6
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa
mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Oleh karena
itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur, sehingga akan membantu pimpinan
dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, pikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan di
kantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam
administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melakukan penataan arsip dengan baik.
Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal
ini juga dialami oleh UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan. Banyak yang menilai bahwa masih ada kantor yang kurang perhatian
terhadap perawatan arsip, padahal kerusakan arsip tergolong bencana. Pemerintah provinsi telah memasukkan kerusakan arsip termasuk kategori bencana. Hal itu
wajar karena mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan pemerintah.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut :
1. Arsip tidak mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
7
2. Minimnya pengetahuan pegawai yang menangani arsip tentang
pengelolaan arsip. 3.
Kurangnya fasilitas penyimpanan arsip. 4.
Belum adanya pegawai khusus kearsipan.
C. Batasan Masalah
Melihat masalah yang ada, dalam penelitian ini peneliti memfokuskan pada: 1.
Pengelolaan arsip yang dilaksanakan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan.
2. Hambatan-hambatan yang di hadapi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan
dalam pengelolaan arsip.
D. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pengelolaan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan
Seyegan? 2.
Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dalam mengelola arsip?
E. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk memperoleh gambaran tentang : 1.
Pengelolaan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan. 2.
Hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip di UPT Pendidikan
8
Kecamatan Seyegan.
F. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diharapkan dn diperoleh dari penelitian ini adalah : 1.
Manfaat teoretis Manfaat teoretis dari penelitian ini yaitu memberikan sumbangan
ilmu pengetahuan tentang manajemen pendidikan khususnya dalam hal pengelolaan arsip kependidikan.
2. Manfaat praktis
Manfaat praktis dari penelitian ini yaitu untuk memberikan informasi sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam bidang
kearsipan bagi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan.
9
BAB II KAJIAN TEORI
A. Konsep Dasar Kearsipan
1. Pengertian arsip
Arsip merupakan bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk yang nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk
ditemukan kembali. Arsip juga merupakan kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan
sehingga pata tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan selanjutnya.
Menurut Undang – undang No. 7 Tahun 1971 Arsip adalah : a.
Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 173 Tahun 2001
“Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan atau diterima oleh Lembaga- lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.”
Dari uraian di atas dapat disimpulkan arsip adalah kumpulan atau sekelompok surat atau warkat yang disimpan secara sistematis dan mempunyai
kegunaan agar setiap diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
10
2. Fungsi arsip
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan dokumen. Sumber informasi
arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan membuat keputusan secara cepat, sebagai sumber dokumen dapat dipakai sebagai bahan bukti dan dapat
memperlancar pekerjaan, serta alat pengembangan organisasi. Fungsi arsip menurut Keputusan Gubernur No.173Tahun 2001 meliputi :
a. Mendukung proses pengambilan keputusan.
b. Menunjang proses perencanaan.
c. Mendukung pengawasan.
d. Sebagai alat pembuktian.
e. Memori perusahaanorganisasi.
Menurut Sularso Mulyono 1985:6, arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu: a.
Guna Informasi Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan
pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. b.
Guna Yuridis Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai
pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. c.
Guna Sejarah Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk
masa yang akan datang. d.
Guna Ilmu Pengetahuan Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan.
Sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat terkait dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan,
tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanannya.
11
3. Jenis arsip
Menurut Sularso Mulyono 1985:9 berdasarkan frekuensi penggunaan arsip
dibedakan jenis arsip seperti berikut ini :
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis
adalh arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam
kegiatan administrasi organisasi. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
1 Arsip aktif Dinamis aktif
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
2 Arsip inaktif Dinamis inaktif
Arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang. Suatu arsip dapat
dipertimbangkan inaktif apabila sudah dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
b. Arsip statis
Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak lagi digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan manajemen organisasi pencipta, tetapi
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis adalah
12
arsip yang disimpan di Arsip Nasional ARNAS yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor.
Sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah disampaikan kepada era komputerisasi, maka arsip masa
kini dapat terekam pada kertas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik, dan sebagainya. Ada dua jenis arsip ditinjau dari sudut
hukum dan perundang-undangan, yaitu : a.
Arsip otentik Arsip otentik merupakan arsip arsip yang diatasnya tedrapat tanda tangan
asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapar dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran
outputprint-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.
B. Pengelolaan Arsip
1. Konsep dasar Pengelolaan Arsip
Menurut Zulkifli Alamsyah 2003:8, “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat
sejak lahir sampai mati”.
