9
BAB II KAJIAN TEORI
A. Konsep Dasar Kearsipan
1. Pengertian arsip
Arsip merupakan bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk yang nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk
ditemukan kembali. Arsip juga merupakan kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan
sehingga pata tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan selanjutnya.
Menurut Undang – undang No. 7 Tahun 1971 Arsip adalah : a.
Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 173 Tahun 2001
“Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan atau diterima oleh Lembaga- lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.”
Dari uraian di atas dapat disimpulkan arsip adalah kumpulan atau sekelompok surat atau warkat yang disimpan secara sistematis dan mempunyai
kegunaan agar setiap diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
10
2. Fungsi arsip
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan dokumen. Sumber informasi
arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan membuat keputusan secara cepat, sebagai sumber dokumen dapat dipakai sebagai bahan bukti dan dapat
memperlancar pekerjaan, serta alat pengembangan organisasi. Fungsi arsip menurut Keputusan Gubernur No.173Tahun 2001 meliputi :
a. Mendukung proses pengambilan keputusan.
b. Menunjang proses perencanaan.
c. Mendukung pengawasan.
d. Sebagai alat pembuktian.
e. Memori perusahaanorganisasi.
Menurut Sularso Mulyono 1985:6, arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu: a.
Guna Informasi Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan
pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. b.
Guna Yuridis Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai
pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. c.
Guna Sejarah Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk
masa yang akan datang. d.
Guna Ilmu Pengetahuan Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan.
Sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan,
tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya.
11
3. Jenis arsip
Kategori