16
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya arsip inaktif didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan Sedarmayanti 1992, 17.
2.4 Sistem Pengelolaan
2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip, pelu adanya pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu
pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan,
dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Menurut Sedarmayanti 2003, 68 yang
dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat
arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsip-
arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto 1991: 32 menjelaskan bahwa ada 11 sebelas peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun
pemerintah: 1.
Map a.
Map biasa Stofmap foli, dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio 21x34cm untuk sementara.
Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan
warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stopmap tali Portapel, memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat
sendiri.
Universitas Sumatera Utara
17
c. Map jepitan Snelhecter, memakai jepitan dari logam untuk
memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal Briefordner, memakai jepitan khusus dan bentuknya
kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiritegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga
mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di
dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
sebagai petunjuk
atau sekatpemisah
dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet File Cabinet
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-
berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai
macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 empat jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha clerical chair.
b. Kursi yang digunakan sekretaris secretarical chair. c. Kursi yang digunakan para eksekutif executive chair.
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair.
8. Berkas kotak Box File
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik,
komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas Perforator.
Universitas Sumatera Utara
18
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples,
dan sebagainya.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
2.4.2 Pola Klasifikasi Kearsipan