13
2. Daur hidup arsip
Dalam manajemen arsip terdapat empat tahap dalam daur hidup arsip menurut Basir Barhos 1989: 4, yaitu :
a. Tahap Penciptaan Record Creation
Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan
dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media
yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya. b.
Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Used and Mainteance Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan
informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan
lainnya. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai
langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh
terhadap proess penyusutannya. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:
1 Mail handling Pengurusan Surat
2 Filling Penataan Berkas
3 Retrievel penemuan kembali
14
c. Tahap Penyusutan Istirahat
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses
penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi: 1
Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan 2
Pemusnahan arsip 3
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI d.
Tahap Penyimpanan Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis permanen yaitu arsip
yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip-arsip ini disimpan di Arsip Nasional RI ANRI.
3. Proses Pengelolaan Arsip
a. Penerimaan Arsip
Kegiatan penerimaan menurut Basir Barthos 1989: 24-29 merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang
dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah : 1
Menerima surat. 2
Memeriksa jumlah dan alamat surat. 3
Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisilembar pengantar surat.
4 Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta kebenaran
surat itu sah atau tidak. 5
Meneruskan surat kepada penyortir Setelah surat diterima maka kegiatan selanjutnya adalah penyortiran. Surat-
surat tersebut dipilah-pilahkan berdasarkan kelompok surat yaitu surat dinas dan
15
pribadi. Dalam penyortiran ini, surat dinas yang bersifat penting dan biasa boleh dibuka. Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia dan pribadi tidak boleh
dibuka. Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pihak yang bersangkutan
dan jika surat tersebut ditujukan kepada pimpinan maka surat tersebut dilampiri lembar disposisi.
b. Pencatatan Arsip
Sebagaimana diketahui di Indonesia dewasa ini terdapat 3 tiga cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan mempergunakan perangkat Buku
Agenda, Kartu-Kendali, Takah Tata Naskah Basir Barthos, 1989:205. 1
Prosedur Buku Agenda Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data dari surat
yang dicatat. Buku agenda juga dapat dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Pencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh
instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Yang dicatat didalam buku agenda hanya surat-surat yang penting dan perlu disimpan lama. Surat keluar dan surat
masuk dicatat di dalam satu buku agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk masuk; halaman sebelah kanan untuk surat keluar. Yang saling berhubungan
jawaban dicatat dalam garis lurus dengan surat yang dihubungijawab. 2
Prosedur Kartu Kendali Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15cm. Pada
kartu kendali terdapat kolom-kolom : a
Kolom indeks subyek, yaitu kolom yang harus diisi dengan masalah yang
16
terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi. b
Kolom kode klasifikasi, yaitu kolom yang diisi dengan tanda tangan atau kode klasifikasi dari masalah yang tergantung dalam surat.
c Kolom tanggal terima yang diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman
surat. d
Kolom kode klasifikasi, yaitu kolom yang diisi. e
Kolom hal yang diisi perihal yang terkandung didalam surat. f
Kolom isi ringkas, yaitu kolom yang diisi tentang isi pokok surat dan macam lampirannya.
g Kolom darikepada, yaitu catatan asal surat nama, alamat, pejabatinstansi
dan kolom untuk catatan nama pejabat, jabatan unit yang menerima surat. h
Kolom nama pengolah, yaitu bkolom yang diisi nama pejabat unitsatuan kerja yang harus menangani surat.
i Kolom pengolah tanda tangan, yaitu kolom yang diisi oleh pejabat yang
harus menangani surat. j
Kolom catatan, yaitu kolom yang diisi keterangan yang diperlukan termasuk untuk tunjuk silang.
Kartu kendali ini terdiri dari tiga lembar : a
Kartu kendali lembar pertama berwarna putih b
Kartu kendali lembar kedua berwarna biru c
Kartu kendali lembar ketiga berwarna merah Basir Barthos, 1989:207
17
d Prosedur Tata Naskah
Tata naskah juga memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di
dalam naskah. Terdapat empat macam prosedur yang digunakan dalam pencatatan:
a Agendaris
Suatu sistem pencatatan untuk semua surat yang masuk dan keluar. b
Ekspeditur Sistem yang berfungsi untuk mencatat semua pengiriman surat-surat yang
akan dikirim. c
Kurir Suatu sistem yang berfungsi untuk mengirim, menyampaikan, mengantarkan
surat-surat. d
Pengganda Suatu sistem cara untuk memperbanyak suratwarkat.
c. Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2 macam penyimpanan
arsip : 1
Prosedur Penyimpanan Sementara File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang
digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga
18
bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi.
Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat
dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip filling cabinet yang dipergunakan
2 Prosedur Penyimpanan Tetap
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah- langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukkan bahwa banyak
dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen yang disimpan
memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filling.
Untuk pekerjaan filling yang dilakukan oleh satu orang seperti misalnya pada pekerjaan sekertaris, prosedur penyimpanan tidak begitu penting
kelihatannya. Langkah-langkah penyimpanan yang benar walau sudah dilakukan oleh sekertaris tidaklah begitu kelihatan. Tetapi pada penataan file yang banyak
seperti pada bursa-bursa uang misalnya, maka langkah-langkah ini akan kelihatan jelas. Untuk volume dokumen yang banyak, satu langkah bahkan dapat dikerjakan
oleh beberapa orang, dimana surat yang akan disimpan berjalab dari satu tangan ke tangan yang lain.
19
3 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan warkat agar lebih mudah dalam menyimpan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Adapun sistem penyimpanan arsip menurut Zulkifli Alamsyah 2003:71- 149 meliputi :
a Sistem kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Dengan sistem kronologis
ini pencarian sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat diterima melalui Buku Agenda. Tetapi pencarian informasi ini dapat
memakan waktu yang lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim, sehingga dalam proses pencarian harus membalik
satu persatu halaman buku agenda. b
Sistem abjad Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
urutanabjad dari kata-tangkap nama dari dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu :
1 Nama orang yang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2 Nama badan yang terdiri dari : a nama badan pemerintah; b nama badan
swasta; c nama organisasi. Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah
20
dalam menemukan dokumen. Sistem abjad disebut dengan sistem penyimpanan langsung, artinya untuk mencari warkat pada sistem abjad kita dapat langsung
menuju tempat penyimpanan setelah mengetahuinama.
c Sistem nomor
Sistem penyimpanan dengan sistem nomor hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan warkatnya berdasarkan nama, hanya kalau pada sistem
nomor disini nama diganti dengan kode nomor. Sistem nomor disebut juga sistem penyimpanan tidak langsung, karena kita tidak dapat langsung mencari
penyimpanan tanpa mengetahui nomor dari suatu nama yang dicari dapat diketahui.
d Sistem geografis
Sistem geografis merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada penggolongan menurut nama tempat. Adapun nama tempat
yang digunakan dapat berupa pembagian umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-
masing seperti pembagian wilayah suatu bank. e
Sistem subyek Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada
isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subyek. Sistem subyek
ini dapat dikatakan sebagai sistem yang paling sukar pengamanannya. Karena
21
arsip yang berasal dari unit kerja mempunyai subyek sendii-sendiri, dan pada penyimpanan semuanya bergabung menjadi satu.
d. Pemeliharaan Arsip
1 Perawatan Arsip
Perawatan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebabkan oleh serangan- serangan dari luar arsip.
Adapun upaya perawatan dan penjagaan arsip agar terhindar dari hal-hal tersebut diatas menurut Basir Barthos 1989: 58 adalah dengan:
a Membersihkan ruangan
b Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
c Penggunaan racun serangga
d Larangan makan dan merokok
e Membersihkan arsip
f Memperbaiki arsip-arsip yang rusakrobek
2 Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip- arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-
arsip beserta informasinya isinya. Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi
dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali.
22
Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 dua lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan
serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang
terkandung dalam arsip isi dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, dan ke media digital. Pengamanan ini
merupakan usaha menjaga arsip agar tidak hilang dan agar isi atau informasi tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui
mana saja arsip yang sangat penting bagi organisasi, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya. Usaha pengamanan
arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut : a
Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia. b
Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. c
Diberlakukanya larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
d Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian. Zulkifli
Alamsyah; 2003:151. e.
Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan
23
masing-masing; 2
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; 3
Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegiatan pengurangan arsip dapat didasarkan suatu pedoman berupa Jadwal
Retensi Arsip, frekuensi penggunaan arsip atau ketentuan lain yang menjadi kebijaksanaan pimpinan organisasi. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jenis arsip beserta waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya, dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsipretensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan arsip tersebut.
