Deskripsi Temuan Penelitian

B. Deskripsi Temuan Penelitian

1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip dalam suatu kantor adalah kegiatan yang vital, karena kebutuhan akan arsip yang tidak dapat diprediksi waktu diperlukannya. Pengelolaan arsip yang baik perlu dilaksanakan dengan prosedur kerja yang sistematis, teratur, dan mudah untuk di laksanakan oleh pegawainya. Dan pada intinya tujuan kearsipan adalah untuk menemukan arsip yang di butuhkan dengan mudah dan cepat dan dalam keadaan yang baik pula. Namun untuk mewujudkanya bukan merupakan suatu pekerjaan yang mudah untuk di lakukan, termasuk juga di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

Pengelolaan arsip di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta telah diatur sesuai dengan Keputusan Direksi Perusahaan Umum Bulog Nomor 123 tahun 2004 tentang Pedoman Administrasi dan Kearsipan di Lingkungan Perum Bulog. Diterbitkannya pedoman tentang administrasi dan kearsipan tersebut digunakan sebagai bahan pegangan untuk menentukan atau melaksanakan segala sesuatu yang berkaitan dengan penanganan administrasi dan kearsipan.

Pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub divre III Surakarta meliputi arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis. Dan dalam pengelolaannya menggunakan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, yakni arsip dikelola di bagian tata usaha dan di bagian yang dituju surat. Semua surat ataupun dokumen yang diterima di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu di bagian Tata Usaha, untuk kemudian dokumen dan surat tersebut diserahkan untuk dikelola lebih lanjut di bagian yang dituju setelah di-copy salinannya untuk arsip di bagian tata usaha, seperti diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) berikut ini:

“Di Bulog ini pengelolaan arsipnya meliputi arsip dinamis aktif, inaktif dan statis. Penangannya sendiri memakai asas gabungan. Misalnya ada surat dari Bulog Jateng untuk Bagian Pelayanan Publik, surat itu diurus di TU, di-copy, lalu surat yang asli diserahkan ke bagian Pelayanan Publik dan c opiannya disimpan di TU sebagai arsip”.

Hal senada diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang menyatakan, “Dalam pengelolaan arsip, baik arsip dinamis aktif, in-aktif maupun statis

dilaksanakan dengan menggunakan asas gabungan. Jadi bagian TU punya copian arsip dari bagian yang berkaitan dengan surat yang masuk ataupun keluar”.

Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan dokumentasi tersebut maka diketahui bahwa pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta meliputi pengelolaan atas arsip dinamis aktif, in-aktif dan statis, serta dalam sistem pengelolaannya menggunakan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.

a. Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem pengelolaan arsip yang dilaksanakan di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ini meliputi bagaimana prosedur dilaksanakannya proses pengurusan surat masuk dan keluar, dimulai dari penerimaan surat masuk dan surat keluar, pengklasifikasian, kode dan indeks surat masuk dan surat keluar, kemudian dilaksanakannya penyimpanan arsip, peminjaman dan penyajian arsip, penyelamatan arsip hingga penyusutan arsip.

1) Pengurusan Surat Masuk Semua surat dan dokumen yang masuk ke kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dikelola terlebih dahulu oleh bagian Tata Usaha, seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012):

“Untuk semua surat masuk, pertama-tama diterima di TU, lalu diteliti kelengkapannya, setelah itu dipilah apa itu surat pribadi ataupun dinas. Kalau pribadi diserahkan langsung ke orang yang dituju. Kalau surat dinas dicatat dulu di buku agenda, lalu didesposisi pimpinan, untuk kemudian diserahkan ke bagian yang bersangkutan. Tapi sebelum diserahkan, surat harus kami copy

untuk arsip di TU”.

Demikian pula yang diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012): “Semua surat ataupun fax yang masuk ke kantor harus dikelola

dulu di TU. Nanti surat dan fax itu di teliti dulu, surat pribadi misal undangan pernikahan, langsung diserahkan. Surat dinas juga dipilah apa itu surat rahasia atau bukan. Kalau dinas biasa kami buka dan diagendakan, tapi kalau rahasia kami cuma mengagenda dan yang boleh membuka hanya pimpinan ketika mendesposisi. Setelah didesposisi, surat kami serahkan ke bagian yang bersangkutan”.

Hal tersebut juga sesuai dengan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti bahwa dalam proses pengurusan surat masuk, semua surat yang diterima di kantor perum Bulog Sub Divre III Surakarta, baik melalui kurir, kantor pos maupun faxcimile diteliti terlebih dahulu apakan ada surat yang salah alamatnya atau tidak. Bila surat tersebut melalui kurir atau kantor pos, maka petugas penerima surat akan menandatangani lembar pengantar surat sebagai tanda surat telah diterima.

Setelah surat diteliti kebenaran alamatnya, surat-surat tersebut akan disortir dengan cara mengelompokkan antara surat pribadi dan surat dinas. Untuk surat pribadi akan langsung diserahkan kepada yang bersangkutan, untuk yang bukan merupakan surat seperti majalah dan brosur akan diberikan kepada humas. Adapun untuk surat dinas, akan diteliti lebih lanjut apakah itu surat dinas biasa, surat dinas rahasia, atau surat permohonan kontrak. Untuk surat dinas biasa dan surat permohonan kontrak, surat yang diterima akan dibuka, dibaca dan diteliti isinya. Kemudian lampiran-lampiran surat diperiksa apakah sesuai dengan apa yang tertera di dalam surat, lalu dicatat ke dalam Buku Agenda. Untuk surat dinas rahasia, surat tidak dibuka tapi langsung dicatat di Buku Agenda. Surat dinas biasa dan surat dinas rahasia dicatat dalam satu buku agenda, tetapi untuk surat permohonan kontrak dicatat di Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak. Adapun

kolom-kolom Buku Agenda Surat Masuk Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ialah sebagai berikut:

Tabel 1. Buku Agenda Surat Masuk Perum Bulog

TGL / NO.

PERIHAL KET. AGENDA

11 April 2012 890/11C04/IV/ 511.1/386/

Permohonan PP 2012

09-04-12

realisasi Alokasi

Sragen

Beras Raskin Bl. Mei 2012

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Dalam pengisian kolom-kolom tersebut, untuk kolom “tanggal agenda ” diisi sesuai dengan tanggal penerimaan surat. Biasanya pengisian kolom tanggal ini menggunakan stampel tanggal dan penanggalan ini dilakukan hanya sekali waktu saja. Untuk kolom “nomor agenda”, diisi sesuai dengan nomor urut agenda yang kemudian diikuti dengan pemberian kode, bulan dan tahun. Penomoran agenda ini untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut:

890/11C04/IV/2012 Nomor urut agenda masuk Kode bagian penerimaan surat Bulan penerimaan surat Tahun penerimaan surat

Gambar 8. Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Masuk (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Untuk kolom “nomor surat masuk”, harus diisi sesuai dengan nomor surat apabila tertera di surat tersebut. Apabila di dalam surat tersebut tidak tertera nomor, cukup diberi tanda “-“. Kolom tanggal

juga diisi sesuai dengan tanggal yang tertera di dalam surat. Kolom “asal surat” diisi dengan nama dan alamat dari pengirim surat. Kolom “perihal” berisi tentang masalah yang terdapat dalam surat tersebut,

misalnya undangan, pemberitahuan, pengaduan, permintaan dan

sebagainya. Sedangkan untuk kolom “keterangan” diisi dengan nama bagian yang menerima surat tersebut. Kolom ini diisi setelah surat didesposisi oleh pimpinan.

Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak pada dasarnya mirip dengan Buku Agenda Surat Masuk. Hanya saja, dalam Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak kolom-kolom yang ada adalah tanggal dan nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal, desposisi dan keterangan. Untuk kolom “tanggal dan nomor agenda” hingga kolom “perihal”, cara pengisiannya sama dengan pengisian kolom di Buku Agenda Surat Masuk. Namun, untuk kolom “desposisi” diisi dengan jumlah permohonan kontrak beras yang akan diserahkan, dan untuk kolom “keterangan” diisi dengan nama pembawa surat permohonan tersebut. Untuk lebih jelasnya, kolom-kolom untuk Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak adalah sebagai berikut:

Tabel 2. Buku Agenda Permohonan Kontrak Perum Bulog

TGL / NO.

