Penelitian yang Relevan

B. Penelitian yang Relevan

1. Ririn Irmawati. 2006. SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH . Objek kajian dari penelitian ini adalah sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan analisis deskriptif kualititif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa : (1) Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. (2) Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik sesuai prosedur yang ada, namun pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat terkumpul. (3) Ruang

47

penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja. (4) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan. (5) kurang adanya kesadaran pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip. (6) Pengamanan dan pemeliharaan arsip kurang maksimal.

2. Hendri Yulianto. 2007. PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR BAGIAN TATA USAHA UNIVERSITAS NEGERI MALANG. Responden dalam penelitian ini adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan petugas dari Bagian Umum dan Perlengkapan yang menangani masalah arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif, yang meneliti satu variabel yaitu pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis

deskriptif kualitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 3 yaitu surat masuk dinas/rutin, surat masuk rahasia dan surat masuk pribadi. (2) Pengelolaan surat keluar dibagi menjadi 2 yaitu surat keluar dinas/rutin dan surat keluar rahasia. (3) Sistem penyimpanan yang diterapkan yaitu ada yang menggunakan sistem nomor dan sistem subyek. (4) Azas penyimpanan yang diterapkan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang adalah azas desentralisasi. (5) Prosedur penyimpanan arsip di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang yaitu sementara dan tetap. (6) Prosedur peminjaman arsip yaitu mengisi buku peminjam arsip, mencari arsip, memberikan jaminan bagi mahasiswa yang meminjam yaitu KTM, mengembalikan arsip. (7) Prosedur pemeliharaan arsip meliputi membersihkan ruangan, membersihkan arsip dari debu-debu yang menempel, membersihkan dari anai-anai yang ada, membersihkan rak arsip, arsip-arsip yang tidak dipakai perlu dimusnahkan. (8) Sarana dan prasarana yang digunakan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang adalah antara lain stopmap, snelhecter, lembar disposisi/nota dinas, rak arsip, dan lemari arsip.

data

menggunakan

teknik

3. Kiki Tusianasari. 2011. ANALISIS SISTEM KEARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI . Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka atau dokumen. Penelitian ini menggunakan analisis data secara deskriptif, yaitu memaparkan tentang suatu obyek pada suatu waktu. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Sistem pengelolaan kearsipan pada Kantor Kecamatan Gunungpti dapat dikatakan sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang disimpan oleh masing-masing bagian yang sesuai dengan bidangnya, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. (2) Sistem penyimpanan yang dilakukan pada Kantor Kecamatan Gunungpati adalah pola klasifikasi dalam bentuk numerik (3) Penerapan dalam peminjaman arsip dengan kartu pinjam arsip tidak dilaksanakan secara maksimal, peminjaman arsip dilakukan dengan mudah dan sederhana, yaitu datang langsung menemui petugas (4) Pemeliharaan dan perawatan arsip yang kurang diperhatikan, pemeliharaan arsip hanya dilakukan dengan membersihkan arsip yang terkena debu dan pengamanannya hanya dengan mengunci almari. (5) Pemindahan arsip dilakukan setiap satu tahun sekali dan belum pernah melakukan pemusnahan arsip.

4. Ebelle Joyce Edwunyenga. 2009. RECORD KEEPING IN UNIVERSITIES; ASSOCIATED PROBLEMS AND MANAGEMENT OPTIONS IN SOUTH WEST GEO-POLITICAL ZONE OF NIGERIA . Populasi yang diambil adalah pelajar dan staf Universitas di South West Geo-Political Zone di Nigeria dengan sampel sebanyak 20 % dari populasi. Hasil Penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Keamanan dokumen tidak terjaga dengan baik (2) Terminal komputer yang kurang memadai (3) Penemuan kembali dokumen yang tidak efektif (3) Tidak ada petunjuk pelaksanaan yang jelas dalam penyimpanan arsip (4) Sumber daya petugas kearsipan yang kurang profesional (5) Pemusnahan arsip yang tidak terjadwal dengan baik.

