1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat dengan sistem
tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran
merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan
akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara
lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan
membantu mencapai efisiensi kerja Zulkifli Amsyah, 2003: 8. Dalam kegiatan organisasi tidak lepas dari surat-menyurat dan dokumen
sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja
dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan
dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk
memusnahkan surat menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini
2
dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan
diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan
dokumen penting. Padahal jika menyadari pentingnya arsip, maka arsip akan diperlakukan dan disimpan dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa
hindari. Kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau
diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahswasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan UU No. 7 Tahun 1971.
Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu di bidang administrasimanajemen terutama di
bidang arsip record management, disamping juga akan mendukung terciptanya efektifitas dan efisiensi suatu organisasi, sebagaimana disyaratkan oleh standard
ISO 15489 tentang Records Management bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memungkinkan organisasi:
1. Melaksanakan kegiatanbisnis secara teratur, efisien dan dapat
dipertanggung-jawabkan. 2.
Memberikan pelayanan secara konsisten dan adil. 3.
Mendukung dan mendokumentasikan perumusan kebijaksanaan dan proses pengambilan keputusan.
4. Mendukung terciptanya konsistensi, kontinuitas dan produktivitas
dalam manajemen dan administrasi. 5.
Memudahkan pelaksanaan kegiatan secara efaktif disuatu organisasi. 6.
Menjamin tetap berlangsungnya suatu kegiatan meskipun terdapat
3
bencana. 7.
Memberikan perlindungan dan dukungan hukum, termasuk manajemen resiko.
8. Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak para pegawai, klien
dan pihak-pihak yang berkepentingan stakeholder saat ini maupun masa yang akan datang.
Menurut Sulistyo dan Basuki 2003: 7, pengelolaan arsip merupakan serangkaian kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan
informasi yang terekam yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga atau perorangan dalam menjalankan kegiatan. Apabila suatu arsip sudah jarang
digunakan maka akan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Lamanya waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip. Bila jatuh waktu, arsip
tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen. Bila disimpan permanen namanya berubah menjadi arsip statis.
Zulkifli Alamsyah 2003: 4 juga menerangkan tentang manajemen kearsipan yaitu merupakan pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pengelolaan arsip meliputi suatu siklus
kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi kantor akan disimpan
selamanya dikantor sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip yang sudah tidak diperlukan di kantor tetapi mempunyai nilai nasional perlu dilestarikan selama-
lamanya, sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 hendaknya dikirim ke Arsip Nasional ARNAS untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
4
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan
kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-
Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah Pasal 2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971. Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai
sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektivitas pengelolaan kearsipan juga dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana
yang tersedia untuk pemeliharaan arsip. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor
kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit kearsipan
sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk
mencapai arahtujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.
5
Sistem pengelolaan arsip yang dipakai dalam suatu lembaga hendaknya dapat memberikan kemudahan dalam setiap aktivitas kantor secara efektif dan
efisien. Artinya kearsipan harus bisa menjadikan pekerjaan menjadi mudah dan cepat dalam pelaksanaannya. Selain itu, kearsipan diharapkan dapat menghemat
sumber daya yang digunakan dari segi biaya, waktu dan tenaga. Dengan pengelolaan yang baik pula maka dalam penemuan kembali suatu arsip akan lebih
cepat dari segi waktu dan tidak usah mengeluarkan banyak tenaga untuk menemukannya.
Unit Pelayanan Teknis Pendidikan Kecamatan Seyegan Sleman merupakan salah satu instansi pemerintah yang berada di bawah pengawasan Pemerintah
Kabupaten Sleman yang bertugas menyelenggarakan sebagian tugas dalam bidang pendidikan di tingkat Kecamatan yang ada di Kabupaten Sleman. Untuk
mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, Unit Pelayanan Teknis Pendidikan memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi
tersebut adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip
sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang
berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan
masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.
6
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa
mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Oleh karena
itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur, sehingga akan membantu pimpinan
dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, pikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan di
kantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam
administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melakukan penataan arsip dengan baik.
Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal
ini juga dialami oleh UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan. Banyak yang menilai bahwa masih ada kantor yang kurang perhatian
terhadap perawatan arsip, padahal kerusakan arsip tergolong bencana. Pemerintah provinsi telah memasukkan kerusakan arsip termasuk kategori bencana. Hal itu
wajar karena mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan pemerintah.
B. Identifikasi Masalah
Kategori