68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi pada Dinas Kebersihan Kota Medan dan pembahasan, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Kegiatan arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan adalah mengagendakan
surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut surat atau arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan map ordner selanjutnya
dimasukkan ke dalam lemari arsip.
2. Segala urusan surat-menyurat, kearsipan ditangani oleh bagian Kepala Tata
Usaha
3. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak bernilai
guna dalam satu ruangan khusus. Sedangkan arsip yang masih bernilai guna
disimpan pada sub bagian tata usaha umum.
4. Pemeliharaan arsip tidak ada hal yang khusus, hanya sebatas membersihkan
dokumen arsip dari debu saja.
5. Klasifikasi arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.
6. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menggunakan sistem klasifikasi
arsip dan nomor urut surat.
7. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi,
kemudian dilakukan berita acara pemusnahan arsip dan dibuatkan daftar asip
apa saja yang dimusnahkan.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka diperoleh saran sebagai berikut :
1. Untuk penanganan arsip yang lebih baik lagi, seharusnya diolah oleh
petugas yang ahli di bidang arsip.
Universitas Sumatera Utara
69
2. Pemeliharaan arsip seharusnya lebih ditingkatkan lagi, karena arsip
merupakan asset informasi yang penting bagi kegiatan keadministrasian. 3.
Agar arsip dapat terjaga dengan baik seharusnya arsip ditempatkan pada ruangan tersendiri dengan ruangan yang bersuhu lebih rendah dari ruangan
yang lainnya. 4.
Pengolahan arsip yang dilakukan hendaknya perlu ditingkatkan lagi agar prosedur kearsipan menjadi lebih baik.
5. Adanya ruangan khusus dalam penyimpanan arsip dan Putugas yang
khusus mengurusi arsip.
Universitas Sumatera Utara
10
BAB II TINJAUAN TEORITIS
Kategori