PERIHAL DESPO KET AGENDA

SISI 11 April 2012 831/11C04/IV/ -

Permohonan 100 ton Fajar 2012

10-04-12

PB.

Barokah

Kontrak Ada

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Setelah surat selesai diagendakan, surat tersebut akan dilampiri dengan lembar desposisi, dalam hal ini di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta disebut dengan baju surat. Form Baju Surat tersebut adalah:

BAJU SURAT

TANGGAL

Setda Pemkab TERIMA

11 April 2012

ASAL DOKUMEN

Sragen AGENDA

890/11C04/IV/2012 NOMOR/TANGGAL 511.1/386/07/2012 NOMOR

1. Ka Sub Divre 3. Ka Bag Keu & SDM 2. Wa Ka Sub Divre

4. Ka Bag Pel. Publik 5. Ka Bag PPU 6. Ka Bag Akuntansi 7. Ka Bag Gasar 8. Ka Bag SPI

1. Dilarang memisahkan sehelai suratpun dari berkas yang telah disusun 2. Jika mengenai soal rahasia bantulah memelihara kerahasiaan Negara 3. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh atau lengkap

Gambar 9. Baju Surat Perum Bulog (Sumber: Kantor Perum Bulog

Sub Divre III Surakarta)

Untuk pengisian lembar desposisi ini, bagian Tata Usaha hanya akan mengisi kolom tanggal terima, nomor agenda, asal dokumen dan kolom nomor/tanggal. Untuk “tanggal terima”, diisi sesuai dengan tanggal diterimanya surat tersebut. Pengisiannya menggunakan bolpoin. Untuk kolom “nomor agenda” diisi sesuai dengan nomor urut surat tersebut di buku agenda yang tadi telah dicatat sebelumnya. Adapun untuk kolom “asal dokume”n diisi dengan alamat pengirim berupa nama instansi dan nama kotanya. Dan untuk kolom “nomor/tanggal” diisi dengan nomor dan tanggal yang tertera pada surat.

Setelah dilampiri dengan baju surat, surat akan diserahkan kepada pimpinan untuk dibaca, diteliti dan didesposisi. Dalam pendesposisian tersebut, pimpinan akan menentukan kebijakan apa

yang harus dilakukan atas isi surat tersebut, dan juga menunjuk bagian mana yang berwenang menindaklanjuti surat tersebut. Penunjukkan ini dilakukan dengan memberi tanda “” pada kolom bagian yang ada di

lembar desposisi. Setelah pendesposisian selesai, surat yang telah didesposisi akan diserahkan kembali ke TU untuk diserahkan kepada bidang yang ditunjuk pimpinan. Namun, sebelum diserahkan, surat beserta baju surat akan di-copy terlebih dahulu untuk kemudian salinannya disimpan sebagai arsip di bagian Tata Usaha, dan surat yang asli akan diserahkan kepada pihak yang ditunjuk. Sebelum diserahkan kepada kepala bagian yang ditunjuk, surat tersebut akan dicatat terlebih dahulu ke dalam Buku Ekspedisi Intern, dengan kolom-kolom sebagai berikut:

Tabel 3. Buku Ekspedisi Intern Perum Bulog

PARAF NO. AGENDA 11 April 2012

Permohonan Alokasi Beras 890/11C04/IV/2012

PP

Raskin DN 2012 (SPA)

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Pengisisan kolom “tanggal”, diisi sesuai dengan tanggal penyerahan surat ke alamat desposisi. Pengisian tanggal ini dilakukan dengan penggunaan stampel tanggal dan hanya dilakukan sekali waktu saja dalam satu hari tersebut. Untuk “nomor agenda” diisi sesuai dengan nomor agenda surat masuk yang ada di lembar desposisi surat tersebut. Kolom “subsi” diisi sesuai dengan nama bagian yang telah ditunjuk dalam desposisi surat. Kolom “perihal” diisi dengan perihal atau pokok surat tersebut, dan kolom “paraf” akan diisi dengan tanda tangan atau paraf kepala bagian yang menerima surat tersebut ketika surat telah diserahterimakan..

Setelah dicatat di Buku Ekspedisi Intern, petugas Tata usaha akan menyerahkan surat kepada bidang yang ditunjuk. Ketika menerima surat, Kepala Bagian atau pegawai dari bagian yang

ditunjuk harus mengisi paraf di kolom yang disediakan di Buku Ekspedisi Intern sebagai tanda bukti bahwa surat telah diserahkan dari bagian Tata Usaha kepada Bagian yang ditunjuk.

Dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi tersebut, dapat diketahui bahwa di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengurusan surat masuknya adalah sebagai berikut:

1) Surat diterima dan disortir menurut sifat dan jenisnya.

2) Surat diteliti kebenaran alamat dan kebenaran isi dan jumlahnya.

3) Surat dicatat di buku agenda dan dilampiri baju surat.

4) Surat diserahkan kepada pimpinan untuk didesposisi.

5) Surat yang telah didesposisi dicopy dan salinannya disimpan di TU sebagai arsip.

6) Surat dan desposisi yang asli dicatat di buku ekspedisi internal untuk kemudian diserahkan kepada bidang yang ditunjuk.

2) Pengurusan Surat Keluar Dalam menindaklanjuti surat masuk, ada beberapa surat yang membutuhkan jawaban dan harus dibalas. Oleh karena itu diperlukan pembuatan surat. Apabila terdapat surat yang harus segera ditindaklanjuti, maka pimpinan akan memberikan perintah kepada kepala bagian yang ditunjuk baik secara lisan ataupun melaluilembar desposisi dengan menulis “Rep” atau kepanjangan dari reply yang

berarti kepala bagian yang ditunjuk tersebut ditugaskan membuat balasan surat kepada si pengirim. Hal ini sebagaimana yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012):

“Kalau masalah pembuatan surat keluar, yang membuat itu kepala bagian yang ditunjuk di baju surat. Di baju surat itu

tertulis Rep atau Dep. Kalau Rep berarti harus dibuatkan balasan, kalau Dep berarti tidak perlu dibalas. Kepala Bagian biasanya membuat konsep dulu, lalu dikonsultasikan kepada pimpinan, kalau disetujui, konsep itu diketik, lalu dimintakan tanda tangan pimpinan melalui Bagian Tata Usaha. Setelah itu

minta nomor suratnya ke Bagian Tata Usaha juga. Setelah itu disampul dan dikirim”.

Hal tersebut dikuatkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) sebagaimana berikut:

“Pembuatan surat keluar melalui konsep dulu, jika disetujui pimpinan baru diketik, setelah diteliti dan ditandatangani pimpinan surat diberi nomor dari buku agenda keluar. Untuk pengirimannya dilihat kemana dulu, ke Umum, Divre Jateng atau ke Gudang, karena nanti sebelum dikirim harus dicatat dulu

ke buku ekspedisi yang sesuai dengan tujuan surat”

Dari penjelasan tersebut di atas, dapat peneliti jabarkan lebih lanjut melalui data-data yang peneliti peroleh dari observasi, bahwa pembuatan surat keluar dilaksanakan atas perintah pimpinan yang tercantum pada baju surat ataupun melalui lisan kepada bidang yang ditunjuk. Setelah menerima perintah pembuatan surat, maka Kepala Bagian yang ditunjuk akan membuat konsep, biasanya menggunakan kertas HVS, untuk kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diteliti dan disetujui. Bila pimpinan telah setuju dengan isi surat tersebut, maka surat tersebut akan diketik. Di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengetikan menggunakan komputer dan untuk kertasnya menggunakan kertas HVS berkop instansi.

Setelah selesai diketik, hasil ketikan akan diperiksa kembali oleh Kepala Bagian yang ditunjuk. Apabila terdapat kesalahan dalam pengetikannya, surat akan diperbaiki dan diketik ulang. Bila hasil ketikan sudah benar, maka surat tersebut akan diberi tanda taklik (paraf) di kaki surat oleh Kepala Bagian yang ditunjuk untuk kemudian dimintakan tanda tangan pimpinan.

Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, maka petugas Bagian tata Usaha akan memberi nomor pada surat tersebut sesuai dengan nomor agenda keluar dan mengisi Buku Agenda Surat Keluar, dengan format kolom sebagai berikut:

Tabel 4. Buku Agenda Surat Keluar Perum Bulog

PERIHAL KET NO. AGENDA 11 April 2012

Pemberitahuan 175/11C01/IV/2012

PP

11-04-12

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Untuk pengisiannya, kolom “tanggal” diisi dengan tanggal pemberian nomor surat, yang dilakukan hanya satu kali dalam satu hari

itu dan dengan menggunakan stampel tanggal. Untuk “nomor agenda” diisi sesuai dengan nomor urut yang ada di buku agenda surat keluar, kode bagian pembuat surat, bulan pembuatan dan tahun pembuatan surat. Untuk lebih jelasnya, pemberian nomor agenda tersebut adalah sebagai berikut:

175/11C01/IV/2012 Nomor urut agenda masuk Kode bagian pembuat surat Bulan penerimaan surat Tahun penerimaan surat

Gambar 10. Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Keluar (Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Kolom “tanggal surat” diisi sesuai dengan tanggal yang tertera pada su rat. Kolom “kepada” diisi dengan nama instansi dan alamat

instansi yang dituju. Kolom “perihal” berisikan perihal atau pokok surat dan kolom “keterangan” diisi apabila ada tambahan yang perlu

dicatat. Setelah diberi nomor, maka surat akan diteliti apakah dalam surat tersebut telah disediakan tindasan untuk disimpan sebagai arsip baik untuk bagian yang ditunjuk ataupun untuk bagian Tata Usaha. Bila dalam surat tersebut belum disediakan tindasannya, maka bagian Tata Usaha akan meng-copy surat tersebut dan salinannya akan

disimpan sebagai arsip. Setelah itu, surat yang asli akan diberi stempel instansi di sebelah kiri tandatangan penanggungjawab surat.

Pengiriman surat di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta bisa melalui kurir kantor pos, kurir instansi ataupun melalui faxcimile. Bila pengiriman surat menggunakan kurir, maka terlebih dahulu surat dicatat dalam Buku Ekspedisi ekstern dan diberi sampul. Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan 3 (tiga) jenis Buku Ekspedisi yaitu Buku Ekspedisi Ekstern Umum, Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jawa Tengah, dan Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Bulog.

Buku Ekspedisi Ekstern Umum digunakan sebagai tanda terima surat yang dikirimkan kepada instansi umum lain dengan kolom sebagai berikut:

Tabel 5. Buku Ekspedisi Ekstern Umum Perum Bulog

TANGGAL

KETERANGAN TANDA TERIMA 11 April 2012

BRI Cabang Perincian Mutasi

208/11030/P01

Sudirman

harian Pembukuan Negosiasi

SPP bulan April 2012

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Cara pengisiannya Buku Ekspedisi Ekstern ini adalah dengan mengisi kolom “tanggal” sesuai tanggal penyerahan surat dan mengisi

kolom “nomor” sesuai dengan nomor surat yang tertera. Kolom “kepada” diisi dengan nama instansi yang akan dikirimi surat, adapun ko lom “keterangan” diisi dengan perihal pokok surat. Terakhir, kolom “tanda terima” diisi dengan paraf dan nama penerima surat.

Buku Ekspedisi Ekstern ke Kantor Divre Jawa Tengah digunakan khusus sebagai tanda terima untuk surat-surat yang akan dikirim ke Kantor Bulog Divisi regional Jawa tengah, dengan kolom- kolom berupa tanggal dan nomor surat, asal, tujuan dan paraf. Untuk

kolom “tanggal” diisi sesuai dengan tanggal pengiriman surat. Untuk kolom :”nomor surat” diisi dengan nomor surat keluar yang akan diki rim, kolom “asal” diisi dengan nama bagian yang membuat surat, dan kolom tujuan berisi kepada isapa surat tersebut ditujukan atau dikirim. Terakhir, untuk kolom “paraf” diisi dengan paraf kurir yang mengirimkan surat tersebut. Kurir ini biasanya merupakan kurir atau caraka dari kantor pos dan kantor jasa pengiriman. Untuk lebih jelasnya, kolom-kolom Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng adalah sebagai berikut:

Tabel 6. Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng

TUJUAN PARAF NOMOR SURAT

125/11C01/SUBDIVREIII/IV/2012 PQC Ka Sie Perawatan Kualitas Divre Jateng

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Sedangkan Buku Espedisi Ekstern ke Gudang Bulog dipergunakan sebagai tanda terima surat yang akan dikirim ke Gudang beras Bulog se-Eks Karesidenan Surakarta, dengan kolom-kolom berupa tanggal dan nomor, tujuan, perihal dan paraf. Cara pengisiannya, untuk kolom “tanggal” diisi dengan tanggal ketika surat dikirim. Kolom “nomor” berisikan nomor dari surat yang dikirim, kolom “tujuan” diisi sesuai dengan alamat gudang yang dituju. Kolom “perihal” diisi sesuai pokok masalah surat yang dikirim, dan paraf

diisi paraf kurir atau pegawai gudang yang mengambil surat tersebut. Biasanya, untuyk surat yang ditujukan kepada gudang, sebelum surat itu dikirim, petugas TU menelepon gudang yang dituju untuk menginformasikan bahwa ada surat yang ditujukan kepada gudang tersebut, atau mengirimkan surat tersebut melalui faxcimile dan kemudian meminta petugas dari gudang untuk mengambil usrat aslinya. Lebih jelasnya, kolom-kolom pada Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Bulog sebagai berikut:

Tabel 7. Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Perum Bulog

PERIHAL PARAF NOMOR 11 April 2012 895/11C04/IV/2012

Penyaluran raskin Bl. April 2012

(Sumber: Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta)

Dengan demikian, maka proses pengurusan surat keluar di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut:

a) Pimpinan membuat perintah pembuatan surat dan surat dibuat oleh bidang yang ditunjuk.

b) Konsep surat yang telah dibuat dimohonkan persetujuan kepada pimpinan.

c) Surat yang telah disetujui diketik dan hasilnya ditandatangani pimpinan.

d) Surat yang telah ditandatangani pimpinan diberi nomor indeks sesuai nomor urut buku agenda surat keluar dan dicatat di buku agenda keluar.

e) Surat dicopy dan salinannya disimpan di TU sebagai arsip.

f) Surat asli distempel dan dimasukkan ke dalam amplop .

g) Surat dicatat ke buku ekspedisi ekstern.

h) Surat dikirim ke alamat yang dituju.

3) Pengkodean Arsip Pemberian kode, baik surat masuk maupun keluar dilakukan untuk mempermudah penyusunan, penyimpanan dan penemuan kembalinya arsip. Di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pemberian kode dilakukan dalam bentuk gabungan numerik dn alfabetis, dimana pengkodean tersebut dibuat berdasarkan area Pengkodean ini telah diatur oleh Perum Bulog Pusat. Untuk Kantor

Sub Divre III Surakarta, seluruh surat masuk dan keluar diberi kode dengan 11C00. Adapun rincian pengkodeannya adalah sebagai berikut:

a) Kode Umum untuk Sub Divre III Surakarta adalah 11C00.

b) Kode untuk bidang Pelayanan Publik adalah 11C01.

c) Kode untuk bidang Gasar adalah 11C02.

d) Kode untuk bidang PPU adalah 11C03.

e) Kode untuk bidang Keuangan dan SDM adalah 11C04.

f) Kode untuk bidang Akuntansi adalah 11C05.

g) Kode untuk bidang SPI adalah 11C06

h) Kode untuk GBB Klaten adalah 11C10

i) Kode untuk GBB Masaran adalah 11C20 j) Kode untuk GBB Kartasura adalah 11C30 k) Kode untuk GBB Delanggu adalah 11C40 l) Kode untuk GBB Grogol adalah 11C50 m) Kode untuk GBB Mojolaban adalah 11C60 n) Kode untuk GBB Wonogiri adalah 11C70 o) Kode untuk GBB Karangwuni adalah 11C80 p) Kode untuk GBB Duyungan adalah 11C90

Tata Usaha, dikarenakan merupakan sub bagian dari Bagian Keuangan dan SDM, maka dalam pengkodean surat masuk maupun keluar menggunakan kode 11C04. Hal tersebut dibuktikan dengan penelitian dalam setiap nomor surat keluar yang dibuat dan berdasarkan nomor agenda surat masuk maupun keluar.

