kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan- tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan
pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan
9
. Dari beberapa teori di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
suatu tanda bukti, dokumen atau kumpulan warkat, surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebagainya, yang disimpan secara sistematis karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Dengan demikian maka kearsipan dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan dokumenarsip, baik arsip dinas, maupun arsip pribadi yang disimpan secara statis sehingga jika
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dan kearsipan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan,
pencatatan, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
2. Jenis Arsip
Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang-undangan arsip dibagi menjadi 2 dua jenis, yaitu:
a. Arsip otentik
Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan foto copy atau film sebagai tanda keabsahan dari
9
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius,1991, Cet ke-1, hal. 17
isi surat bersangkutan. Arsip otentik dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik
Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotocopy, dan media
komputer seperti disket dan sebagainya.
10
Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis
Yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.
b. Arsip statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun
untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
11
Masih pendapat yang sama, Basir Barthos membagi arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Hanya saja, arsip dinamis diperinci lagi menjadi dua bagian, yaitu:
10
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005, Cet. 7, hal. 3-4
11
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005, Cet. 7, hal. 2
a Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
b Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
12
Berdasarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi
dalam penyelenggaraan administarsi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu
instansi akan disimpan selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak
diperlukan di instansi tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk
disimpan abadi sebagai arsip statis.
3. Peranan Arsip
