62
arsip pada tempat penyimpanan arsip yang dapat menghindarkan dari serangan hama, diberi kapur barus, 5 penyusutan, yakni dilakukan setelah arsip berumur 1
tahun dan melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman sebagai kantor yang mengelola Arsip Daerah. 6 Pemusnahan, UPT Pendidikan
Kecamatan Seyegan tidak melakukan pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan pemusnahan dilakukan di Kantor Arsip Daerah.
2. Hambatan-hambatan yang dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di UPT
Pendidikan Kecamatan Seyegan
Dalam suatu pekerjaan, hambatan merupakan suatu hal yang wajar. Setiap organisasi pastilah akan mengalami hambatan dalam mencapai tujuannya. Seperti
yang dikemukakan oleh informan 2 Selasa, 17 Juni 2014 yaitu, “Dalam menjalankan tugas, kami juga menghadapi berbagai hambatan yang berupa
kurangnya sarana dan pasarana, kurangnya pengetahuan di bidang kearsipan dan tidak adanya petugas khusus bidang kearsipan”.
Hal tersebut diperkuat oleh informan 1 Selasa,12 Agustus 2014 sebagai berikut:
“Kami mengalami berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip. Hambatan- hambatan tersebut antara lain seperti masih rendahnya kualitas SDM di
bidang kearsipan, rendahnya sarana dan prasarana yang ada, tidak adanya diklat bidang kearsipan serta terlihat pada pegawai kearsipan yang belum
ada”.
Dari kedua pendapat tersebut dapat peneliti uraikan mengenai hambatan-
hambatan dalam pengelolaan arsip yang terjadi di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
63
a. Adanya keterbatasan sarana dan prasarana;
b. Masih dangkalnya pengetahuan di bidang kearsipan; dan
c. Belum adanya pegawai kearsipan.
C. Pembahasan
Kearsipan merupakan faktor penting untuk mencapai tujuan. Pengelolaan arsip yang baik akan mempengaruhi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
Hal ini perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip
Prosedur pengelolaan arsip merupakan langkah-langkah dalam mengelola arsip. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam prosedur pengelolaan arsip adalah
sebagai berikut:
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip. Hal ini tentu saja berkaitan dengan surat-surat yang diterima. Surat-surat yang masuk di
UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan diterima oleh bidang Sekretariat. Kemudian setelah surat disortir dan diagenda, surat didistribusikan ke unit kerja yang dituju.
Masing-masing unit kerja diberi kewenangan untuk menyimpan arsip-arsipnya sendiri.
Secara teoritis, dalam penerimaan surat, langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penerimaan surat adalah sebagai berikut:
1 Menerima surat.
2 Memeriksa jumlah dan alamat surat.