Dari keterangan yang peneliti peroleh dari Informan 1 (Senin,

16 April 2012) mengatakan bahwa, “Dalam pengkodean surat, Bulog memakai gabungan numerik

dan alfabetis yang dibuat berdasarkan area dan bidang dalam area tersebut”.

Hal tersebut diperkuat oleh Informan 2 (Senin, 16 april 2012) yang menyatakan,

“Untuk pengkodean surat sudah diatur dalam buku pedoman, mbak. Sistem gabungan nomor dan huruf. Pengaturannya berdasarkan area dan bidang. Misal di Kantor Bulog Surakarta kodenya 11C00., lalu di bagian TU karena dibawahi bagian

Keuangan dan Administrasi kodenya 11C04”.

Dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tersebut, maka diketahui bahwa sistem pengkodean yang digunakan di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sistem gabungan numerik dan alfabetis yang diklasifikasikan berdasarkan area dan bagian perusahaan.

4) Penyimpanan Arsip Arsip memiliki fungsi dan peranan penting dalam menunjang keterlaksanaan dan kelancaran kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, arsip haruslah disimpan dan dipelihara dengan baik agar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan arsip dapat diketemukan dengan mudah, cepat, efektif dan efisien.

Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, sistem penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem gabungan, namun tiap bagian menggunakan sistem yang berbeda sesuai kebijakan bagian masing-masing. Adapun sistem yang di gunakan di Bagian Tata Usaha yaitu sistem nomor dan tanggal, seperti yang dikemukakan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012):

“Karena dalam pengurusan arsip di kantor kami menggunakan asas gabungan, maka antara bagian TU dengan bagian lain

menggunakan sistem penyimpanan arsip yang berbeda. Kalau bagian TU, karena kami memakai buku agenda jadi menyimpannya diurutkan berdasarkan tanggal dan nomor buku agenda. Kalau bagian lain rata-rata menggunakan sistem gabungan pokok ma salah dan tanggal”.

Senada dengan hal tersebut, Informan 2 (Senin, 16 April 2012) mengungkapkan, “Di bagian TU kami menyimpan arsip aktif berdasarkan urutan

nomor dan tanggal di buku agenda, Mbak. Surat masuk dan keluar disimpan di ordner yang terpisah”.

Dari pengamatan yang peneliti laksanakan, dapat dijelaskan bahwa penyimpanan yang dilaksanakan di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan sistem gabungan antara sistem nomor dan tanggal. Hal ini dapat dilihat ketika surat-surat tersebut diproses, baik surat masuk ataupun surat keluar, salinannya akan segera disimpan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut dan tanggal dari buku agendanya. Kemudian, ordner tersebut disimpan di bawah meja. Untuk ordner surat yang masih aktif atau masih dalam 1 tahun berjalan, ordner disimpan di bawah meja. Untuk ordner yang berisi arsip berusia 2-5 tahun disimpan di almari arsip, dan untuk ordner berisi arsip berusia lebih dari 5 tahun dipindahkan ke gudang arsip untuk kemudian diadakan penyusutan.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi tersebut, peneliti menemukan bahwa sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan sistem gabungan nomor dan tanggal. Semua arsip disimpan di dalam ordner untuk kemudian diletakkan di bawah meja, almari, serta gudang arsip.

5) Peminjaman dan Penyajian Arsip Surat-surat yang telah disimpan kadang masih sering dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Oleh karena itu ketika sewaktu- waktu diperlukan arsip harus dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Demikian pula dengan arsip di bagian Tata Usaha. Terkadang beberapa arsip yang telah disimpan harus diketemukan kembali dengan segera karena dibutuhkan pimpinan atau bagian lain untuk menyelesaikan masalah perusahaan. Tata Usaha adalah bagian yang sangat vital dalam menyimpan berbagai arsip. Semua arsip berupa surat baik masuk ataupun keluar dari semua bagian perusahaan disimpan di Tata Usaha berupa salinan. Salinan-salinan tersebut apat berfungsi sebagai cadangan arsip bila ternyata arsip di salah satu

bagian perusahaan hilang. Misalnya arsip bagian Pelayanan Publik hilang, maka bagian tersebut akan menghubungi Tata Usaha untuk meminjam salinan arsip yang di simpan di Tata Usaha.

Dalam peminjaman arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III ini sangat sederhana. Peminjam arsip hanya datang menemui Kepala Tata Usaha atau pegawai Tata Usaha untuk meminjam arsip dengan menyebutkan nomor agenda arsip tersebut, atau tanggal arsip, atau perihal dan pengirim surat. Setelah itu petugas Tata Usaha akan mencarikan arsip tersebut.

Dalam pencarian dan penemuan kembali arsip, yang digunakan sebagai pegangan adalah Buku Agenda. Sebuah contoh, apabila yang diketahui adalah tanggal surat dan nama pengirim surat, maka langkah pertama yang dilakukan oleh petugas adalah membuka buku agenda dan mencari nama pengirim surat pada tanggal yang disebutkan. Apabila tanggal dan nama pengirim telah ditemukan di buku agenda, maka langkah yang selanjutnya dilakukan adalah mengecek perihal surat. Hal ini dilakukan karena ada kemungkinan sebuah instansi yang sama mengirim surat yang berbeda, baik dari segi tanggal ataupun perihalnya. Oleh karena itu, perihal surat perlu dicek agar surat yang diketemukan benar-benar tepat.

Setelah perihal surat diketemukan, langkah selanjutnya adalah melihat nomor agenda surat tersebut. Jika nomor agenda telah diketemukan, petugas akan langsung mencari arsip tersebut di ordner arsip. Setelah arsip yang dimaksud diketemukan, petugas Tata Usaha akan mengcopykan arsip tersebut, dan salinannya akan diberikan kepada si peminjam arsip.

Peminjaman arsip di Kantor Bulog Sub Divre III Surakarta ini tidak menggunakan bon peminjaman surat, dikarenakan si peminjam akan diberikan copian langsung dari arsip. Hal ini dilakukan untuk tetap menjaga keberadaan arsip tersebut agar arsip tidak hilang, sesuai

dengan penjelasan dari Informan 1 (Senin, 16 April 2012) yang menyatakan,

“Kami tidak menyediakan Bon Peminjaman Arsip, Mbak. Kalau ada bagian lain yang memerlukan arsip dari Tata Usaha akan

langsung dicopykan biar bagian tersebut punya arsip yang sama lagi dan arsip di TU juga terjaga keberadaannya”.

Lebih lanjut, Informan 2 (Senin, 16 April 2012) mengemukakan bahwa,

“Kalau ada pegawai atau pimpinan yang mau pinjam arsip di TU, kami tanya dulu arsip tanggal berapa, dari siapa, perihalnya apa. Kemudian kami cari di buku agenda berapa nomor agendanya. Setelah ketemu, kami cari di ordner penyimpanannya. Setelah itu kami copy. Copiannya kami serahkan kepada si peminjam, dan arsip kami, kami simpan lagi di ordner penyimpanan”.

Dari hasil wawancara dan observasi di atas, maka ditemukan bahwa dalam penemuan kembali arsip di Bagian Tata Usaha kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang dijadikan sebagai pegangan adalah nomor agenda dari surat yang diperlukan. Sedangkan dalam peminjaman arsip, tidak disediakan Bon Peminjaman Arsip. Untuk menjaga tetap tersedianya arsip, peminjam arsip langsung diberi salinan dari arsip yang diperlukan.

6) Penyelamatan arsip Arsip sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Oleh karena itu, keberadaan arsip harus dijaga dengan baik. Apabila sewaktu-waktu terjadi sesuatu pada arsip, maka perusahaan harus mampu melakukan tindakan penyelamatan terhadap arsip tersebut. Demikian pula yang dilaksanakan oleh Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Di kantor ini, tindakan penyelamatan arsip dilaksanakan dengan 3 (tiga) cara, yaitu pengamanan, pemeliharaan dan perawatan. Seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) yaitu,

“Untuk menjaga keberadaan arsip, Bulog melakukan tiga cara, yaitu penjagaan, pemeliharaan, dan perawatan. Penjagaan dilakukan untuk menjaga isi arsip, sedangkan pemeliharaan dan

perawatan untuk menjaga bentuk fisik arsip”.

