Kajian tentang Manajemen Kearsipan

b. Tujuan Pengelolaan Arsip

Setiap kegiatan dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Tujuan diadakannya pengelolaan arsip menurut UU No. 7 tahun 1971 pasal 3 dalam Barthos adalah:

“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” (2009: 12).

Dari pengertian tersebut dapat dipahami bahwa arti pentingnya kearsipan memiliki jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Mengingat pentingnya peranan pengelolaan arsip, maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan

tugas pembangunan dengan baik diperlukan usaha peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan arsip secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna.

c. Sistem Pengelolaan Arsip

Karena kegunaan arsip sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap organisasi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik. Sistem pengelolaan arsip yang baik memiliki ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1995) sebagai berikut :

1) Mudah dilaksanakan

2) Mudah dimengerti

3) Murah/Ekonomis

4) Tidak memakan tempat

5) Mudah dicapai

6) Cocok bagi organisasi

7) Fleksibel atau luwea

8) Dapat mencegah kerusakan

9) Mempermudah pengawasan (hlm. 30-32).

Ciri tersebut dapat dijelaskan secara terperinci sebagai berikut :

1) Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dala pengembalian arsip-arsip.

2) Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup organisasi.

3) Murah/Ekonomis Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan.

4) Tidak memakan tempat Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gedung arsip = archives storage), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

5) Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip- arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

6) Cocok bagi organisasi Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas ruang lingkup organisasi.

7) Fleksibel atau luwes Fleksibal atau luwes bararti sistim filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi.

8) Dapat mencegah kerusakan Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

9) Mempermudah pengawasan Dalam mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya.

Dengan demikian, penyimpanan arsip tidak hanya langsung ditaruh atau diletakkan di almari atau tempat penyimpanan arsip saja. Akan tetapi pengelolaan arsip perlu memperhatikan hal-hal tersebut di atas. Hal ini dimaksudkan agar pelaksanaan pengelolaan arsip dapat berjalan seefisien mungkin tanpa menimbulkan suatu masalah.

Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus bertambah seiring dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus menerus tanpa diikuti tata kerja, peralatan kearsipan dan tenaga ahli dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah yang terjadi dalam bidang kearsipan menurut Wursanto dapat diuraikan sebagai berikut :

1) Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2) Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organissasi lainnya, dalam jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3) Bertambahnya terus menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusustan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

4) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5) Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6) Kurangnya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan,

pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya (1995: 29).

Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa masalah-masalah kearsipan timbul karena berbagai macam faktor yaitu sistem penyimpanan yang digunakan, bertambahnya jumlah arsip yang semakin banyak, tata ruang kearsipan, peralatan kearsipan dan pegawai-pegawai kearsipan itu sendiri. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan mengenai suatu pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip itu sendiri meliputi:

1) Sistem penyimpanan arsip yang tepat bagi instansi.

2) Penataan ruang kearsipan yang sesuai dan teratur.

3) Penggunaan peralatan yang tepat.

4) Diadakannya penataran atau diklat bagi pegawai kearsipan. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai pengelolaan arsip, berikut ini akan dijelaskan secara terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem pengelolaan arsip, antara lain :

1) Prosedur Kerja Kearsipan Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman dan penemuan kembali, pemeliharaan, penyusutan dan pemindahan, serta pemusnahan arsip. Prosedur kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Peminjaman dan

penemuan kembali

Pemindahan

Penyusutan

Perawatan dan

pemeliharaan

Pemusnahan

Gambar 3. Prosedur Kearsipan (Sumber: Data yang diolah Peneliti, 2012)

a) Penerimaan Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah : (1) Menerima surat. (2) Memeriksa jumlah dan alamat surat. (3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar

pengantar surat. (4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta keabsahan surat. (5) Meneruskan kepada penyortir. Setelah surat diterima, maka kegiatan yang selanjutnya adalah penyortiran. Surat-surat yang diterima tersebut kemudian dipilah- pilahkan berdasarkan kelompok surat yaitu surat dinas dan pribadi. Dalam penyortiran ini, surat dinas yang bersifat penting dan biasa

boleh dibuka. Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia dan pribadi tidak boleh dibuka dan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. Bila surat rahasia tersebut ditujukan kepada pimpinan, maka surat tersebut dilampiri lembar desposisi.

