18
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples,
dan sebagainya.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
2.4.2 Pola Klasifikasi Kearsipan
Dalam upaya merealisasikan konsep pengelolaan arsip serta dapat mengaplikasikan pada tatanan pelaksanaan, maka dalam kesempatan ini saya
mencoba menawarkan sebuah konsep klasifikasi arsip yang sederhana dan mendasar namun untuk keperluan nyata dapat dikembangkan sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan yang memadai. Menurut Supardi 2015, 4 Pola Penataan kearsipan ini sebaiknya
dilaksanakan melalui empat tahapan yang meliputi : 1. Pencarian dan pelengkapan arsip-arsip yang pernah dibuat
2. Pengelompokan Arsip 3. Penciptaan Klasifikasi dan Indeksasi
4. Penataan Akhir
Dalam rangka penertiban masalah administrasi ini maka perlu dibuat suatu pola klasifikasi yang akan memudahkan penataan arsip dan memudahkan
pencarian arsip oleh pembuat arsip.
2.4.2.1 Prinsip Dasar dan Pola Penyusunan Klasifikasi
Klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan
penemuan kembali arsip. Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan
dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada petugaspengelola arsip agar dapat mengelola arsip dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
19
Klasifikasi atau penggolongan menurut Widjaja 1986, 133 merupakan “pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada
hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”.
Klasifikasi menurut Sedarmayanti 2003, 37 adalah “pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
instansikantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah proses penyimpanan dan dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Menurut Supardi 2015, 5 menyatakan bahwa bentuk penyusunan arsip adalah: a
Klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kota disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari
semua unit serta institusi atau relasi yang mendukung keberadaan lembaga dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR utama yang
dilengkapi dengan kode pembantu. b
Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum pemerintahan, didahului oleh tiga perincian dasar,
masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga, sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam
menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola. c
Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 sepuluh kelompok yang merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota 000
– 900 sepuluh kelompok pokok masalah tersebut adalah sebagai berikut:
000 UMUM 100 PEMERINTAH
200 POLITIK 300 KEAMANANKETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum
pemerintahan Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 sepuluh kelompok yang merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota 000
– 900.
Universitas Sumatera Utara
20
2.4.2.2 Mekanisme Pengelolaan Arsip
Mekanisme pengelolaan kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi, manajemen, dan administrasi. Sebab arsip merupakan pusat
ingatan bagi setiap kegiatan kantor karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks terutama dalam
pengelolaan administrasi dan organisasi, oleh sebab itu pengelolaan arsip selalu berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen yang lainnya, jadi demi
kelancaran pengelolaan, baik pada kantor pemerintahan swasta, baik besar maupun kecil diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Arsip
atau kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan lembaga-lembaga swasta dalam
kelancaran kegiatannya. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
20 Tahun 2012 menjelaskan bahwa mekanisme dalam pengelolaan arsip adalah : 1.
Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah memenuhi kriteria
arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip masing-masing lembaga negara setiap akhir tahun;
2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip usul pindah dari unit
pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul pindah tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan arsip;
4. Sesegera mungkin harus menata dan menyimpan arsip yang dipindahkan
sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat arsip; 5.
Menata arsip berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli; 6.
Menata arsip melalui kegiatan: a. Pengaturan fisik arsip;
b. Pengolahan informasi arsip; dan c. Penyusunan daftar arsip inaktif.
7. Daftar arsip sekurang-kurangnya memuat:
a. Pencipta arsip; b. Unit pengolah;
c. Nomor arsip; d. Kode klasifikasi;
e. Uraian informasi arsip; f. Kurun waktu;
g. Jumlah; h. Keterangan media simpan arsip dan kondisi fisik arsip; dan
Universitas Sumatera Utara
21
i. Lokasi simpan. 8.
Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip yang disimpan di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan
penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan dengan cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan perundang-undangan. Alih media arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
10. Mengkoordinasikan pelaksanaan alih media termasuk pemberian
autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil alih media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang ditunjuk
olehnya.
11. Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan
yang sekurang-kurangnya memuat: a. Waktu pelaksanaan;
b. Tempat pelaksanaan; c. Jenis media;
d. Jumlah arsip; e. Keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. Pelaksana; dan g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah danatau unit kearsipan.
12. Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan,
yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang: a. Unit pengolah;
b. Nomor urut; c. Jenis arsip;
d. Jumlah arsip; dan e. Kurun waktu.
2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip Filing System