Lebih lanjut, Informan 2 (Senin, 16 April 2012) mengemukakan bahwa: “Pemeliharaan arsip kami lakukan dengan menyimpan arsip di

tempat yang kering dan tidak lembab. Untuk menjaga suhu di ruangan arsip, kita menggunakan AC dan agar arsip tidak berbau lepek kami memberi pewangi ruangan dan kapur barus. Untuk arsip yang ada di gudang arsip, kita rawat dengan diadakan fumigasi secara berkala. Kalau ada arsip TU yang rusak atau hilang, kami akan menghubungi bagian yang punya arsip asli dan kami meminta copiannya untuk disimpan sebagai ganti arsi p yang hilang ”.

Dalam penyelamatan arsip di kantor Perum bulog Sub Divre III Surakarta, penjagaan arsip dilaksanakan dengan 2 (dua) cara. Yang pertama adalah menjaga kerahasiaan isi arsip dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan masalah tersebut. Hal ini wajib dilaksanakan oleh semua petugas Tata Usaha, untuk mencegah hilangnya arsip tersebut karena diambil, dipinjam, ataupun dicuri oleh pihak yang salah. Cara yang kedua adalah dengan menjaga keberadaan arsip dalam hal peminjaman arsip, yaitu dengan memberikan copiannya bagi pihak yang berkepentingan. Bila ada pihak yang berkepentingan dan meminjam arsip tersebut, maka TU akan mengkopikan arsip tersebut dan menyerahkan kopiannya kepada pihak peminjam. Dengan demikian arsip akan terjaga dan tidak takut hilang.

Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menjaga arsip dari kelembaban dan serangga. Hal ini dilakukan dengan meletakkan arsip ditempat yang kering, menjaga suhu ruangan, dan memberikan obat anti serangga berupa kapur barus. Selain itu ruangan juga disediakan pewangi agar arsip tidak berbau lepek. Kemudian untuk arsip yang ada di gudang arsip, dipelihara dengan diadakannya fumigasi secara

berkala, menjaga kelembababn ruangan, dan pembersihan arsip dari debu secara berkala.

Perawatan dilaksanakan ketika arsip rusak atau hilang. Petugas TU harus mampu mengganti arsip tersebut, yaitu dengan mencarinya di bagian yang menerima surat yang asli. Arsip tersebut kemudian dicopy dan salinannya akan dibawa kembali ke TU dan dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut agendanya.

Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, dapat diketahui bahwa dalam menjaga keberadaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilakukan dengan pengamanan kerahasiaan arsip, pengamanan dalam hal peminjaman arsip, pemeliharaan arsip dengan fumigasi secara berkala dan pengaturan suhu ruangan dengan AC, serta perawatan ketika arsip rusak atau hilang dengan membuat salinan kembali dari arsip asli dari bagian yang bersangkutan.

7) Penyusutan Arsip Arsip tidak selamanya memiliki nilai guna, sehingga pada pada saatnya ketika nilai guna arsip tersebut telah habis, arsip harus disingkirkan. Seiring perkembangan organisasi, volume arsip akan semakin bertambah. Bila arsip yang tak bernilai guna tidak dikurangi atau disingkirkan, maka akan terjadi penumpukan arsip, yang pada akhirnya akan mengganggu pelaksanaan kegiatan organisasi. Penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan memilah arsip, memindahkan arsip ke gudang arsip dan memusnahkan arsip tak bernilai guna. Hal ini sesuai dengan apa yang diutarakan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) bahwa,

“Dalam hal penyusutan arsip, hal pertama yang dilakukan adalah memilah arsip menjadi arsip aktif, in-aktif, statis dan non arsip. Arsip aktif tetap disimpan di TU, arsip in aktif dipindah ke gudang arsip, kalau ada arsip statis bernilai sejarah atau ilmiah diserahkan ke Arsip Nasional, sedangkan arsip tak bernilai guna

ataupun non arsip kita musnahkan dengan membentuk Panitia Pemusnahan Arsip”.

Hal tersebut, lebih lanjut dijelaskan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang mengemukakan bahwa:

“Untuk arsip-arsip yang sudah tidak digunakan, kami adakan penyusutan setahun sekali. Sebelumnya kami buat dulu daftar pertelaannya agar kita tahu arsip mana yang layak disimpan, dipindah atau dimusnahkan. Setelah itu kita bentuk panitia penyusutannya ”.

Proses penyusutan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta didahului dengan penilaian arsip oleh petugas dari masing- masing bagian yang menangani arsip tersebut secara langsung. Arsip- arsip yang ada di tiap bagian akan diseleksi, dipilah dan disisihkan sesuai dengan nilai gunanya yaitu berupa arsip dinamis aktif, arsip dinamis non aktif, dan non arsip.

Arsip dinamis aktif adalah arsip dengan masa simpan < 5 tahun. Arsip ini akan tetap disimpan di bagian yang menangani langsung arsip tersebut. Arsip dinamis non aktif adalah arsip dengan masa simpan > 5 tahun. Arsip ini akan dipindah ke gudang arsip untuk diproses lebih lanjut. Adapun non arsip adalah arsip yang berupa undangan, selebaran, surat kabar, atau berkas-berkas lain yang disamakan dengan non arsip karena keadaannya telah rusak, sampul- sampul surat, daftar hadir, serta tembusan surat yang surat aslinya masih disimpan oleh bagian yang bersangkutan. Untuk non arsip ini langsung dimusnahkan oleh bagian yang bersangkutan dengan cara dibakar tanpa menggunakan Panitia Penyusutan Arsip.

Setelah dipilah, arsip dinamis non aktif akan dipindah ke gudang arsip. Di gudang arsip sendiri, nantinya arsip in-aktif akan dipilah lebih lanjut melalui masa retensi arsipnya. Arsip ini akan dipilah menjadi arsip in-aktif, arsip statis, dan arsip tidak bernilai guna. Untuk arsip statis atau arsip yang dianggap masih bernilai guna akan tetap disimpan di gudang arsip. Untuk arsip statis yang dianggap memiliki

nilai sejarah atau ilmiah, akan diserahkan ke Arsip Nasional, dan untuk arsip yang tidak bernilai guna, akan dimusnahkan dengan membentuk Panitia Penyusutan Arsip yang akan membuat dan menyusun Daftar Pemusnahan Arsip.

Panitia Penyusutan Arsip ini terdiri dari Kepala Sub Divre sebagai ketua, Kepala Bagian Keuangan dan SDM sebagai sekretaris dan pegawai dari bagian yang bersangkutan sebagai anggota. Setelah melakukan penilaian arsip, maka panitia akan membuat surat usulan pemusnahan arsip kepada Kepala Divre Jateng. Setelah mendapat persetujuan tertulis dari kepala Divre Jateng, panitia membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip untuk arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip untuk arsip yang diserahkan kepada Arsip Nasional.

Pemusnahan di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dilaksanakan dengan cara dicacah dan kemudian hasil cacahan tersebut dijual ke pabrik kertas terdekat untuk diolah kembali. Dalam pemusnahan ini, semua panitia harus memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan benar-benar musnah dan tidak dapat dikenali lagi wujud maupun isinya.

b. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas adalah segala kebutuhan yang diperlukan untuk membantu menyelesaikan suatu pekerjaan. Dengan tersedianya fasilitas yang memadai, akan membantu kelancaran pekerjaan kantor terutama di bidang kearsipan. Fasilitas ini dapat berupa peralatan dan perlengkapan.

Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, fasilitas Kearsipan terdiri dari peralatan dan perlengkapan penerimaan surat, penyimpanan surat, dan korespondensi. Walaupun perlengkapan dan peralatan yang tersedia terkesan lengkap, namun belum dapat membantu

optimalnya pelaksanaan kegiatan kearsipan. Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012):

“Sebenarnya fasilitas di sini cukup lengkap, Mbak. Hanya saja kurang memadai. Di TU kami tidak memiliki filing cabinet atau

lemari khusus untuk arsip karena tidak ada tempat”.