b) Pencatatan Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Kegiatan ini dilakukan dengan maksud untuk mempermudah dalam pengendalian keberadaan surat. Tata cara pencatatan disesuaikan dengan sifat surat yaitu surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat yang diterima diberi nomor dan dicatat dalam buku agenda sesuai dengan tanggal pada waktu surat itu diagendakan. Hal ini bertujuan untuk membantu mencari surat yang telah disimpan dalam file.

Selain dicatat pada buku agenda, surat yang masuk bisa dicatat dengan menggunakan kartu kendali. Dalam pencatatan surat dengan menggunakan kartu kendali, surat-surat yang masuk dibedakan sesuai sifat surat. Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.

Hal-hal yang biasanya dilaksanakan oleh petugas pencatat adalah : (1) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti. (2) Mencatat surat tersebut pada lembar desposisi surat, kartu kendali,

lembar pengantar surat rhasia. (3) Menyampaikan surat setelah dilampiri lembar desposisi dan kartu kendali pada pengarah.

c) Penataan dan Penyimpanan Penataan dan penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan arsip. Kegiatan ini tidak sekedar menumpuk-numpuk arsip kemudian disimpan tetapi terkait dengan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sistematis.

Penataan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “filing System”.

Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali Arsip, sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap dan berkualitas.

Penataan berkas atau secara teknis disebut filing merupakan kegiatan lanjutan dari penanganan arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Dalam hal ini ketertiban pelaksanaan pengurusan surat akan mempengaruhi penataan berkas. Selain bersifat accessibility juga harus memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan mendasari tercapainya tujuan kearsipan.

Penataan berkas yang baik adalah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasi juga terjadi perubahan system, fleksibel, dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, jelas, dan logis.

Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:

(1) Arsip harus disortir terlebih dahulu. (2) Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum (3) Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan (4) Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas. (5) Menentukan indeks (Abubakar, 1997: 67)

Menurut Amsyah jenis-jenis sistem penyimpanan arsip adalah: (1) Sistem Abjad

(2) Sistem Geografis (3) Sistem Subyek (4) Sistem Nomor (5) Sistem Kronologi (2003: 72).

Sistem penyimpanan tersebut dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut: (1) Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan kembali) berdasarkan abjad. Berarti cara menyimpan arsipnya diurutkan menurut abjad, yaitu dari huruf A sampai Z

(2) Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen – dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.

(3) Sistem Subyek Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,

masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain merupakan suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.

(4) Sistem Nomor Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor.

(5) Sistem kronologi Sistem penyimpanan kronologi adalah sistem yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade, ataupun abjad. Dalam sistem ini semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilaksanakan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil (caption) tanggal.

Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan tersebut, dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri atau indikator-indikator tertentu. Menurut Wursanto, ciri-ciri tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

(1) Mudah dilaksanakan (2) Mudah dimengerti (3) Ekonomis/ hemat biaya (4) Tidak memakan tempat (5) Mudah didapat

(6) Cocok dengan organisasi (7) Fleksibel / Luwes (8) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip (9) Mempermudah pengawasan (1991: 190)

Selain itu, untuk menilai baik buruknya sistem penyimpanan yang telah digunakan, dapat diukur dengan menggunakan dua ukuran yaitu: (1) Jangka waktu diketemukannya kembali suatu arsip yang dicari.

