32
3. Jumlah pegawai
4. Bangunan fisik satu atapterpencar
Karena kedua asas sentralisasi dan desentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, maka pertimbangan-pertimbangan harus dilakukan
secara baik sehingga efektifitas dan efisiensi pengelolaan arsip dapat tercapai. Maka jalan keluarnya adalah dapat dilakukan pengorganisasaian dengan asas
kombinasi dari sentralisasai dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas itu dapat dihindari.
E. Penelitian yang Relevan
Beberapa hasil penelitian yang relevan dengan penelitian ini adalah: 1.
Hasil penelitian Nunuk Endang Noviyanti pada tahun 2009 dengan judul “Pengelolaan surat di SMP Negeri 3 Cimerak Kabupaten Ciamis”. Setelah
dilakukan penelitian ditemukan bahwa pengelolaan surat sudah berjalan cukup lancar, namun masih ada sedikit kendala mengenai sarana, sumber daya
manusia dan ruang penyimpanan. Sarana dan peralatan kerja terbatas sehingga kegiatan surat menyurat yang volumenya semakin bertambah mengakibatkan
tempat dan peralatan tidak dapat menampung kegiatan yang berlangsung. Jumlah personil dan kualitas pegawai yang belum optimal mendukung
mekanisme dan prosedur kerja sesuai dengan beban tugas. Keterbatasan ruang penyimpanan yang menyebabkan kebersihan dan keawetan dokumen kurang
terjaga.
33
F. Kerangka Pikir Penelitian
Kerangka pikir dalam penelitian ini dapat digambarkan pada gambar 1 berikut:
Dalam suatu kantor pasti mempunyai serangkaian kegiatan atau aktivitas tertentu untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan yang biasa disebut
dengan pekerjaan kantor. Kegiatan kantor meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan penyampaian keterangan baik secara lisan dan juga tertulis.
Salah satunya adalah warkat atau arsip. Arsip adalah setiap catatan tertulis, gambar, rekaman yang memuat keterangan-keterangan atau informasi mengenai
suatu hal atau persoalan ataupun juga peristiwa yang dibuat orang untuk Penciptaan
Arsip UPT
Pendidikan
Prosedur Kerja 1.
Penerimaan 2.
Pencatatan 3.
Penyimpanan 4.
Pemeliharaan 5.
Penyusutan 6.
Pemusnahan Pegawai
Kearsipan
Tujuan
Fasilitas Kearsipan
Gambar 1. Bagan Kerangka Pikir
34
membantu daya ingat seseorang. Kearsipan sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan,
karena kearsipan merupakan salah satu dari kegiatan ketatausahaan yang merupakan unsur dari administrasi. Tujuan dari kearsipan itu sendiri adalah
sebagai alat pengingat dan bahan pertanggung jawaban, sehingga diperlukan suatu administrasi kearsipan.
Pelaksanaan pengelolaan arsip dimulai dari terciptanya arsip yang berasal dari surat-surat yang masuk ataupun keluar. Kemudian surat-surat yang diterima
tersebut dicatat dan disimpan untuk digunakan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Arsip sebagai sumber informasi atau bahan pengingat tidak hanya
cukup disimpan saja tetapi juga memerlukan pemeliharaan agar arsip tersebut tidak rusak. Arsip yang sudah lama disimpan dan sudah tidak digunakan lagi
diadakan pengurangan atau bahkan pemusnahan sehingga volume penyimpanan arsip tidak berlebihan.
Pelaksanaan administrasi kearsipan tidak terletak pada proses penerimaan sampai pemusnahan saja atau dalam hal ini disebut prosedur kerja, tetapi juga
dipengaruhi oleh beberapa faktor yang dapat menunjang kelancaran pelaksanaan administrasi kearsipan. Faktor-faktor tersebut antara lain fasilitas kearsipan yang
ada, penataan ruang kearsipan dan pegawai kearsipan itu sendiri. Ketiga hal tersebut yaitu prosedur kerja yang saling berkaitan dan saling mendukung
sehingga terciptalah suatu arsip yang befungsi sebagai sumber informasi atau bahan pengingat seseorang.
35
BAB III METODE PENELITIAN
A. Pendekatan Penelitian
