14
secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip
yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
2.3.1 Penggolongan Arsip
Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya. Menurut Wursanto 1991, 22 juga menyatakan bahwa:
Penggolongan arsip berdasarkan sifat kepentingannya yaitu arsip nonesensial merupakan arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai
nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan, arsip penting yaitu arsip mempunyai nilai hukum, arsip vital
yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Pendapat lain tentang penggolongan arsip menurut Wursanto 1991, 21
berdasarkan subjek atau isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain:
Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya ada
beberapa macam misalnya, surat dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Berdasarkan pernyataan di atas bahwa penggolongan arsip dilihat dari sisi
isinya, bentuk, nilai dan fungsinya yang mana terdapat beberapa arsip-arsip menurut dari penggolongan arsipnya berdasarkan masing-masing jenisnya.
2.3.2 Siklus Arsip
Siklus hidup Arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,
skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika
informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan
Universitas Sumatera Utara
15
data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan,
ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan. Martono 1990, 10 mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life
cycle. Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and maintenance dan tahap istirahat
retirement”.
Gambar 1: Siklus Arsip Sumber: Sedarmayanti 1992, 17
Lingkaran hidup kearsipan life span of records pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat
masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan
arsip. 5.
Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
Universitas Sumatera Utara
16
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun
nilai gunanya arsip inaktif didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan Sedarmayanti 1992, 17.
2.4 Sistem Pengelolaan
