Jenis arsip Konsep Dasar Kearsipan

11

3. Jenis arsip

Menurut Sularso Mulyono 1985:9 berdasarkan frekuensi penggunaan arsip dibedakan jenis arsip seperti berikut ini : a. Arsip dinamis Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis adalh arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi organisasi. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1 Arsip aktif Dinamis aktif Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 2 Arsip inaktif Dinamis inaktif Arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang. Suatu arsip dapat dipertimbangkan inaktif apabila sudah dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. b. Arsip statis Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak lagi digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan manajemen organisasi pencipta, tetapi dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis adalah 12 arsip yang disimpan di Arsip Nasional ARNAS yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor. Sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah disampaikan kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik, dan sebagainya. Ada dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu : a. Arsip otentik Arsip otentik merupakan arsip arsip yang diatasnya tedrapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapar dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b. Arsip tidak otentik Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran outputprint-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.

B. Pengelolaan Arsip