14
c. Tahap Penyusutan Istirahat
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses
penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi: 1
Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan 2
Pemusnahan arsip 3
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI d.
Tahap Penyimpanan Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis permanen yaitu arsip
yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip-arsip ini disimpan di Arsip Nasional RI ANRI.
3. Proses Pengelolaan Arsip
a. Penerimaan Arsip
Kegiatan penerimaan menurut Basir Barthos 1989: 24-29 merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang
dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah : 1
Menerima surat. 2
Memeriksa jumlah dan alamat surat. 3
Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisilembar pengantar surat.
4 Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta kebenaran
surat itu sah atau tidak. 5
Meneruskan surat kepada penyortir Setelah surat diterima maka kegiatan selanjutnya adalah penyortiran. Surat-
surat tersebut dipilah-pilahkan berdasarkan kelompok surat yaitu surat dinas dan
15
pribadi. Dalam penyortiran ini, surat dinas yang bersifat penting dan biasa boleh dibuka. Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia dan pribadi tidak boleh
dibuka. Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pihak yang bersangkutan
dan jika surat tersebut ditujukan kepada pimpinan maka surat tersebut dilampiri lembar disposisi.
b. Pencatatan Arsip
Sebagaimana diketahui di Indonesia dewasa ini terdapat 3 tiga cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan mempergunakan perangkat Buku
Agenda, Kartu-Kendali, Takah Tata Naskah Basir Barthos, 1989:205. 1
Prosedur Buku Agenda Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data dari surat
yang dicatat. Buku agenda juga dapat dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Pencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh
instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Yang dicatat didalam buku agenda hanya surat-surat yang penting dan perlu disimpan lama. Surat keluar dan surat
masuk dicatat di dalam satu buku agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk masuk; halaman sebelah kanan untuk surat keluar. Yang saling berhubungan
jawaban dicatat dalam garis lurus dengan surat yang dihubungijawab. 2
Prosedur Kartu Kendali Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15cm. Pada
kartu kendali terdapat kolom-kolom : a
Kolom indeks subyek, yaitu kolom yang harus diisi dengan masalah yang
16
terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi. b
Kolom kode klasifikasi, yaitu kolom yang diisi dengan tanda tangan atau kode klasifikasi dari masalah yang tergantung dalam surat.
c Kolom tanggal terima yang diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman
surat. d
Kolom kode klasifikasi, yaitu kolom yang diisi. e
Kolom hal yang diisi perihal yang terkandung didalam surat. f
Kolom isi ringkas, yaitu kolom yang diisi tentang isi pokok surat dan macam lampirannya.
g Kolom darikepada, yaitu catatan asal surat nama, alamat, pejabatinstansi
dan kolom untuk catatan nama pejabat, jabatan unit yang menerima surat. h
Kolom nama pengolah, yaitu bkolom yang diisi nama pejabat unitsatuan kerja yang harus menangani surat.
i Kolom pengolah tanda tangan, yaitu kolom yang diisi oleh pejabat yang
harus menangani surat. j
Kolom catatan, yaitu kolom yang diisi keterangan yang diperlukan termasuk untuk tunjuk silang.
Kartu kendali ini terdiri dari tiga lembar : a
Kartu kendali lembar pertama berwarna putih b
Kartu kendali lembar kedua berwarna biru c
Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah Basir Barthos, 1989:207
17
d Prosedur Tata Naskah
Tata naskah juga memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di
dalam naskah. Terdapat empat macam prosedur yang digunakan dalam pencatatan:
a Agendaris
Suatu sistem pencatatan untuk semua surat yang masuk dan keluar. b
Ekspeditur Sistem yang berfungsi untuk mencatat semua pengiriman surat-surat yang
akan dikirim. c
Kurir Suatu sistem yang berfungsi untuk mengirim, menyampaikan, mengantarkan
surat-surat. d
Pengganda Suatu sistem cara untuk memperbanyak suratwarkat.
c. Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2 macam penyimpanan
arsip : 1
Prosedur Penyimpanan Sementara File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang
digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga
18
bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi.
Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat
dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip filling cabinet yang dipergunakan
2 Prosedur Penyimpanan Tetap
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah- langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukkan bahwa banyak
dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen yang disimpan
memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filling.
Untuk pekerjaan filling yang dilakukan oleh satu orang seperti misalnya pada pekerjaan sekertaris, prosedur penyimpanan tidak begitu penting
kelihatannya. Langkah-langkah penyimpanan yang benar walau sudah dilakukan oleh sekertaris tidaklah begitu kelihatan. Tetapi pada penataan file yang banyak
seperti pada bursa-bursa uang misalnya, maka langkah-langkah ini akan kelihatan jelas. Untuk volume dokumen yang banyak, satu langkah bahkan dapat dikerjakan
oleh beberapa orang, dimana surat yang akan disimpan berjalab dari satu tangan ke tangan yang lain.
