28
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
b Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : 1.
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar
penanggungjawab kearsipan
dapat mengetahui
dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur
yang seharusnya. c
Pencegahan Kerusakan Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
1. Penggunaan Air Conditioner AC
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
2. Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
3. Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii.
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
2.7 Penyusutan Arsip
Tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian arsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan
mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan cara memindahkan sebagian arsip ke tempat lain, memusnahkannya maupun
menyerahkannya ke kantor arsip daerah. Menurut Barthos 2009, 101 “penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: a memindahkan arsip inaktif dari Unit
Universitas Sumatera Utara
29
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan masing-masing; b memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku; c menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Ar sip Nasional”.
Menurut Sedarmayanti 2003, 105 ada 2 macam penyusutan adalah : a metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka
waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut metode berkala 1 kali dalam jangka
waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum; b metode berulang-ulang terus-menerus,
merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat penting di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya
tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.
2.8 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip JRA adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas
Sedarmayanti, 2003 : 103.
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip JRA merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip; 2.
Jangka waktu
penyimpanan masing-masing
arsip sebelun
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional. Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA : a Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
b Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif c Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
d Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen e Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
Universitas Sumatera Utara
6
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada
suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna,
sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan.
Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu
usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan
dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya. Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan
bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan
daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang- Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan. Bahwa dalam
menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan
kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan
kearsipan nasional
yang komprehensif
dan terpadu
Pasal 1 Undang-undang No 43 Tahun 2009. Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor
dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya
harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya
dalam mencapai tujuannya.
Universitas Sumatera Utara
