12
arsip yang disimpan di Arsip Nasional ARNAS yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor.
Sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah disampaikan kepada era komputerisasi, maka arsip masa
kini dapat terekam pada kertas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik, dan sebagainya. Ada dua jenis arsip ditinjau dari sudut
hukum dan perundang-undangan, yaitu : a.
Arsip otentik Arsip otentik merupakan arsip arsip yang diatasnya tedrapat tanda tangan
asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapar dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran
outputprint-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.
B. Pengelolaan Arsip
1. Konsep dasar Pengelolaan Arsip
Menurut Zulkifli Alamsyah 2003:8, “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat
sejak lahir sampai mati”.
13
2. Daur hidup arsip
Dalam manajemen arsip terdapat empat tahap dalam daur hidup arsip menurut Basir Barhos 1989: 4, yaitu :
a. Tahap Penciptaan Record Creation
Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan
dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media
yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya. b.
Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Used and Mainteance Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan
informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan
lainnya. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai
langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh
terhadap proess penyusutannya. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:
1 Mail handling Pengurusan Surat
2 Filling Penataan Berkas
3 Retrievel penemuan kembali
14
c. Tahap Penyusutan Istirahat
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses
penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi: 1
Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan 2
Pemusnahan arsip 3
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI d.
Tahap Penyimpanan Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis permanen yaitu arsip
yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip-arsip ini disimpan di Arsip Nasional RI ANRI.
3. Proses Pengelolaan Arsip
