
dikelola menjadi sebuah dokumen. Dokumen merupakan objek yang merekam informasi dengan tidak memandang media maupun bentuknya Sulistyo-Basuki,
2004:23. Dokumen yang semakin bertambah tersebut memerlukan kegiatan untuk mengidentifikasi dokumen itu sendiri agar dapat diakses dengan mudah.
Pengidentifikasian dokumen ini lebih dikenal dengan istilah pengawasan bibliografis.
Pengawasan bibliografis adalah kegiatan dalam upaya pengembangan dan pengendalian sistem pencatatan untuk semua bentuk informasi dalam karya cetak
dan karya rekam maupun bentuk lain, yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan, dengan tujuan untuk menambah khazanah ilmu pengetahuan. Sasaran
dari pelaksanaan pengawasan bibliografis meliputi identifikasi dari dokumen itu sendiri dengan pelaksanaannya yang terarah untuk mengidentifikasi dokumen
yang dibutuhkan oleh pengguna Hagler,1991:7. Di Indonesia, pengawasan bibliografis telah dilakukan sejak zaman kolonial
Belanda melalui Ordodansi No 191913. Penerbit pada saat itu diperintahkan agar mengirimkan dua salinan dari buku-buku hasil terbitannya ke Bataviaasch
Genootschap van Kunsten en Wetenschappen yang dirubah namanya menjadi Lembaga Kebudajaan Nasional dan diubah lagi menjadi UPT Museum dan pada
tahun 1979 berubah lagi menjadi Perpustakaan Museum Nasional. Sejak tahun 1980, pengawasan bibliografis dilaksanakan oleh UPT Perpustakaan Nasional
yang merupakan integrasi dari Perpustakaan Negara, Perpustakaan Museum Nasional, Bidang Bibliografi dan Deposit Pusat Pembinaan Perpustakaan, serta
Perpustakaan Sedjarah, Politik dan Sosial SPS. Salah satu perangkat penting agar pengawasan bibliografis dapat
terselenggara dengan baik adalah dengan dilaksanakannya undang-undang deposit. Fungsi utama undang-undang deposit adalah untuk menciptakan konvensi
internasional dan peraturan perundang-undangan di berbagai negara yang bertujuan untuk menjamin akses dari bahan-bahan yang merupakan hasil karya
budaya bangsa dapat disimpan di perpustakaan sehingga dapat dilestarikan. Kewajiban serah simpan di suatu bangsa akan bermanfaat jika dibuatkan data
bibliografisnya sebagai media promosi hasil warisan intelektual bangsa bagi generasi penerus.
Tahun 1990 merupakan tahun penting dalam kaitan program pengawasan bibliografis di Indonesia, karena pada tahun itulah keluar undang-undang yang
paling mutakhir mengenai serah simpan hasil karya anak bangsa, yakni Undang- undang No. 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam,
kemudian diperkuat oleh Peraturan Pemerintah No. 70 Tahun 1991. Kandungan dari isi yang tercantum pada Undang-undang No. 4 Tahun 1990
tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam dapat diketahui bahwa tujuan dari pelaksanaan undang-undang ini adalah melestarikan hasil budaya bangsa
dengan cara mengumpulkan, menghimpun, mencatat, mendayagunakan dan melestarikan hasil budaya bangsa agar dapat diwariskan kepada generasi di masa
datang. Pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 sangat bermanfaat bagi bangsa dan negara, oleh sebab itu terbitan yang telah dikumpulkan dari penerbit
ini sebaiknya dikelola dengan baik oleh lembaga pelaksana undang-undang deposit tersebut agar terbitan ini dapat dilestarikan dan didayagunakan oleh
masyarakat hingga masa mendatang. Pelaksanaan undang-undang deposit di Indonesia dilaksanakan oleh
Perpustakaan Nasional RI di Jakarta dan perpustakaan propinsi di daerah sesuai dengan UU otonomi daerah tahun 2000, maka perpustakaan provinsi berubah
menjadi badan perpustakaan atau sebutan lain di bawah pemerintahan provinsi. Hal tersebut sesuai dengan apa yang tercantum dalam bab 1 pasal 1 ayat 3
Undang-undang No. 4 Tahun 1990 bahwa ”Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang berkedudukan di ibukota negara yang mempunyai tugas untuk
menghimpun, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di wilayah Republik Indonesia”.
Pelaksana langsung dari undang-undang deposit pada saat ini adalah Subdirektorat Deposit yang berada di bawah Direktorat Deposit Bahan Pustaka.