Hal senada juga diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012): “Kami sebenarnya membutuhkan filing cabinet, Mbak. Tapi ruangan

TU luasnya tidak cukup memadai. Akhirnya ordner arsip tahun berjalan cuma kami letakkan di bawah meja. Ordner arsip tahun lalu kami letakkan di almari bersama gelas, piring, dan perlengkapan lain u ntuk rapat”.

Dari hasil pengamatan peneliti, dan dari dokumen yang peneliti dapat, di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, peralatan dan perlengkapan yang tersedia adalah sebagai berikut:

1) Peralatan dan perlengkapan dalam penerimaan surat, seperti:

a) Meja dan kursi pegawai, berupa meja kerja dan kursi kerja berukuran standar digunakan untuk tempat duduk pegawai dalam melaksanakan semua aktivitas ketatausahaan.

b) Mesin fotocopy, digunakan untuk mengcopy surat masuk ataupun keluar.

c) Faxcimile, digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen baik dari ataupun menuju instansi lain.

d) Alat-alat tulis berupa bolpoin, penghapus cair, penggaris, pensil, penghapus, dan sebagainya.

e) Buku Agenda, yaitu buku berukuran folio yang digunakan untuk mencatat surat masuk ataupun keluar. Bulog menggunakan buku agenda kembar berupa buku agenda surat masuk dan keluar. Masing-masing buku agenda tersebut masih dipilah lagi menjadi Buku Agenda Surat Masuk, Buku Agenda Surat Permohonan Kontrak, Buku Agenda Surat Keluar dan Buku Agenda Fax

Keluar. Dengan demikian, Buku agenda yang tersedia di bagian Tata Usaha Perum Bulog ada 4 (empat) buah buku agenda.

f) Buku Ekspedisi, yaitu buku berukuran 10x35 cm yang digunakan untuk menyerahkan surat, sekaligus sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diterima. Di bagian Tata Usaha, terdapat 4 (empat) buah buku ekspedisi berupa Buku Ekspedisi Intern, Buku Ekspedisi Ekstern Umum, Buku Ekspedisi Ekstern ke Divre Jateng, dan Buku Ekspedisi Ekstern ke Gudang Bulog.

g) Baju Surat/Lembar Desposisi, yaitu lembar untuk perintah

pimpinan, berupa kertas HVS berukuran setengah folio.

h) Stampel, terdapat 4 (empat) buah stampel yang digunakan di bagian Tata Usaha Bulog, yaitu stampel tanggal, stampel instansi, stampel agenda permohonan kontrak, serta stampel arsip.

i) Stapler, digunakan untuk menyetaples lembar desposisi yang akan dilampirkan pada surat masuk. j) Remover, digunakan untuk membuka staples agar tidak merobek kertas sehingga surat atau amplop surat tetap utuh. k) Paper Clips, digunakan untuk menyatukan dokumen atau surat agar tidak tercecer dan tertata rapi. l) Stopmap folio, digunakan untuk menyerahkan surat masuk beserta lembar despoisi kepada pimpinan atau untuk memmintakan tanda tangan pimpinan.

m) Amplop, dipergunakan sebagai sampul dalam pengiriman surat. Terdapat 3 (tiga) macam amplop yang dipergunakan, yaitu amplop putih biasa, amplop putih dengan kop instansi, dan amplop cokelat dengan kop instansi.

2) Peralatan dan perlengkapan dalam penyimpanan surat, yaitu:

a) Perforator, digunakan untuk melubangi copian surat masuk dan keluar untuk kemudian disimpan dalam ordner.

b) Ordner, digunakan untuk menyimpan surat masuk dan keluar. Terdapat 4 (empat) buah ordner di bagian Tata Usaha, yaitu untuk surat masuk, surat permohonan kontrak, surat keluar, dan fax keluar.

c) filing cabinet dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan ordner.

d) Air Conditioner (AC), digunakan untuk mengatur suhu ruangan agar arsip tetap terjaga dari kelembaban.

3) Peralatan korespondensi seperti komputer dan printer.

Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan dokumentasi tersebut, ditemukan bahwa di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, perlengkapan dan peralatan yang memfasilitasi keterlaksanaan kegiatan kearsipan yang terdiri dari peralatan dan perlengkapan penerimaan surat, peralatan dan perlengkapan penyimpanan surat, serta peralatan dan perlengkapan korespondensi sebenarnya sudah cukup lengkap, hanya saja kurang memadai. Terutama di bagian Tata Usaha. Pada bagian Tata Usaha, tidak terdapat adanya filing cabinet. Hal ini dikarenakan luas ruangan yang kurang memadai untuk meletakkan filing cabinet yang diharapkan mampu mengurangi terjadinya penumpukkan arsip. Karena kekurangan tersebut, maka dalam hal penyimpanan arsip di Bagian Tata Usaha, seluruh arsip disimpan dengan memanfaatkan almari yang ada di ruangan tersebut. Almari ini merupakan almari panjang yang berfungsi sebagai sekat antara ruang Tata Usaha dengan ruang bagian Gasar, dan selain difungsikan sebagai tempat penyimpanan arsip, difungsikann pula sebagai tempat penyimpanan perlengkapan rapat.

c. Petugas Kearsipan

Tercapainya tujuan dari kegiatan kearsipan dipengaruhi oleh adanya sumber daya manusia. Tanpa ada sumber daya manusia yang merupakan faktor penggerak dari usaha kearsipan tersebut, kegiatan kearsipan tidak

akan pernah terlaksana. Di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, pengelolaan arsip dilaksanakan oleh 4 (empat) orang tenaga manusia, yang terdiri dari 1 (satu) orang Kepala Tata Usaha yang bertugas menerima telepon dan faxcimile dan mengawasi serta memberi arahan pegawai Tata Usaha, 1 (satu) orang pegawai yang mengurus surat masuk dan surat keluar, 1 (satu) orang pegawai yang mengurusi surat kontrak beras dan gabah, dan 1 (satu) orang pegawai yang bertugas mengurusi surat perjalanan dinas beserta akomodasinya.

Para pegawai Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III tersebut pada dasarnya tidak memiliki latar belakang pendidikan maupun pengalaman di bidang kearsipan. Hal ini dikemukakan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) bahwa:

“Pegawai yang di tempatkan di TU pendidikan terakhirnya adalah Sarjana. Kegiatan yang kami laksanakan selama ini hanya

berdasarkan pengalaman dan kebiasaan turun temurun dari pegawai- pegawai terdahulu. Untuk pengalaman, tiap pegawai berbeda-beda. Hal ini dikarenakan disini menerapkan sistem rolling sesuai dengan kebijakan pimpinan. Biasanya, kalau pimpinan berganti, maka tugas dan jabatan pegawai disini juga akan berganti. Misalnya sekarang kami ada di TU, bila nanti berganti pimpinan belum tentu kami ada di TU lagi. Bisa jadi kami berada di Pelayanan Publik atau di Gasar”.

Pernyataan tersebut dikuatkan oleh keterangan yang diperoleh dari Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang menyatakan, “Kami tidak punya pengalaman khusus bidang arsip, Mbak. Kami

belum pernah mengikuti diklat ataupun training tentang kearsipan. Kala u diklat tentang kewirausahaan dan kepemimpinan sering”.

Dari data dokumen kepegawaian, dapat peneliti jelaskan bahwa di bagian Tata Usaha Perum Bulog belum memiliki pegawai yang memiliki keahlian khusus dalam menangani kearsipan. Semua pegawai di bagian Tata Usaha memiliki latar belakang pendidikan Strata 1, namun tidak ada yang berkaitan dengan kearsipan. Keempatnya merupakan Sarjana yang berlatar belakang Teknik ataupun Pertanian. Selain itu, para pegawai tersebut belum ada yang pernah mengikuti diklat ataupun pelatihan khusus

tentang kearsipan. Hal ini dikarenakan instansi hanya mengadakan diklat tentang kepemimpinan dan kewirausahaan. Karena sistem kepegawaian di Perum Bulog Sub Divre III Surakarta menggunakan sistem rolling, maka belum tentu pegawai yang saat ini bertugas merupakan pegawai Tata Usaha yang ada di periode terdahulu. Petugas yang ada adalah pegawai yang mengelola arsip dengan berdasarkan kebiasaan dan pengalaman yang telah diterapkan oleh pegawai terdahulu. Apapun yang dilaksanakan oleh pegawai terdahulu, akan mereka laksanakan saat ini tanpa mengubah sedikitpun tatanan yang ada.

Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tersebut, maka dapat diketahui bahwa di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre

III Surakarta telah memiliki 4 (empat) orang pegawai yang berpendidikan Stata 1, namun bukan merupakan lulusan di bidang Kearsipan. Keempat pegawai tersebut melaksanakan tugas sesuai dengan job description masing-masing tanpa memiliki pengalaman di bidang kearsipan, karena sistem kepegawaian yang bersifat rolling. Selain itu, karena Perum Bulog Sub Divre III Surakarta belum pernah mengadakan diklat tentang kearsipan untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman dari pegawai Tata Usaha, maka para pegawai tersebut menambah pengetahuan hanya dengan sharing pengalaman dengan pegawai terdahulu atau siswa Prakerin.

d. Ruang Arsip

Salah satu faktor yang ikut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan adalahpenyusunan tempat kerja, peralatan serta perlengkapan kantor yang sebaik-baiknya. Penyusunan peralatan dan perlengkapan yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang baik dapat menimbulkan kenyamanan dalam bekerja sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja pegawai yang bersangkutan. Dalam pengelolaan arsip,

tentunya membutuhkan tempat atau ruang yang cukup luas untuk karena dalam penyimpanan arsip memerlukan banyak ruang.

Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, terdapat 2 ruang pengelolaan arsip, yaitu ruang Tata Usaha dan depo arsip. Namun, kedua ruangan tersebut kurang memadai. Seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 april 2012) sebagai berikut:

“Ruang penyimpanan arsip disini kurang memadai, baik di TU ataupun gudang, sehingga kesannya semrawut dan kurang rapi. Namun untuk sirkulasi udara, warna, suara dan cahaya kami rasa

sudah cukup baik dan membuat nyaman untuk bekerja”.

Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan Informan 2 (Senin, 16 April 2012) yang mengungkapkan bahwa: “Kami sebenarnya memerlukan ruangan yang lebih luas, Mbak. Agar

arsip bisa ditata dengan lebih rapi dan enak dipandang mata, jadi kami bisa bekerja dengan lebih baik”.

Kemudian, dari pengamatan yang peneliti lakukan, ruangan-ruangan yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan arsip tersebut kurang memenuhi syarat dikarenakan ruangannya yang kurang luas. Untuk ruang Tata Usaha, karena dalam satu ruangan dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian Tata Usaha dan bagian Gasar, maka ruangan yang tersdia luasnya kurang memadai. Hal ini mengakibatkan sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip kurang memadai, dikarenakan tidak adanya ruang yang cukup luas untuk digunakan sebagai tempat menyimpan arsip. Karena terbatasnya ruang untuk menyimpan arsip, pada akhirnya ordner arsip dibiarkan bertumpuk menjadi satu di almari tempat penyimpanan peralatan dan akomodasi untuk rapat. Namun, dalam penataan meja dan kursi serta peralatan lain cukup bagus karena masih memungkinkan pegawai untuk bergerak secara leluasa.

Selain itu dalam penataan cahaya serta warna juga memadai. Warna ruangan Tata Usaha adalah krem muda. Kantor tata Usaha terletak di bagian depan sehingga cahaya yang masuk cukup dan tidak menyilaukan karena menggunakan kaca jendela hitam. Walaupun Perum Bulog Sub

Divre III Surakarta berada di pinggir jalan raya dan bagian Tata Usaha terletak di bagian depan, namun suara yang terjadi tidaklah terlalu bising. Untuk sirkulasi udara ruangan, dibantu dengan adanya Air Conditioner sehingga menjaga suhu udara stabil dan memungkinkan pegawai merasa nyaman untuk bekerja.

Pada kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta selain ruang pengelolaan arsip juga terdapat ruangan penyimpanan fisik arsip atau disebut depo arsip. Depo arsip di kantor ini saat ini masih sangat kurang memadai dikarenakan kurang luasnya ruangan serta belum adanya penataan yang baik sehingga arsip hanya ditumpuk menjadi satu. Walaupun telah diadakan penambahan ruang, namun volume arsip yang terlalu banyak membuat 2 depo arsip yang telah disediakan untuk menyimpan arsip in aktif masih belum cukup memadai.

Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa dalam hal pengaturan ruangan, Perum Bulog Sub Divre III Surakarta telah memperhatikan arpek warna, cahaya, suara dan sirkulasi udara dengan baik. Namun, untuk luasnya ruang masih belum cukup memadai. Karena terbatasnya ruang simpan di bagian Tata Usaha, maka arsip hanya dimasukkan ke dalam almari yang selain berfungsi sebagai sekat antara ruang Tata Usaha dan ruang Gasar, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan perlengkapan rapat. Karena terus berkembangnya kegiatan perusahaan, jumlah arsip yang terus bertambah dan tidak diimbangi dengan penyusutan arsip yang kontinyu, mengakibatkan terus bertumpuknya jumlah arsip yang ada di dua depo arsip yang telah disediakan.

2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip

Suatu kegiatan dalam pelaksanaannya tidak selalu berjalan dengan lancar. Bila suatu saat diketemukan hambatan maka itu adalah sesuatu yang

wajar. Seperti yang diungkapkan oleh Informan 1 (Senin, 16 April 2012) berikut ini,

“Dalam menjalankan tugas, hambatan itu pasti ada, baik internal maupun eksternal, tapi kami tidak menjadikannya sebagai beban, justru kami

jadikan tantangan bagaimana caranya agar kami bisa mengatasi hambatan itu”.

Dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog, hambatan yang dihadapi adalah kurangnya sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang memadai. Hal ini diungkapkan oleh Informan 2 (Senin, 16 April 2012) sebagai berikut:

“Hambatan yang kami hadapi disini adalah tidak adanya pegawai yang benar-benar bisa mengelola arsip dengan baik, Mbak. Kami tidak up to date tentang cara-cara pengelolaan arsip. Kami hanya mengikuti apa yang telah dilakukan pegawai sebelumnya. Ruang TU kami rasa kurang luas, kami sebenarnya membutuhkan filing cabinet untuk membantu penyimpanan arsip, biar kelihatan rapi. Tapi ya itu, tidak ada tempat. Jadi arsip umpek-umpekan sama akomodasi rapat. Gudang arsip juga kurang luas. Di gudang, arsip cuma kami tumpuk. Semua arsip semua bagian tercampur dan kami belum sempat menata. Kebersihannya juga kurang diperhatikan, Mbak. Berdebu. Jadi tiap mau masuk kesana pasti batuk-

batuk”.

Hal tersebut diperkuat dengan keterangan dari Informan 3 (Senin, 16 April 2012) yang mengungkapkan bahwa: “Pegawai di sini minim informasi dan pengetahuan tentang arsip, Mbak.

Kami tidak pernah ikut diklat atau pelatihan tentang arsip. Kantor cuma mengadakan diklat dan pelatihan kewirausahaan dan kepemimpinan. Hambatan yang paling kelihatan itu kurangnya sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip, baik di TU ataupun di gudang”.

Dari pengamatan yang peneliti lakukan, ditemukan bahwa hambatan pertama yang ditemui dalam pengelolaan arsip adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian pimpinan dalam memajukan kualitas sumberdaya pegawai dalam bidang kearsipan. Sistem penempatan pegawai di kantor Perum Bulog bersifat rolling, dan rolling ini terjadi setiap pergantian Kepala Sub Divre ataupun sesuai dengan kebijakan dari Kepala Sub Divre yang sedang bertugas saat itu. Penempatan pegawai itupun juga sesuai kebijaksanaan Kepala Sub Divre, sehingga belum

tentu seorang pegawai yang tadinya bekerja di bagian Tata Usaha setelah bergantinya Kepala Sub Divre ia masih bekerja di bagian itu. Bisa jadi ia dirolling ke bagian yang lain.