Sistem penyimpanan yang baik adalah apabila sewaktu- waktu dibutuhkan kembali dapat diketemukan dengan cepat, dengan waktu tidak lebih dari 1 menit. Ukuran ini digunakan untuk setiap kali petugas arsip mencari benda arsip yang diperlukan oleh pimpinan atau pegawai yang lain. Dan untuk kepentingan penilaian ini hendaknya petugas mencatat setiap ada permintaan benda arsip pada buku pinjaman, demikian pula mengenai lamanya mencari harus dicatat, angka kecepatan menemukan arsip yang baik adalah maksimal 1 menit, dan angka tersebut dapat dicapai apabila menggunakan sistem pemyimpanan yang baik.

(2) Angka kecermatan. Penilaian baik buruknya sistem penyimpanan arsip juga dilaksanakan setiap akhir tahun dengan menggunakan angka kecermatan. Angka kecermatan diperoleh dengan membandingkan antara jumlah arsip yang dicari tidak ketemu dengan jumlah arsip yang ditemukan (untuk periode waktu tertentu yaitu satu tahun). Hal ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

Jumlah arsip yang dicari tidak ketemu

X 100% Jumlah arsip yang dapat ditemukan

Apabila hasil perbandingannya menunjukkan angka 3% maka sistem penyimpanan arsip masih baik. Sebaliknya bila angka kecermatan menunjukkan angka di atas 3% berarti sistem

penyimpanan arsip kurang baik (karena banyak arsip yang dicari tidak ketemu).

Selain itu, dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal pula beberapa asas penyimpanan arsip. Menurut Sugiarto (2005: 22) ada beberapa asas penyimpanan arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: 1) Sentralisasi; 2) Desentralisasi; dan 3) Kombinasi antara sentralisasi dengan desentralisasi.

Lebih jelasnya, asas-asas tersebut dijabarkan sebagai berikut: (1) Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat- surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil.

Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah: (a) Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. (b) Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. (c) Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: (a) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan sati sistem penyimpanan yang sama. (b) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih

lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

(2) Desentralisasi Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi adalah: (a) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri. (b) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah: (a) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan . (b) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

(3) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi. Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip in-aktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.

d) Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Surat-surat yang telah disimpan sebagai arsip masih sering dibutuhkan petugas untuk menyelesaikan suatu masalah. Bila suatu

arsip dipinjam, maka harus dikontrol siapa peminjamnya dan kapan batas waktu pengembaliannya. Menurut Wiyasa (2003) tata cara peminjaman arsip meliputi :

(1) Setiap pejabat apapun kedudukannya, apabila memerlukan arsip harus memberitahukan kepada Petugas Unit Kearsipan (2) Setiap peminjaman arsip harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Peminjaman dibatasi waktunya paling lama 7 hari. Bila masih diperlukan dapat diperpanjang lagi atau dibuatkan turunannya (hlm. 96).

Peminjaman arsip pada umumnya terjadi pada unit-unit pengolah arsip yang dilakukan oleh suatu unit kerja lain. Peminjaman dapat terjadi pula antara organisasi /instansi terhadap peminjaman di atas, baik secara intern maupun ekstern. Peminjaman ini perlu diatur penggunaannya sehingga arsip tidak tercecer dari tempat penyimpanan.

Adapun penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.

Abubakar (1997: 74) berpendapat bahwa : “Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.

Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula.

Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut. Lebih lanjut, Abubakar (1997: 74) menjelaskan bahwa:

“Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1)

Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2) Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3) Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4) Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas. 5) Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun”.

e) Pemeliharaan Arsip dan Perawatan Arsip Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :

(1) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

(2) Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut: (1) Pemeliharaan

(a) Pengaturan ruangan (b) Tempat penyimpanan arsip (c) Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip (d) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar (e) Kebersihan

(2) Pencegahan Kerusakan (a) Penggunaan Air Conditioner (AC) (b) Fumigasi (c) Restorasi arsip (d) Mikrofilm (Sedarmayanti, 2003: 110-113)

Kegiatan-kegiatan pemeliharaan secara fisik tersebut di atas, dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut : (1) Pemeliharaan

(a) Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 600-750), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

(b) Tempat penyimpanan arsip Arsip sebaiknya disimpan pada tempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak arsip. Apabila arsip harus disimpan di tempat tertutup (almari), maka almari tempat penyimpanan arsip harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembabannya.Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban perlu dijaga agar tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya yang dapat merusak arsip yang disimpan.

