1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu kegiatan organisasi pemerintahan maupun pendidikan diperlukan adanya sistem kearsipan yang baik agar dapat membantu melancarkan
kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, baik untuk keperluan intern maupun ekstern. Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena tanpa
arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks.The Liang Gie mempertegas peranan kearsipan sebagai alat
pengingat tersebut dengan sebuah motto yang berbunyi “People Forget, Records
Remember ” orang bisa lupa, arsip selalu ingat.
1
Motto tersebut memberikan intisari mengenai betapa pentingnya peranan arsip dalam kehidupan masyarakat
sejak dulu sampai sekarang. Pada era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan
akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Arsipdokumen dalam bentuk kertas, foto maupun audio disimpan di
komputer dalam bentuk digital. Dengan demikian pemanfaatan arsip akan lebih
1
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, 2000, cet. 7, hal. 116
meningkat lagi. Apalagi dengan telah maraknya situsweb, masing-masing organisasi ataupun departemen memiliki alamat website, maka penyebaran atau
pemanfaatan arsipdokumen yang dimiliki oleh organisasi semakin terbuka.
2
Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya.untuk
itu dipandang perlu untuk segera meningkatkan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna
dengan cara memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip yang diterima dan dipergunakan kembali.
3
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971tent ang: “KEARSIPAN”,
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
4
Dari penjelasan tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu
daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun pendidikan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan
juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana
bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Idealnya, sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan
arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain
2
http:arsip.jogjakarta.go.idgallerydownloadSistem20Komputasi20Kearsipan
3
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 1989,
4
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 1989, hal. 3
dari keberhasilan suatu Sistem juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.
Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak, saat arsip
itu akan disimpandiperlukan kembali. Oleh karena itu, seorang yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang
baik sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena mempunyai peranan dalam mencapai tujuan yang diharapkan suatu organisasi. Tanpa arsiparis yang pintar,
teliti, tekun, dan bertanggung jawab maka kegiatan arsip tidak dapat berjalan lancar,karena fungsi dari Sistem kerasipan adalah untuk menjaga keseimbangan
arsip dalam segi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan, penyusutan,
pemindahan dan
pemusnahan. Kecendrungan-kecendrungan tersebut, apabila terus berlangsung maka dapat
memperburuk keadaan yang pada akhirnya menghambat tercapainya tujuan organisasi yang telah diterapkan, baik secara mikro maupun makro.
SMK Islamiyah
Ciputat merupakan
salah satu
lembaga yang
menyelenggarakan aktifitas pendidikan secara formal bertanggung jawab dalam
peningkatan pelayanan administrasi.Namun dalam sistem kearsipannya belum
mencapai maksimal, karena masih banyak kelemahan-kelemahan baik dalam hal kurangnya sarana prasarana sistem kearsipan dan kurangnya pengetahuan pegawai
tentang bagaimana melaksanaan sistem kearsipannya itu sendiri yang meliputi pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Oleh karenanya, Sistem kearsipan sebagai pendukung dalam peningkatan pelayanan tersebut
merupakan faktor yang tidak luput dari perhatian. Dalam pelaksanaannya, SMK Islamiyah mempekerjakan beberapa orang
pegawai tata usaha yang bertugas sebagai pengelola seluruh kegiatan administrasi perkantoran di SMK Islamiyah
’.Latar belakangpegawai tata usaha yang merangkap sebagai pegawai arsiparis yang bukan dari disiplin ilmu kearsipan,
tetapi hal ini tidak mempersulit pengelola administrasi karena disekolah ini sering diadakan pelatihan-pelatihan untuk mengembangkan kemampuan para pegawai
kearsipan ini. Dari uraian-uraian di atas, maka penulis menyusun skripsi dengan judul
“Pelaksanaan Sistem Kearsipan diSMK Islamiyah Ciputat Tangerang Selatan”.
B. Identifikasi Masalah