Subdirektorat Deposit sebagai pelaksana langsung undang-undang deposit memiliki beberapa tugas yang diemban antara lain mengolah data bibliografi
koleksi undang-undang deposit secara elektronis, mempublikasikan penerimaan hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 melalui situs web
Perpustakaan Nasional RI dan menyusun laporan secara berkala penerimaan koleksi deposit dari penerbit maupun pengusaha rekaman yang salah satu
tujuannya untuk mengetahui perkembangan penerimaan koleksi deposit. Subdirektorat Deposit dalam melaksanakan pengelolaan koleksi deposit
membutuhkan suatu sistem aplikasi yang dapat menghimpun seluruh data bibliografis koleksi deposit ke pangkalan data dan menghasilkan berbagai luaran
yang berguna dalam penyebaran informasi koleksi deposit kepada masyarakat. Luaran yang dibutuhkan Subdirektorat Deposit dalam mengemban tugasnya,
antara lain: 1
Katalog yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional berupa daftar penerimaan koleksi deposit Perpustakaan Nasional yang dapat
ditampilkan pada portal Perpustakaan Nasional. 2
Laporan berkala penerimaan koleksi deposit. Laporan ini mengandung informasi mengenai daftar wajib serah dan terbitan
yang sudah diserahkan ke Perpustakaan Nasional. 3
Daftar wajib serah dan terbitannya yang telah menjadi koleksi deposit pada situs web Perpustakaan Nasional.
Subdirektorat Deposit saat ini memanfaatkan tiga aplikasi sistem yang berbeda dalam pelaksanaan tugasnya. Proses kerja yang dilakukan pada ketiga
sistem ini sama satu dengan lainnya, yaitu memasukkan data bibliografi koleksi deposit pada ketiga aplikasi sistem yang berbeda. Latar belakang penyebab
banyaknya sistem yang digunakan oleh Sub Direktorat Deposit dalam pemasukan data bibliografi koleksinya adalah bahwa jika mengandalkan salah satu sistem
dari tiga sistem yang ada, maka salah satu sistem tersebut tidak dapat memenuhi berbagai kebutuhan informasi pemustaka maupun internal Subdirektorat Deposit
sebagai pengelola koleksi deposit. Sistem pertama yang digunakan oleh Unit Kerja Penerimaan Subdirektorat
Deposit adalah aplikasi Delsys Deposit library system. Data yang dimasukkan
pada aplikasi ini adalah data bibliografis koleksi deposit dan data wajib serah. Hasil yang didapat dari pemasukan data pada sistem ini adalah daftar laporan
berkala koleksi deposit yang telah diterima oleh Sub Direktorat Deposit. Sistem kedua yang digunakan dalam pengelolaan koleksi deposit adalah
aplikasi Inlis Integrated Library System. Data yang dimasukkan pada sistem ini sama dengan sistem Delsys, yaitu data bibliografis koleksi Perpustakaan Nasional
RI, hanya luaran dari pemasukan data yang telah dilakukan pada sistem ini saja berbeda dengan sistem Delsys, yaitu informasi berbentuk katalog yang terbacakan
mesin dan dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional RI. Sistem ini juga belum menyediakan fitur yang dapat menampilkan daftar karya cetak karya
rekam hasil pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 pada situs web Perpustakaan Nasional, oleh sebab itu Subdirektorat Deposit menggunakan
aplikasi yang berbeda untuk menampilkan informasi daftar karya cetak dan karya rekam di situs web Perpustakaan Nasional.
Sistem ketiga yang dimanfaatkan Subdirektorat Deposit adalah sistem pemasukan data bibliografis koleksi deposit ke portal deposit. Sistem ini
merupakan jawaban dari kedua sistem sebelumnya yang tidak menyediakan fitur untuk menampilkan daftar karya cetak dan karya rekam koleksi deposit secara
khusus pada situs web Perpustakaan Nasional RI yang bertujuan untuk mempublikasikan daftar penerimaan koleksi hasil pelaksanaan Undang-undang
No. 4 Tahun 1990 kepada masyarakat. Dari ketiga sistem yang digunakan oleh staf Subdirektorat Deposit ini
teramati bahwa data yang dimasukkan pada aplikasi sistem yang sedang berjalan di Subdirektorat Deposit ini melakukan proses kerja yang sama, yaitu pemasukan
data bibliografi koleksi deposit. Luaran output yang dihasilkan saja yang berbeda. Proses pemasukan data yang sama pada tiga sistem yang berbeda-beda
ini menyebabkan pengulangan pemasukan data atau duplikasi data hingga 3 tiga kali, sehingga pelaksanaan kegiatan dalam rangka pengawasan bibliografis di
Perpustakaan Nasional tidak efisien. Pemanfaatan dari tiga sistem yang berbeda untuk melakukan proses yang
sama yaitu pemasukan data bibliografis ini menandakan bahwa sistem informasi yang digunakan di Subdirektorat Deposit belum terintegrasi yang menyebabkan
terjadinya duplikasi data dan berdampak tidak efisiennya dalam pelaksanaan tugas pengelolaan koleksi deposit, oleh sebab itu dukungan teknologi informasi yang
tepat sangat diperlukan untuk menampung seluruh kebutuhan unit kerja yang ada di Subdirektorat Deposit. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai teknologi
elektronika yang mampu mendukung percepatan dan meningkatkan kualitas informasi, serta percepatan arus informasi ini tidak mungkin lagi dibatasi oleh
ruang dan waktu. Perancangan deposit yang terintegrasi dan berbasis web ini akan menjadi jawaban dari masalah yang dihadapi dalam pengelolaan koleksi deposit
agar daftar koleksi deposit dapat diakses secara cepat dan akurat oleh Perpustakaan Nasional maupun pemustaka.
1.2. Permasalahan Penelitian
Kategori