(c) Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip Untuk mencegah keutuhan arsip agar tetap baik, dapat dilakukan secara preventif yaitu memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan yang lain. Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.

(d) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa agar tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan dan kerapiannya. Untuk itu, maka perlu membuat peraturan yang

melarang segala sesuatu yang membuat tidak terjaminnya hal- hal tersebut. Salah satunya adalah larangan untuk membawa makanan di tempat penyimpanan arsip.

(e) Kebersihan Kebersihan merupakan salah satu cara dalam menjaga keutuhan arsip. Ruangan maupun arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat, debu dan gangguan serangga dengan alat yang sesuai sehingga selalu terawat dan terjaga keutuhannya.

(2) Pencegahan Kerusakan Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain: (a) Penggunaan Air Conditioner (AC)

Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik. (b) Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri. (c) Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :

1. Tradisional Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.

2. Laminasi Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik.

(d) Mikrofilm

Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

f) Penyusutan dan Pemindahan Arsip Selama organisasi/kantor melaksanakan kegiatannya, maka selama itu pula arsip akan tercipta sehingga jumlah dari arsip menjadi semakin meningkat. Untuk itulah perlu diadakan pengurangan terhadap jumlah arsip yang ada. Hal ini dilakukan untuk menghindari permasalahan yang dapat timbul akibat adanya penumpukan arsip. Bukan saja masalah pemborosan tempat, tetapi juga dari segi pembiayaan khususnya untuk pembiayaan penggunaan peralatan, penyediaan tenaga, serta pemeliharaan dan pengawetannya.

Disamping itu, karena tidak setiap warkat mempunyai nilai pakai yang abadi sehingga disimpan terus, maka terhadap warkat yang sudah tidak mempunyai nilai pakai hendaknya disingkirkan dari tempat penyimpanan untuk selanjutnya dimusnahkan.

Dalam peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara - cara :

1) Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan - badan pemerintahan masing-masing.

2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan

yang berlaku.

3) Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada

arsip Nasional (Wursanto, 1995: 208).

Lebih lanjut, Wursanto (1995) menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai

jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

Untuk dapat menyusut dan memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu ditetapkan “rambu-rambu penyusutan arsip”, yaitu:

1) Angka Pemakaian arsip Dengan menentukan angka pemakaian (AP) suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan maka pengelola kearsipan dapat menentukan langkah-langkah untuk berbuat terhadap keadaan arsip yang disimpan di tempat penyimpanan. Untuk arsip yang aktif dengan warkat-warkat yang masih mempunyai berbagai kegunaan, angka pemakaiannya harus mencapai 5 hingga 20%. Angka pemakaian (AP) adalah angka perbandingan antara jumlah permintaan warkat (arsip) untuk dipakai kembali dengan jumlah warkat yang disimpan sebagai arsip dalam bentuk persentase. Rumus angka pemakaian adalah sebagai berikut:

Jumlah Permintaan Warkat

AP =

X 100%

Jumlah warkat dalam arsip

2) Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijakan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu catatan yang menunjukkan :

a) Lamanya masing- masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan Arsip (file Inaktif).

b) Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing / sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional RI. (Wursanto Ignasius, 1995: 210).

Selain itu, Mulyono (2003) menjelaskan jika arsip - arsip aktif dapat dikelola di masing-masing unit atau dipusatkan pada salah satu unit, tetapi arsip inaktif harus ditangani secara sentral. Jadi, suatu organisasi harus mempunyai pusat penyimpanan Arsip inaktif. Jadwal retensi harus dibuat oleh unit kearsipan dan dibuat secara rutin (dapat satu tahunan, dua tahunan atau periode tertentu). Penetapan jangka waktu penyimpanan di dasarkan atas nilai guna arsip tersebut.

