27
Kerjakan aktivitas-aktivitas berikut ini dalam buku tugasmu
A. Setelah kalian membaca perintah kerja
tertulis berupa surat edaran, pengumum- an, dan memo kerjakan soal di bawah ini
1. Ciri-ciri apa yang kalian temukan dalam surat
edaran?
3.3.2 Bagan atau Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah aturan yang harus dipahami dan diterima oleh semua orang yang terlibat.
Apabila prosedur kerja tersebut dibuat oleh sebuah organisasi, semua anggota organisasi itu harus
mengikuti prosedur kerja yang dibuat.
Prosedur kerja muncul karena adanya sebuah perintah dari atasan orang yang memiliki kuasa ke-
pada bawahannya orang yang dikuasai. Contoh se- derhana, Kepala Sekolah yang mempunyai kuasa di
sekolah Anda, memberikan perintah kerja tertulis kepada ketua OSIS sekolah Anda untuk membentuk
kepanitiaan Pentas Seni Akhir Tahun. Ketua OSIS yang menerima perintah kerja tertulis tersebut harus
menindaklanjuti perintah tersebut dengan membuat prosedur kerja untuk kepanitiaan itu.
Prosedur kerja meliputi 3 hal, yaitu: a.
pengaturan pembagian tugas yang jelas dan tegas siapa melakukan apa,
b. pengaturan hubungan kerja sama antarsatuan
organisasi siapa bekerja sama dengan siapa, dan
c. pengaturan tentang garis wewenang dan tang-
gung jawab siapa yang memerintah dan siapa pula yang bertanggung jawab kepada siapa.
Berikut ini contoh bentuk tindak lanjut yang dibuat oleh Ketua OSIS setelah menerima perintah
kerja tertulis dari Kepala Sekolah untuk membentuk panitia Pentas Seni Akhir Tahun.
2. Ciri-ciri apa yang kalian temukan dalam peng-
umuman? 3.
Ciri-ciri apa yang kalian temukan dalam memo?
B. Buatlah masing-masing 1 buah surat edar- an, pengumuman, dan memo
Setelah kalian mengenal tiga macam perintah kerja tertulis, sekarang kalian harus mampu
menanyakan kebenaran isi perintah dan rencana kegiatan yang akan dilakukan kepada pemberi
perintah. Selain itu, kalianjuga harus mampu merencanakan tindak lanjut dan membuat bagan atau
prosedur kerja berdasarkan perintah kerja terulis.
3.3.1 Kebenaran Perintah
Ketika kalian menerima suatu perintah, baik se- cara lisan maupun tertulis, tentunya kalian akan
mengonfirmasi perintah tersebut kepada pemberi pe- rintah. Sebaiknya kalian tidak langsung mengerjakan
perintah tersebut, tetapi menanyakan kebenaran isi perintah dan rencana untuk menindaklanjuti perintah
tersebut.
Misalnya, kalian adalah Ketua OSIS. Pada suatu waktu kalian mendapat sebuah perintah kerja tertulis
dari kepala sekolah yang berisi perintah untuk mem- buat kepanitiaan acara akhir tahun. Kalian tentu
tidak langsung membentuk kepanitiaan itu, bukan? Hal pertama yang harus kalian lakukan adalah me-
ngonfirmasi perintah tersebut kepada pemberi perin- tah, yaitu kepala sekolah. Konfirmasinya dapat be-
rupa pertanyaan berikut:
a. kapan acara itu akan diadakan? b. siapa saja yang akan dilibatkan?
c. berapa jumlah panitia yang dibutuhkan? d. berapa biaya yang disediakan?
e. dan lain-lain.
Di unduh dari : Bukupaket.com
28
Bentuklah kelompok, 3-4 siswa, kemudian ikutilah langkah-langkah berikut:
1. Kelompok kalian mendapat perintah kerja
tertulis dari Kepala Sekolah untuk mengadakan acara bakti sosial membersihkan lingkungan
di daerah sekitar sekolah kalian. 2.
Diskusikan pertanyaan-pertanyaan untuk kon- firmasi kepada pemberi perintah dan tindak
lanjut yang akan kelompok kalian lakukan
3. Ungkapkan secara lisan pertanyaan-pertanya-
an untuk mengonfirmasi perintah tersebut 4.
Ungkapkan pula secara lisan prosedur kerja yang akan kelompok kalian lakukan
Pada bagian kedua kalian telah mempelajari perintah kerja tertulis surat edaran, pengumuman,
dan memo. Sekarang, kalian akan mempelajari nota dinas, disposisi, dan surat kuasa.
3.4.1 Nota Dinas
Istilah nota berasal dari kata note Inggris yang
berarti catatan. Mengingat isi nota terutama bersifat catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan, maka
peredaran nota umumnya vertikal ke bawah. Nota yang vertikal ke bawah berisi perintah dan bahkan
penugasan. Namun demikian, ada juga nota secara horizontal yang isinya tidak bersifat memberi perintah.
Bagian-bagian nota dinas adalah sebagai beri- kut:
1. kepala nota dinas,
2. petunjuk nota dan nomornya,
3. tujuanyang dituju,
4. yang membuat nota dinas,
5. hal yang dicantumkan dalam nota dinas,
6. salam pembuka nota dinas,
7. isi nota dinas yang sebenarnya,
8. salam penutup nota dinas,
9. tempat dan tanggal penulisan nota dinas,
10. tanda tangan dan nama terang pembuat nota dinas, dan
11. tembusan nota dinas.
Contoh
nota dinas:
Struktur Panitia Pentas Seni Akhir Tahun
Kepala Sekolah Ketua OSIS
Sekretaris Bendahara
Konsumsi Acara
PerkapDek
Humas PubDok
Di unduh dari : Bukupaket.com
29 3.4.2
Disposisi atau Surat Penugasan
Surat penugasan adalah surat yang diperguna- kan untuk menugaskan seseorang atau lebih agar
melakukan pekerjaan tertentu. Definisi tersebut menunjukkan adanya unsur perintah dalam surat
penugasan. Karena itu, surat penugasan selalu da- tang dari atasan selaku pemberi tugas kepada ba-
wahannya selaku penerima tugas. Dengan perkataan lain, surat penugasan datang dari pejabat yang menu-
gasi kepada pejabat atau karyawan yang ditugasi sesuatu.
Sepintas lalu surat penugasan sama dengan surat perintah atau instruksi karena sama-sama di-
buat berjudul. Tetapi, teknik pembuatan dan bunyi kedua surat itu berbeda. Surat perintah mempunyai
konsiderans, yaitu hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah.
Diktum, yaitu bunyi perintah itu sendiri. Surat penugasan tidak mempunyai konsi-
derans. Isi surat penugasan dapat langsung menge- nai penugasan yang diberikan atau kadang-kadang
diawali dengan bagian pengantar yang melandasi pemberian tugas.
Jika suatu organisasi memberikan tugas yang sama secara berulang-ulang atau berpola tetap, untuk
penugasan itu dibuat blanko. Tersedianya blangko dimaksudkan agar proses pembuatan surat penu-
gasan menjadi lebih praktis. Rincian keterangan yang lain bergantung pada jenis aktivitas dan banyaknya
unsur yang akan dirinci.
3.4.3 Surat Kuasa