Tujuan Penyusutan arsip adalah sebagai berikut: 1
Mengurangi jumlah arsip; 2
Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi; 3
Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip-arsip yang mengandung pertanggung jawaban pembuktian sejarah kehidupan
kebangsaan. Menurut Sedamaryanti 2001:203, langkah-langkah pelaksanaan
penyusutan dapat dibagi menjadi 2 dua yaitu: 1
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan arsip adalah: a
Menyiangi yaitu memilih atau mengambil arsip yang tidak berguna, supaya arsip berkurang;
b Menyiapkan peralatan dan tempat untuk menampung arsip yang akan
disusutkan; c
Membuat catatan berupa daftar tentang arsip yang akan disusutkan; d
Arsip yang akan dipindahkan harus mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja.
2 Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan arsip adalah:
a Memindahkan arsip dari file aktif ke file inaktif
b Membuat daftar serah terima arsip dari unit pengolah ke unit arsip
24
pusat. f.
Pemusnahan Pemusnahan arsip merupakan aktivitas menghancurkan arsip yang telah
habis nilai gunanya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan dirobek, dibakar atau dihancurkan. Zulkifli Alamsyah 2003 : 218 menyebutkan beberapa langkah
prosedur pemusnahan yaitu : 1
Seleksi. 2
Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan daftar penelaahan. 3
Pembuatan berita acara pemusnahan. 4
Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi.
B. Fasilitas Pengelolaan Arsip
1. Kriteria Pemilihan Peralatan
Peralatan yang perlu disediakan dalam rangka penyimpanan arsip terutama adalah rak yang sebaiknya terbuat dari baja. Rak ini dibuat hampir setinggi
ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60cm. Untuk memperkuat dan
menstabilkan rak, maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya, sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu
ikatan yang saling memperkuat satu sama lainnya. Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan
banyak ruangan, tidak dibawah lampu dan kabel-kabel listrik serta pipa air. Jarak antara deretan rak yang satu dengan deretan yang lain membentuk lorong yang
cukup untuk lalu lalang pengambilan arsip, dengan jarak kurang lebih satu meter. Jarak antara rak dengan tembok kurang lebih 70cm-80cm.
25
Kemudian boks arsip, yaitu kotak yang terbuat dari koran dengan ukuran 37x9x27cm untuk boks besar. Selanjutnya alat pengukur kelembaban
udara,pengatur suhu khususnya diruang arsip vital, dan peralatan-peralatan lain seperti penghancur kertas,lori pengangkut arsip dalam jumlah besar,telepon,
facsimile, mesin fotocopy dan lain-lain perlu disediakan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.
Menurut Zulkifli Alamsyah 2003:178 kriteria pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah,
berat, komposisi fisik, dan nilainya. b.
Frekuensi penggunaan arsip. c.
Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif. d.
Lokasi dari fasilitas penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi e.
Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan.
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
g. Bentuk organisasi.
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
2. Perlengkapan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari :
a. Map
Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut
stopmap folio, Stopmap bertali portable, map jepitan snelhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.
b. Folder
26
Folder merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak
dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau
indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. c.
Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-
tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itu sendiri. d.
Filling Cabinet Filling cabinet file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki
gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung bila arsip ditampung dalam folder gantung. Filling cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal,
berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
e. Almari Arsip
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
27
almari arsip sebaiknya disusunditata secara vertikal lateral vertikal berderet ke samping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip. f.
Berkas Kotak Box file Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal vertikal berderet ke samping.
g. Rak Sortir
Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan suratwarkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder
masing-masing. Fungsinya adalah untuk memisah-misahkan suratwarkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
h. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan di rak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju ke kanan, dan seterusnya ke bawah.
i. Rotary Filling
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu.
j. Cardex Card Index
28
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci - laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
k. File yang dapat dilihat Visible reference record file
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leaflet, brosur, dan sebagainya.
3. Ruang Arsip
Ruang arsip perlu di atur sedemikian rupa, sehingga kekuatan lantai, dinding, atap atau langit-langit dalam kondisi yang baik, penggunaan ruang untuk
peralatan penyimpanan arsip baik rak penyimpanan vertikal maupun rak penyimpanan rak horizontal harus diperhitungkan secara masak. Penggunaan
ruangan harus selalu berpegang bahwa setiap jengkal ruang yang ada di pusat arsip harus dapat dimanfaatkan, sehingga efisiensi ruang simpan dapat dijamin.
C. Pengorganisasian Arsip