Walaupun semua pegawai di kantor Perum Bulog minimal mengenyam pendidikan Strata 1, namun belum ada pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan, baik secara formal maupun informal. Rata- rata pegawai kantor Perum Bulog berasal dari bidang teknik dan pertanian. Hal tersebut berimbas pada pengelolaan arsipnya yang hanya meniru dan melanjutkan apa yang telah dilaksanakan oleh petugas Tata Usaha yang sebelumnya, tanpa mengetahui apakah prosedur yang telah dilaksanakan tersebut telah sesuai atau tidak.

Selain itu, pimpinan Bulog dalam hal ini Kepala Sub Divre, selama ini belum pernah memberikan pelatihan atau pendidikan khusus bagi pegawai Tata Usaha di bidang Kearsipan. Pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan hanyalah tentang kepemimpinan dan kewirausahaan. Dari pengammatan peneliti, para pegawai dan pimpinan sepertinya menganggap bahwa kearsipan adalah hal yang mudah dipelajari secara otodidak oleh pegawai, sehingga pegawai tidak perlu memiliki latar belakang pendidikan kearsipan ataupun mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.

Kemudian hambatan yang kedua adalah sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai. Hal ini dikarenakan kurang luasnya ruang yang tersedia dalam pengelolaan arsip. Ruang Tata Usaha menjadi satu ruang dengan Ruang Bagian Gasar, dengan dibatasi oleh lemari panjang berukuran besar dengan tinggi kurang lebih 1 (satu) meter. Dengan terbatasnya ruang yang tersedia tersebut, membuat fasilitas kearsipan dalam hal ini adalah filing cabinet tidak dapat ditempatkan di ruang Tata Usaha. Akibatnya, ordner arsip tahun berjalan hanya diletakkan di bawah meja, dan ordner arsip yang berusia lebih dari saru tahun diletakkan di almari yang menjadi satu dengan berbagai tumpukan dokumen, amplop, kertas, bahkan peralatan akomodasi untuk rapat seperti taplak meja, gelas, dan piring.

Hambatan yang ketiga adalah kurangnya tempat penyimpanan arsip atau gudang arsip. Sebenarnya kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ini telah memiliki 2 ruangan yang dijadikan sebagai gudang arsip. Namun ternyata hal tersebut masih kurang mencukupi, dikarenakan semakin bertambahnya waktu, semakin bertambahnya jumlah arsip, dan tidak diimbangi dengan pelaksanaan pemusnahan arsip. Pegawai hanya melakukan pemindahan dan penyusutan arsip. Dan pelaksanaan pemusnahan arsip yang terakhir dilakukan adalah pada tahun 2007. Jadi, dalam rentang tahun 2008 hingga 2012 belum dilaksanakan pemusnahan arsip lagi, yang mengakibatkan semakin bertambah penuhnya gudang arsip dan semakin tidak muatnya gudang arsip tersebut untuk menyimpan arsip-arsip inaktif.

Hambatan yang terakhir adalah kurangnya perhatian dalam penyimpanan arsip. Dari hasil pengamatan peneliti, terlihat bahwa pegawai Tata Usaha kurang merawat keberadaan arsip, yaitu dengan meletakkan ordner arsip hanya di bawah meja. Meskipun untuk efisiensi, namun hal tersebut dikhawatirkan akan merusak arsip, seperti penyoknya ordner, tertekuknya kertas arsip, dan mudah sobeknya kertas arsip karena kelembaban lantai di bawah meja. Selain itu, berdasarkan pengamatan peneliti di gudang arsip, terlihat bahwa penyimpanan yang dilakukan di gudang saat ini adalah asal- asalan. Karena kurang tersedianya tempat penyimpanan arsip in-aktif, semua arsip in-aktif dari semua bagian dicampur dan bertumpuk menjadi satu tanpa dipilah-pilah per bagiannya. Hal ini membuat gudang arsip terkesan semrawut , kacau, dan kurang enak dilihat. Selain itu, ruangan dalam gudang arsip juga tidak dibersihkan secara intensif, akibatnya, banyak debu yang menempel pada arsip-arsip yang tersimpan pada gudang tersebut. Pegawai hanya membersihkan debu sekenanya dan menyapu lantai yang terlihat saja,. Hal ini dikarenakan untuk membersihkan seluruh gedung secara total harus diiringi dengan penataan arsip-arsip terlebih dahulu. Dan dalam hal ini belum ada pegawai yang bersedia ataupun ditugaskan pimpinan untuk menata dan membersihkan gudang arsip tersebut.

Dengan demikian diketahui bahwa dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, hambatan yang dihadapi adalah minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan, sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, kurangnya tempat penyimpanan arsip dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip.

3. Upaya-upaya untuk Mengatasi Hambatan

Dalam melaksanakan sebuah kegiatan, walaupun hambatan itu selalu ada, harus dicarikan upaya untuk mengatasi hambatan tersebut agar kegiatan tetap terlaksana dan mencapai hasil dan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Informan 2 (Senin, 16 April 2012):

“Untuk mengatasi hambatan itu, kami berusaha mencari pengetahuan sendiri dengan sharing antar pegawai, belajar dari pegawai TU terdahulu. Selain itu, kantor kami sering digunakan siswa SMK untuk prakerin, jadi kami juga belajar dari siswa-siswa tersebut. Walaupun mereka minim pengalaman, tapi pengetahuan mereka tentang arsip lebih luas dibanding kami. Untuk penyimpanan arsip, saat ini sedang dibangun gedung baru untuk jadi gudang arsip yang baru dan lebih luas. Semoga pembangunannya cepat selesai jadi arsip tidak lagi menumpuk dan bercampur baur antara bagian yang satu dengan yang lain”.

Senada dengan hal tersebut, Informan 3 (Senin, 16 Mei 2012) menyatakan, “Di sini kami semua berusaha meningkatkan kemampuan secara

otodidak, Mbak. Belajar darimana saja. Senior, internet ataupun siswa prakerin. Yang penting bisa m enambah pengetahuan kami”.

Berdasarkan pengamatan yang peneliti lakukan, terdapat beberapa upaya nyata untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Namun, usaha tersebut kurang maksimal. Untuk mengatasi hambatan minimnya pengetahuan dan kualitas pegawai di bidang kearsipan, belum ada perhatian khusus dari pimpinan. Sehingga untuk mengatasi hambatan tersebut, para pegawai mencoba untuk menambah pengetahuan mereka sendiri secara otodidak, yakni dengan membaca buku ataupun internet, bertanya dan sharing

dengan pegawai Tata Usaha sebelumnya, serta bertanya dan sharing dengan siswa Prakerin.

Dalam 1 (satu) tahun, biasanya kantor Perum Bulog digunakan beberapa Sekolah Menengah Kejuruan untuk Praktek Kerja Lapangan selama 2 (dua) kali. Sekolah tersebut adalah SMK Negeri 6 Surakarta dan SMK Negeri 1 Banyudono. Setiap sekolah, dalam 1(satu) tahun melaksanakan prakerin di Bulog selama dua kali dua bulan. Hal tersebut dimanfaatkan pegawai Tata Usaha untuk sharing dan mencari informasi terbaru sebanyak-banyaknya tentang pengelolaan arsip yang baik.

Untuk sarana dan prasarana yang tidak cukup memadai, belum ada upaya yang dilakukan. Petugas berupaya untuk menggunakan sarana dan prasarana yang ada semaksimal mungkin, seperti dengan pemanfaatan almari sebagai tempat penyimpanan arsip. Namun, untuk hambatan berupa kurangnya tempat penyimpanan arsip dan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan arsip, saat ini telah diupayakan dengan dibangunnya sebuah gedung baru. Gedung tersebut direncanakan sebagai gudang arsip baru, yang lebih luas dari dua gudang sebelumnya. Dengan selesai dibangunnya gedung itu nanti, seluruh arsip-arsip yang menumpuk di dua gudang arsip sebelumnya akan dipindahkan dan ditata di gudang yang baru. Dengan penataan dan pemindahan tersebut, diharapkan arsip tidak akan lagi bertumpuk dan pembersihan, pemeliharaan serta perawatan arsip pun dapat dilaksanakan dengan maksimal.

Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, adapun upaya-upaya yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip adalah dengan menambah pengetahuan mereka melalui berbagai cara dan memperluas tempat penyimpanan arsip dengan membuat gedung baru yang berfungsi sebagai gudang arsip yang baru.