21
i. Lokasi simpan. 8.
Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip yang disimpan di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan
penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan dengan cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan perundang-undangan. Alih media arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
10. Mengkoordinasikan pelaksanaan alih media termasuk pemberian
autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil alih media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang ditunjuk
olehnya.
11. Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan
yang sekurang-kurangnya memuat: a. Waktu pelaksanaan;
b. Tempat pelaksanaan; c. Jenis media;
d. Jumlah arsip; e. Keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. Pelaksana; dan g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah danatau unit kearsipan.
12. Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan,
yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang: a. Unit pengolah;
b. Nomor urut; c. Jenis arsip;
d. Jumlah arsip; dan e. Kurun waktu.
2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip Filing System
Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan. Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan
dari penataan itu adalah : 1.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan
atau proses pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
22
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem
tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar dan hilang. Widjaya, A.W.1990:141.
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari
Sedarmayanti, 2003 : 70: 1.
Sistem Abjad Alphabetical System Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu
pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat
digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a Indeks nama orang.
b Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta.
c Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya.
d Indeks nama tempat atau wilayah.
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah: i.
lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang
diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya. ii.
Folder. Ada dua macam folder yaitu:
a Folder campuran atau umum.
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima
masalah atau perihalsubjek. b
Folder individu atau folder khusus.
Universitas Sumatera Utara
23
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di
khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara
kronologis berdasarkan urutan tanggal. b
Kartu Tunjuk Silang. Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama-
nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.
Gambar: Sistem Abjad 2.
Sistem Pokok Soal Subject Filing System Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk
dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar
yang disebut dengan “ Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam
kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek
ini adalah:
Universitas Sumatera Utara
24
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2. Menetapkan hal secara rinci.
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4. Memberi kode sesuai dengan daftar indeks.
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode
yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat
Gambar: Sistem Pokok Soal 3.
Sistem Nomor atau Angka Numerical Filing System Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam
penataan arsip terdiri dari: 1 Sistem Dewey.
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga
sistem desimal atau persepuluhan. 2 Sistem Terminal Digital.
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal,
judulcaption nomor surat, tanggal surat yang difile diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
3 Sistem Nomor Murni.
Universitas Sumatera Utara
25
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan
surat.
Gambar :Sistem Nomor Atau Angka 4.
Sistem Wilayah atau Daerah Geographical Filing System Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang
potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang
bersangkutan.
Gambar: Sistem Wilayah atau Daerah
Universitas Sumatera Utara
26
5. Sistem Tanggal Choronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling
akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder map dan Kartu Indeks.
Gambar : Sistem Tanggal
2.5 Temu Kembali Arsip