5. C Okello-Obura dan F Ssekitto. 2011. RECORDS AND INFORMATION DISASTER PREPAREDNESS IN SELECTED ORGANIZATION IN UGANDA . Populasi yang digunakan adalah organisasi pemerintah dan swasta di Uganda. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1) Beberapa organisasi tertarik dan telah melaksanakan pelatihan kepada tenaga kearsipan di organisasinya (2) Beberapa organisasi telah menyediakan sebagian dana organisasi sebagai dana persiapan bila terjadi bencana yang dapat merusak arsip baik berbentuk kertas maupun elektronik (3) Beberapa organisasi telah mengubah arsip manual berupa kertas menjadi arsip elektronik demi pelestarian arsipnya (4) Sebagian besar organisasi telah mempersiapkan dengan baik rencana penyelamatan arsip bila sewaktu-waktu terjadi bencana atau kerusakan (5) Pimpinan dan manajemen organisasi telah memahami betul akan pentingnya keberadaan arsip dan mereka telah memberikan kebijakan dan peraturan khusus atas pengelolaan arsipnya.

Irmawati (2006) dalam penelitiannya di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah menjelaskan bahwa pada umumnya pengurusan dan pengendalian surat serta keberadaan arsip di kantor tersebut sudah berjalan dengan cukup baik. Namun, dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti penanganan surat yang lama karena menunggu surat terkumpul lebih dahulu, tidak terpisahnya ruang kerja dengan ruang penyimpanan arsip, tata kerja tidak mengikuti perkembangan dan kurangnya kesadaran dari para pegawai dalam menjaga dan memelihara keberadaan arsip di lingkungan kantornya.

Senada dengan hal tersebut, penelitian Tusianasari (2011) di Kantor Kecamatan Gunungpati menunjukkan hal yang sama, yaitu pada dasarnya sistem pengelolaan arsip yang dilaksanakan di Kantor Kecamatan tersebut sudah dilaksanakan dengan baik, namun kurang maksimal. Hal ini dikarenakan pemeliharaan dan perawatan arsip tidak dilaksanaakan dengan maksimal dan dengan sarana prasarana yang kurang memadai. Selain itu, pemusnahan arsip juga belum pernah dilaksanakaqn sehingga arsip jumlahnya terus bertambah, dan

hanya dipindahkan tempat penyimpanannya tanpa diadakan pemusnahan untuk mengurangi volume arsip.

Hal yang sama juga terjadi di penelitian Edwunyenga (2009), dimana ia melakukan penelitian di Universitas di South West Geo-Political Zone Nigeria, dan disana ditemukan bahwa pengelolaan arsip yang dilaksanakan juga mengalami beberapa hambatan. Dan hambatan yang tersebut adalah tidak adanya petunjuk pelaksanaan yang jelas dalam penyimpanan arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, petugas kearsipan yang kurang profesional, dan pemusnahan arsip yang tidak terjadwal hingga mengakibatkan bertumpuknya arsip.

Dari beberapa penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tidak semua kantor ataupun organisasi telah melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik. Rata-rata organisasi pemerintah melaksanakan pengelolaan arsipnya hanya sebatas hingga penyimpanan saja, dan tidak dibarengi dengan pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan. Hingga akhirnya terjadi penumpukan arsip yang tidak berguna dan sulit diketemukannya kembali arsip yang dibutuhkan. Lalu masalah sarana dan prasarana. Seringkali rata-rata kantor yang dijadikan tempat penelitian tersebut menyediakan sarana prasarana ala kadarnya sehingga keberadaan arsip tidak terawat dengan baik. Hal tersebut mengakibatkan arsip mudah rusak dan hilang. Kemudian masalah lain adalah kurangnya kesadaran dari pegawai arsip itu sendiri, dimana mereka bekerja hanya sebatas melanjutkan pekerjaan para pekerja pendahulu mereka dan petugas-petugas tersebut tidak mau belajar lebih lanjut tentang pengelolaan arsip yang sesuai dan mereka tidak dilatih untuk meningkatkan profesionalisme kerja mereka di bidang kearsipan.