10
BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani Greek yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Istilah arsip menurut Sedarmayanti 2000, 8 meliputi 3 pengertian,
yaitu: 1.
Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2.
Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Sedangkan pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang
No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut: 1.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik,
organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi danatau
terus menerus. 6.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
Universitas Sumatera Utara
11
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal danatau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Menurut The Liang Gie 2002, 118 menyatakan bahwa “Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali
”. Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah,
bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga- lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula
Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang
No.432009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI
sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan kumpulan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Universitas Sumatera Utara
12
2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip