63
a. Adanya keterbatasan sarana dan prasarana;
b. Masih dangkalnya pengetahuan di bidang kearsipan; dan
c. Belum adanya pegawai kearsipan.
C. Pembahasan
Kearsipan merupakan faktor penting untuk mencapai tujuan. Pengelolaan arsip yang baik akan mempengaruhi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
Hal ini perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip
Prosedur pengelolaan arsip merupakan langkah-langkah dalam mengelola arsip. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam prosedur pengelolaan arsip adalah
sebagai berikut:
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip. Hal ini tentu saja berkaitan dengan surat-surat yang diterima. Surat-surat yang masuk di
UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan diterima oleh bidang Sekretariat. Kemudian setelah surat disortir dan diagenda, surat didistribusikan ke unit kerja yang dituju.
Masing-masing unit kerja diberi kewenangan untuk menyimpan arsip-arsipnya sendiri.
Secara teoritis, dalam penerimaan surat, langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penerimaan surat adalah sebagai berikut:
1 Menerima surat.
2 Memeriksa jumlah dan alamat surat.
64
3 Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisilembar pengantar
surat. 4
Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta meneliti apakah surat tersebut sah atau tidak.
5 Meneruskan surat kepada penyortir.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dilihat bahwa ada kesesuaian antara teori tentang penerimaan arsip dengan praktek penerimaan arsip
di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan yaitu: 1
Penerimaan surat yang masuk diterima oleh bidang sekretariat. 2
Surat yang diterima diteliti kebenarannya. 3
Penandatanganan pada lembar pengantar surat oleh penerima surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
b. Pencatatan
Kegiatan pencatatan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Surat yang diagendakan diberi lembar
disposisi untuk dimintakan disposisi pada Kepala UPT. Dalam teori disebutkan bahwa dalam pencatatan surat, surat yang diterima
diberi lembar disposisi dan dicatat dalam kartu kendali atau buku agenda Drs. Basir Barthos, 1989: 207. Di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan, pelaksanaan
pencatatan surat dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Hal tersebut sudah sesuai dengan teori mengingat buku agenda merupakan pengganti dari kartu
kendali atau kartu ekspedisi.
65
Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk di UPT Pendidikan Seyegan adalah sebagai berikut:
1 Surat yang diterima diberi disposisi.
2 Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk.
3 Surat dimintakan disposisi pada Kepala UPT.
4 Surat yang diberi disposisi dicatat disposisinya.
c. Penyimpanan
