28
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci - laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
k. File yang dapat dilihat Visible reference record file
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leaflet, brosur, dan sebagainya.
3. Ruang Arsip
Ruang arsip perlu di atur sedemikian rupa, sehingga kekuatan lantai, dinding, atap atau langit-langit dalam kondisi yang baik, penggunaan ruang untuk
peralatan penyimpanan arsip baik rak penyimpanan vertikal maupun rak penyimpanan rak horizontal harus diperhitungkan secara masak. Penggunaan
ruangan harus selalu berpegang bahwa setiap jengkal ruang yang ada di pusat arsip harus dapat dimanfaatkan, sehingga efisiensi ruang simpan dapat dijamin.
C. Pengorganisasian Arsip
Pengertian dari pengorganisasian arsip adalah kegiatan yang memperhatikan pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dengan jelas dengan tujuan agar
pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem
sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sentralisasi adalah sistem pengorganisasian arsip yang dipusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut
29
sentral arsip. Desentralisasi adalah sistem pengolahan arsip dilakukan oleh masing-masing unit kerja sesuai dengan ketentuan organisasi yang bersangkutan
atau unit kerja bebas mengolah kearsipannya sesuai dengan kemapuan masing- masing. Kombinasi adalah sistem yang digunakan dalam mengolah arsip untuk
menjawab kelemahan sistem sentralisasi dan sistem kombinasi. Sistem ini mengelola arsip menjadi dua bagian, yaitu untuk arsip aktif dikelola dan di
tempatkan di unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip inaktif dikelola di sentral arsip sesuai dengan jadwal pemindahan arsip JRA.
1. Sentralisasi
“Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di
suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan
disimpan di sentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil Sugiarto dan Wahyono, 2005: 22”.
Dengan asas ini maka : a.
Penerimaan dan pengiriman arsip, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit Kearsipan.
b. Suratarsip masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih
dahulu kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.
c. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a.
Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. b.
Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip.
30
c. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
d. Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan
pengurusan arsip dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah sebagai berikut:
a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
sama. b.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
c. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja
mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang
besar. Dengan asas desentralisasi, maka : a.
Pengolahan, pengarahan, pengendalian arsip dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolahan.
b. Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan
pengiriman surat keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif. c.
Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan arsip masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi adalah sebagai berikut:
a. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.
b. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
31
c. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
Sedangkan kerugian dari desentralisasi adalah: a.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas
umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini
merupakan pemborosan. 3.
Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka
digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di
unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif
dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. Sebelum menentukan penerapan asas-asas pengorganisasian arsip tersebut
harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut ini : 1.
Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan 2.
Beban kerja serta volume arsip
32
3. Jumlah pegawai
4. Bangunan fisik satu atapterpencar
Karena kedua asas sentralisasi dan desentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, maka pertimbangan-pertimbangan harus dilakukan
secara baik sehingga efektifitas dan efisiensi pengelolaan arsip dapat tercapai. Maka jalan keluarnya adalah dapat dilakukan pengorganisasaian dengan asas
kombinasi dari sentralisasai dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas itu dapat dihindari.
E. Penelitian yang Relevan
