26
5. Sistem Tanggal Choronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling
akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder map dan Kartu Indeks.
Gambar : Sistem Tanggal
2.5 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat,
Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem
penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula.
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang
terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut Hadi Abubakar, 1996 : 74.
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren 1996 :75: Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini
mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1.
Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan,
kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3.
Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
Universitas Sumatera Utara
27
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang
sesuai dengan penataan berkas. 5.
Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.6 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut
tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Menurut Suparjati 2004, 30 mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada 2 dua yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik:
1. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip
itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya.
2. Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda
arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia. a.
Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara
dan debu
b. Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu
buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus. c.
Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan
minuman dan sebagainya.
Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan
terhadap kerusakan.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik
dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 110-113 : a
Pemeliharaan 1.
Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering temperatur antara
60-75 Derajat, terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
Universitas Sumatera Utara
28
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
b Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : 1.
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar
penanggungjawab kearsipan
dapat mengetahui
dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur
yang seharusnya. c
Pencegahan Kerusakan Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
1. Penggunaan Air Conditioner AC
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
3. Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii.
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
2.7 Penyusutan Arsip
