58
Almari arsip
Filling cabinet Box file
Gambar 8. Alat Penyimpanan Arsip
Menurut hasil pencermatan dokumen yang dilaksanakan oleh peneliti di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan pada tanggal 15 Agustus 2014,
ditemukan bahwa penyimpanan arsip dilakukan dengan asas campuran yaitu gabungan dari
asas sentralisasi dan desentralisasi.
4. Pemeliharaan Arsip
Arsip sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Oleh karena itu, arsip harus dipelihara dengan baik agar tidak rusak dan terhindar dari
serangan serangga-serangga yang dapat menyebabkan rusaknya arsip.
59
Agar arsip selalu terjaga dengan baik, tahan lama dan tidak rusak maka arsip harus diletakkan dan disimpan ditempat yang aman dari serangga, kelembaban
dan sinar matahari langsung. Hal ini mengingat bahwa pentingnya arsip bagi suatu organisasi karena merupakan sumber informasi. Pada UPT Pendidikan Kecamatan
Seyegan, pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di tempat-tempat yang dapat menghindarkan arsip dari serangan hama, air serta matahari. Seperti
yang diungkapkan oleh informan 1 Rabu, 11 Juni 2014 sebagai berikut. “Dalam pemeliharaan arsip, yang dilakukan di kantor kami adalah dengan
menyimpan arsip di tempat-tempat penyimpanan arsip seperti filling cabinet, ordner, box file dan lain-lain. Sedangkan untuk menghindari bau pada arsip
yang telah disimpan, kantor kami menggunakan kapur barus sehingga arsip tidak berbau apek serta menghindarkan arsip dari sinar matahari secara
langsung”.
Hal tersebut diperkuat oleh informan 2 Selasa, 17 Juni 2014 yang menyatakan bahwa “Pemeliharaan arsip di kantor kami dilakukan dengan sangat
sederhana yaitu dengan memanfaatkan peralatan arsip yang ada seperti filling cabinet, box file, ordner dan lain-lain. Selain itu kami memberikan kapur barus
agar arsip tidak apek”. Dari kedua keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk mencegah
kerusakan arsip, UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan menggunakan peralatan yang ada yang dapat menghindarkan arsip dari sinar matahari secara langsung dan
menaburkan kapur barus untuk mencegah bau apek. Pemeliharaan arsip berupa perawatan terhadap arsip yang dimiliki dilakukan secara rutin dan berkala setiap 1
bulan sekali.
60
5. Penyusutan
Arsip tidak selamanya mempunyai nilai guna. Sehingga pada saatnya, arsip harus disingkirkan. Arsip yang semakin bertambah seiring perkembangan
organisasi, jika tidak dikurangi akan memungkinkan terjadinya penumpukan arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan penyusutan untuk arsip
yang sudah habis nilai gunanya. Seperti yang dikemukakan infoman 1 Rabu, 11 Juni 2014 sebagai berikut:
“Begini mbak, untuk menyusutan dan pemusnahan arsip, kami melakukan koordinasi dengan kantor Arsip Daerah. Mana saja arsip yang perlu dikurangi
dan dimusnahkan. Karena kalau arsip tidak dikurangi, maka akan mengakibatkan kekurangan peralatan kearsipan dan mungkin ruang
penyimpanannya tidak cukup karena arsip itu akan terus bertambah.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan 2 Selasa, 17 Juni 2014 seperti berikut:
“Untuk mengurangi penumpukan arsip di masing-masing unit kerja, kami kami melakukan penyusutan yaitu dengan mengurangi arsip yang sudah
jarang dan mungkin tidak digunakan lagi. Biasanya penyusutan itu dilakukan setelah arsip berumur 1 tahun.”
Dari keterangan tersebut dapat peneliti jelaskan bahwa untuk memperlancar kegiatan kearsipan dan menghemat peralatan kearsipan, arsip yang sudah jarang
dan tidak digunakan dikurangi. Dalam proses penyusutan, UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan melakukan koordinasi dengan kantor Arsip Daerah.
6. Pemusnahan