3) Nilai Kegunaan Arsip Nilai kegunaan arsip secara umum adalah sebagai bahan informasi untuk

lancarnya kegiatan-kegiatan organisasi selanjutnya. Arsip merupakan kumpulan warkat-warkat yang disimpan. Jadi, warkat-warkat yang timbul dalam kegiatan organisasi akan masuk menjadi warga arsip.

Dengan masuknya warkat-warkat sebagai warga arsip, nilai kegunaan suatu warkat tetap melekat. Dengan menentukan nilai kegunaan suatu warkat, maka dapat ditentukan kapan warkat harus disusutkan. Ada suatu arsip yang mempunyai nilai kegunaan arsip sementara dan ada pula yang bersifat abadi.

Jadi, nilai kegunaan arsip yang paling rendah adalah nilai kegunaan sementara. Nilai kegunaan arsip dapat dilihat dari rentangan anatara nilai sementara sampai nilai permanen. Rentangan nilai dapat ditentukan terkecil = 1 dan terbesar = 10 atau mungkin menggunakan rentangan nilai 1 yang terkecil dan nilai 5 yang terbesar. Hal ini tergantung pada masing-masing organisasi dalam menerapkan cara mana yang sesuai.

g) Pemusnahan Arsip (1) Prosedur Pemusnahan Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.

Dalam pemusnahan arsip, harus memperhatikan ketentuan- ketentuan sebagai berikut : (a) Membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan

dimusnahkan. (b) Harus membuat berita acara pemusnahan arsip. (c) Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.

(2) Cara Pemusnahan Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Mulyono (2003) menjelaskan terdapat 3 cara dalam memusnahkan arsip yaitu dengan (a) pembakaran, (b) pencacahan, dan (c) penghancuran. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut:

(a) Pembakaran Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran dengan jumlah banyak.

(b) Pencacahan Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan

secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva.

(c) Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.

2) Penataan Ruang Arsip Dalam pelaksanaan kegiatan tata usaha, salah satu faktor yang turut serta memperlancar kegiatan adalah penataan ruangan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan tata usaha juga memerlukan penataan ruang secara baik dan tepat agar dapat memperlancar kegiatan.

Mengingat pentingnya arti arsip bagi pelaksanaan seluruh kegiatan dalam organisasi, maka ruangan arsip harus strategis dan mudah dijangkau oleh semua bagian dalam organisasi tersebut. Selain itu, ruangan arsip hendaknya selalu dijaga agar dalam keadaan bersih dan teratur sehingga memudahkan petugas arsip untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan serta agar arsip terhindar dari berbagai macam kerusakan. Dengan demikian, untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip diperlukan suatu pengaturan ruangan yang dapat memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta menjaga keawetan arsip dari kerusakan. Pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto antara lain:

a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.

b) Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan peneranganalam yaitu sinar matahari.

c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.

d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.

e) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air.

f) Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.

g) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama, serangan perusak atau pemakan kertas arsip.

h) Lokasi ruang atau gedung tempat penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebab hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.

i) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor-kantor lainnya. j) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya. (1995: 120)

Dengan demikian, ruangan penyimpanan arsip tidak boleh terlalu banyak mendapat sinar matahari, jangan terkena air yang dapat mengakibatkan ruangan tersebut menjadi lembab, terhindar dari polusi dan serangan hama dan ruangan penyimpanan arsip sebainya terpisah dari bagian-bagian kantor yang lain.

3) Fasilitas Kearsipan Keberhasilan dari kegiatan pengelolaan arsip secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan tersebut digunakan agar membantu kegiatan kearsipan agar berjalan secara efektif dan efisien, pemakaian peralatan tersebut agar dapat berjalan dengan baik juga harus ditunjang oleh sumberdaya manusia yang mampu mengoperasikannya secara baik dan benar.

Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan pengelolaan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan

tepat. Fasilitas kearsipan yang baik akan mempunyai kemanfaatan antara lain sebagai berikut:

a) Menjamin keawetan atau daya tahan arsip.

b) Menjamin keamanan arsip dari bahaya kebakaran dan pencurian.

c) Menjamin kesehatan pegawai kearsipan.

d) Memelihara ketekunan dan semangat kerja pegawai kearsipan.

e) Menjamin kelancaran kerja dan ketepatan sistem kearsipan.

f) Menampung peningkatan volume kerja kearsipan. Peralatan kearsipan yang diperlukan dalam pengelolaan arsip dapat digolongkan menurut penggunaannya menjadi 3 (tiga) golongan yaitu:

a) Alat penerimaan surat, meliputi : baki surat, rak, meja sortir, meja tulis, pisau atau gunting, dan berbagai stempel.

b) Alat penyimpanan surat, meliputi: almari, rak dan kotak kartu, filling cabinet , rotary.

c) Alat pelaksanaan korespondensi, meliputi: mesin tik, mesin stensil, komputer, kertas ukuran tertentu, buku catatan, buku agenda, buku ekspedisi, stempel kantor.

Perlengkapan Penyimpanan (Filling Supplies) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005) yaitu :

1. Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau triplek yang digunakan sebagai pembatas dari arsip- arsip yang disimpan.

2. Map (Folder) adalah perlengkapan yang dipergunakan degan berbagai bentuk dan model sesuai dengan kebutuhan untuk menaruh file (ukuran).

3. Penunjuk(Guide) adalah sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.

4. Kata tangkap adalah Judul yang terdapat pada tonjolan file.

5. Perlengkapan Lain diantaranya adalah Label yaitu sejenis Stiker yang di pakai untuk membuat kode dan ditempelkan pada bagian- bagian tertentu (hlm.79-81)

Dengan tersedianya fasilitas kearsipan yang memadai, maka pelaksanaan tugas kearsipan dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan organisasi akan tercapai sesuai dengan harapan.

4) Petugas Kearsipan Dalam hampir semua kegiatan, unsur manusia memegang peranan yang sangat penting . Demikian pula dalam kearsipan, manusia selalu mempunyai peranan yang sangat penting yaitu dalam pengaturan arsip sehingga arsip-arsip yang ada dapat tersusun dengan rapi dan mudah diketemukan kembali. Untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan persyaratan tertentu. The Liang Gie mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu :

a) Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama. Faktor ketelitian tersebut harus didukung oleh : (1) Sikap jiwa yang cermat: penuh minat dan penuh perhatian terhadap

tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. (2) Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta warna.

b) Kecerdasan Setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa. Selain itu, dengan kecerdasan diharapkan petugas kearsipan mampu memilih pokok-pokok soal, serta tidak mudah lupa akan pokok-pokok soal yang ada di kartu arsipnya.

c) Kecekatan yaitu mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu. Dalam hal ini petugas kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan cepat dan gesit.

d) Kerapian Setiap petugas kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan (Wursanto, 1991: 39-42).

Seorang petugas arsip harus teliti dalam melaksanakan tugasnya. Karena ketelitian seorang petugas arsip sangat berpengaruh terhadap warkat-warkat yang disimpan. Selain itu daya ingat seorang petugas arsip diperlukan terutama saat diperlukannya arsip. Dalam penemuan kembali arsip petugas arsip harus sesegera mungkin menemukan arsip yang diminta dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu petugas arsip harus cekatan. Petugas arsip yang rapi akan membantu terciptanya ruangan arsip, baik rapi dalam berpakaian, ataupun menjaga kebersihan dan ketertiban ruangan.

Syarat lain yang harus dimiliki petugas kearsipan adalah keahlian. hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pendidikan atau latihan- latihan kepada pegawai kearsipan. selain itu sebagai seorang petugas kearsipan dituntut untuk mampu mengadakan hubungan dengan pihak lain, berlaku sopan, ramah, sabar, dan tidak bersifat emosional karena petugas kearsipan dalam melaksanakan tugasnya banyak berhubungan dengan pihak-pihak lain.