19
3 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan warkat agar lebih mudah dalam menyimpan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Adapun sistem penyimpanan arsip menurut Zulkifli Alamsyah 2003:71- 149 meliputi :
a Sistem kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Dengan sistem kronologis
ini pencarian sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat diterima melalui Buku Agenda. Tetapi pencarian informasi ini dapat
memakan waktu yang lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim, sehingga dalam proses pencarian harus membalik
satu persatu halaman buku agenda. b
Sistem abjad Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
urutanabjad dari kata-tangkap nama dari dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu :
1 Nama orang yang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2 Nama badan yang terdiri dari : a nama badan pemerintah; b nama badan
swasta; c nama organisasi. Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah
20
dalam menemukan dokumen. Sistem abjad disebut dengan sistem penyimpanan langsung, artinya untuk mencari warkat pada sistem abjad kita dapat langsung
menuju tempat penyimpanan setelah mengetahuinama.
c Sistem nomor
Sistem penyimpanan dengan sistem nomor hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan warkatnya berdasarkan nama, hanya kalau pada sistem
nomor disini nama diganti dengan kode nomor. Sistem nomor disebut juga sistem penyimpanan tidak langsung, karena kita tidak dapat langsung mencari
penyimpanan tanpa mengetahui nomor dari suatu nama yang dicari dapat diketahui.
d Sistem geografis
Sistem geografis merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada penggolongan menurut nama tempat. Adapun nama tempat
yang digunakan dapat berupa pembagian umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-
masing seperti pembagian wilayah suatu bank. e
Sistem subyek Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada
isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subyek. Sistem subyek
ini dapat dikatakan sebagai sistem yang paling sukar pengamanannya. Karena
21
arsip yang berasal dari unit kerja mempunyai subyek sendii-sendiri, dan pada penyimpanan semuanya bergabung menjadi satu.
d. Pemeliharaan Arsip
1 Perawatan Arsip
Perawatan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebabkan oleh serangan- serangan dari luar arsip.
Adapun upaya perawatan dan penjagaan arsip agar terhindar dari hal-hal tersebut diatas menurut Basir Barthos 1989: 58 adalah dengan:
a Membersihkan ruangan
b Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
c Penggunaan racun serangga
d Larangan makan dan merokok
e Membersihkan arsip
f Memperbaiki arsip-arsip yang rusakrobek
2 Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip- arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-
arsip beserta informasinya isinya. Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi
dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali.
22
Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 dua lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan
serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang
terkandung dalam arsip isi dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, dan ke media digital. Pengamanan ini
merupakan usaha menjaga arsip agar tidak hilang dan agar isi atau informasi tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui
mana saja arsip yang sangat penting bagi organisasi, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya. Usaha pengamanan
arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut : a
Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia. b
Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. c
Diberlakukanya larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
d Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian. Zulkifli
Alamsyah; 2003:151. e.
Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan
23
masing-masing; 2
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; 3
Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegiatan pengurangan arsip dapat didasarkan suatu pedoman berupa Jadwal
Retensi Arsip, frekuensi penggunaan arsip atau ketentuan lain yang menjadi kebijaksanaan pimpinan organisasi. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jenis arsip beserta waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya, dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsipretensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan arsip tersebut.
Tujuan Penyusutan arsip adalah sebagai berikut: 1
Mengurangi jumlah arsip; 2
Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi; 3
Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip-arsip yang mengandung pertanggung jawaban pembuktian sejarah kehidupan
kebangsaan. Menurut Sedamaryanti 2001:203, langkah-langkah pelaksanaan
penyusutan dapat dibagi menjadi 2 dua yaitu: 1
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan arsip adalah: a
Menyiangi yaitu memilih atau mengambil arsip yang tidak berguna, supaya arsip berkurang;
b Menyiapkan peralatan dan tempat untuk menampung arsip yang akan
disusutkan; c
Membuat catatan berupa daftar tentang arsip yang akan disusutkan; d
Arsip yang akan dipindahkan harus mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja.
2 Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan arsip adalah:
a Memindahkan arsip dari file aktif ke file inaktif
b Membuat daftar serah terima arsip dari unit pengolah ke unit arsip
24
pusat. f.
Pemusnahan Pemusnahan arsip merupakan aktivitas menghancurkan arsip yang telah
habis nilai gunanya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan dirobek, dibakar atau dihancurkan. Zulkifli Alamsyah 2003 : 218 menyebutkan beberapa langkah
prosedur pemusnahan yaitu : 1
Seleksi. 2
Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan daftar penelaahan. 3
Pembuatan berita acara pemusnahan. 4
Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi.
B. Fasilitas Pengelolaan Arsip
