65
Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk di UPT Pendidikan Seyegan adalah sebagai berikut:
1 Surat yang diterima diberi disposisi.
2 Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
3 Surat dimintakan disposisi pada Kepala UPT.
4 Surat yang diberi disposisi dicatat disposisinya.
c. Penyimpanan
Sistem penyimpanan yang digunakan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan adalah sistem kronologis, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan tanggal
masuknya arsip. Penyimpanan ini dilaksanakan di Filling cabinet dan lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan dalam folder dan setiap folder diberi satu kode
klasifikasi. Kemudian folder tersebut dimasukkan kedalam filling cabinet atau lemari arsip. Sedangkan untuk asas penyimpanannya adalah dengan menggunakan
asas campuran. Hal ini terlihat pada penyimpanannya yang dilakukan pada masing-masing unit kerja dan file data sekolah secara terpisah.
Dalam teori telah dijelaskan bahwa dalam sistem penyimpanan adan 5 lima macam yaitu: sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem
geografis dan sistem subyek Zulkifli Alamsyah, 2003: 71-149. Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah penemuan arsip. Selain itu asas penyimpanan ada
3 tiga macam yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas campuran. Pelaksanaan penyimpanan arsip yang digunakan di UPT Pendidikan
Kecamatan Seyegan adalah sebagai berikut. 1
Penyimpanan arsip menggunakan sistem kronologis atau berdasarkan
66
tanggal diterimanya arsip. Sistem penyimpanan dengan berdasarkan urutan kronologis surat memang baik, akan tetapi menjadi kurang
efektif jika hanya menggunakan satu sistem penyimpanan di kantor UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan. Hal tersebut disebabkan oleh
banyaknya serta beragamnya surat serta berkas-berkas yang masuk jika hanya disimpan dengan urutan kronologis akan menyebabkan sulitnya
penemuan kembali surat apabila akan diigunakan. 2
Selain menggunakan sistem kronologis, UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan juga menggunakan sistem penyimpanan geografis atau
berdasarkan nama wilayah. 3
Asas yang digunakan adalah asas campuran yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Penggunaan asas ini di UPT Pendidikan Kecamatan
Seyegan dirasa telah efektif, karena selain diletakkan terpusat, arsip juga diletakkan tersebar berdasarkan penggolongan arsip.
Dalam teori telah dijelaskan bahwa untuk menjamin keawetan atau daya tahan serta keamanan arsip dari bahaya kebakaran dan pencurian, maka arsip
harus diletakkan di tempat penyimpanan arsip yang dapat menghindarkan arsip dari hama perusak. Hal ini sudah sesuai dengan pelaksanaan pemeliharaan di UPT
Pendidikan Kecamatan Seyegan yakni dilakukan pengecekan secara rutin dan berkala diikuti dengan perbaikan untuk arsip yang rusak, serta pemberian kapur
barus untuk mencegah datangnya hama perusak.
d. Pemeliharaan
